System Compliance (z angielskiego: „system zgodności") jest to system pozwalający zapobiegać powstawaniu szkodliwych naruszeń nie tylko w obszarze prawa, ale również w obszarze nieuczciwych praktyk lub nieetycznych zachowań – pracowników, jak i kontrahentów. Stworzenie i skuteczne wdrożenie systemu Compliance u przedsiębiorcy może skutecznie ograniczyć ryzyka związane z popełnianiem przestępstw i naruszaniem prawa lub etyki zawodowej. Jakich zatem ryzyk mogą uniknąć przedsiębiorcy stosujący reguły Compliance? Przede wszystkim chodzi o ryzyka związane z naruszeniami dotyczącymi nieprawidłowej działalności przedsiębiorstwa, a te obejmować mogą cały szereg nadużyć, począwszy od przestępstw gospodarczych, przestępstw finansowych, karnych lub karnoskarbowych, aż po nieuczciwe działania pracowników i kadry zarządzającej. Co więcej, system Compliance, czyli system przestrzegania odpowiednich reguł w firmie, pomaga zwalczać nieuczciwą konkurencję, dyskryminację, czy mobbing w środowisku pracy, jak również pomaga w walce korupcją i kradzieżą danych lub mienia.
Czytaj także: Compliance linią obrony firm przed ryzykiem naruszeń przepisów
W ramach systemu Compliance, coraz większy nacisk kładzie się także na stworzenie narzędzi pozwalających pracownikom firmy informować o naruszeniach w miejscu pracy. Chodzi o tzw. procedurę zgłaszania nieprawidłowości, czyli whistleblowing (sygnalista – z angielskiego whistleblower).
Opracowanie i wdrożenie procedury anonimowego zgłaszania naruszeń (whistleblowing) w strukturze organizacji, to jedno z głównych wyzwań, jakie stoi przed przedsiębiorcami. Procedura umożliwiająca anonimowe (lub imienne) zawiadamianie kierownictwa danego podmiotu o nieprawidłowościach występujących w jego strukturach, związanych z naruszeniem prawa oraz obowiązujących procedur i standardów to główne założenie whistleblowing. Idea procedury whistleblowing jest taka, aby każdy pracownik/kontrahent (tzw. sygnalista lub whistleblower") miał możliwość anonimowego przekazania np. zarządowi lub powołanemu do tego „compliance officer'owi" informacji o zauważonych nieprawidłowościach za pośrednictwem specjalnego niezależnego i autonomicznego kanału informacji, który pozwala na anonimowość nadawcy. Właściwy dobór osób odpowiedzialnych za przestrzeganie zasad panujących w firmie oraz przepisów prawa to podstawa systemu compliance. W systemie tym chodzi w szczególności o to, aby w przedsiębiorstwie znajdowała się osoba na stanowisku np. kierownika ds. zgodności lub Compliance Officer'a, która taki monitoring nieetycznych zachowań lub łamania przepisów będzie prowadzić. Może to być dodatkowe zadanie osoby na stanowisku doradcy prawnego lub pracownika z działu kadr. Jeszcze do niedawna termin „Compliance", czy „Compliance Officer", czyli kierownik ds. zgodności, wywoływał zdziwienie wśród przedstawicieli polskich firm. Dzisiejsze realia biznesu pokazują jednak, że powołanie w firmie odpowiednich struktur Compliance może skutecznie zapobiegać stratom finansowym lub utracie reputacji.
Podsumowując, w dobie intensywnie zmieniających się przepisów prawnych, jak również dużej rotacji pracowników, każde przedsiębiorstwo powinno monitorować swoją działalność oraz zadbać o wprowadzenie odpowiednich procedur Compliance. Warto podkreślić, że skuteczny system Compliance to także lepszy wizerunek firmy w oczach jej kontrahentów i konsumentów. W razie ewentualnych sporów sądowych, to również istotny atut przedsiębiorcy, potwierdzający, że firma dopełniła należytej staranności.
