Ugoda stron stanowi w istocie ich umowę określającą zasady zakończenia powstałego sporu. Jest ona oparta na idei kompromisu polegającego na częściowej rezygnacji przez każdą ze stron ze swoich roszczeń w celu skończenia trwającego sporu. Zatem jej istotną cechą są wzajemne ustępstwa stron dokonywane w celu osiągnięcia porozumienia. Ugoda pozwala na szybkie i zwykle tańsze zakończenie konfliktu.
Najpierw negocjacje
Zawarcie ugody pozasądowej poprzedzają zwykle negocjacje. Szef, dążąc do zawarcia ugody z pracownikiem, powinien przedstawić mu swoje propozycje na polubowne rozwiązanie sporu. Warto też przedstawić pracownikowi np. wyliczenia wartości odszkodowania oraz ewentualnie obowiązujące w tym zakresie przepisy. W ten sposób pracownik przekona się o zasadności żądań pracodawcy i będzie mógł ocenić, czy warto angażować się w dalszy spór.
Celowe jest również wyznaczenie pracownikowi określonego czasu, np. 3 dni, na przeanalizowanie sytuacji i ewentualne konsultacje z prawnikiem. Strony mogą także negocjować np. rozłożenie płatności na raty lub odroczenie terminu płatności. Pracownik może także wyrazić pisemną zgodę na potrącanie z jego wynagrodzenia kwot na pokrycie powstałej szkody.
Dla celów dowodowych ugodę najlepiej zawrzeć na piśmie. Uchroni to strony przed ewentualnymi sporami co do jej treści. Pracodawca powinien też zadbać, aby zapisy w ugodzie były jednoznaczne i zrozumiałe dla obu stron. Dobrze jest też wskazać np. precyzyjny termin wykonania zobowiązań określonych ugodą oraz ewentualne skutki jego niezachowania.
Przedmiot ustaleń
Przedmiotem ugody mogą być niemal wszystkie kwestie sporne między stronami. Może więc ona dotyczyć nie tylko zapłaty odszkodowania za szkodę wyrządzoną przez pracownika, ale też kwestii związanych z warunkami pracy lub płacy czy rozwiązaniem umowy o pracę. Nierzadko ugodą strony zmieniają sposób rozwiązania umowy o pracę – np. z dyscyplinarnego na rozwiązanie za porozumieniem stron. Dopuszczalność tego rodzaju ugód potwierdził Sąd Najwyższy w postanowieniu z 20 grudnia 2012 r. (I PK 190/12).