Firmowe regulaminy mogą zawierać postanowienia o zakazie korzystania ze skrzynki służbowej w celach prywatnych. Wprowadzenie takich zapisó w jest wręcz rekomendowane. Dlatego wiele firm decyduje się obecnie na ich wprowadzenie oraz monitorowanie sprzętu służbowego i e-maili.
Brak zakazu dostępu do prywatnego maila
Jeżeli z firmowych przepisów wewnętrznych nie wynika zakaz używania skrzynki służbowej do celów prywatnych, to dla pracodawcy może to oznaczać problem. Jeśli w skrzynce znajdują się prywatne maile pracownika, to pracodawca ryzykuje, że w trakcie monitoringu odczyta prywatną korespondencję. Takie działanie będzie stanowić ingerencję w prywatność pracownika, naruszenie tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych.
Zmiana organizacji pracy w firmie
Decydując się na wprowadzenie zakazu wysyłania prywatnych maili ze skrzynki służbowej, należy pamiętać o zachowaniu odpowiedniej procedury. Zmiany w sposobie używania służbowych skrzynek do celów prywatnych dotyczą zagadnień związanych z organizacją pracy w firmie.
Zgodnie z kodeksem pracy, organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników określa się w regulaminie pracy. Zmiany w organizacji pracy powinny być więc przeprowadzone poprzez odpowiednie dostosowanie treści regulaminu pracy lub dodanie nowych zapisów regulujących kwestie wysyłania prywatnych maili ze skrzynki służbowej.
Nowe zasady a związki zawodowe
Wprowadzenie zmian do regulaminu pracy powinno się odbyć według procedury przewidzianej dla wprowadzenia samego regulaminu. Oznacza to, że zmiany podlegają uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Wobec tego, pracodawca powinien poinformować związek o proponowanych zmianach. Następnie strony powinny wspólnie ustalić termin na uzgodnienie zmian do regulaminu. Co istotne, nie muszą osiągnąć konsensusu. Jeżeli nie dojdzie do uzgodnienia treści zmian w umówionym terminie, pracodawca może implementować je samodzielnie.
