Przepisy dotyczące świadczeń za podróże służbowe mówią, że pracownik ma rozliczyć koszty delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Jak to rozumieć? Czy w tym terminie zarówno pracownik ma przedstawić rozliczenie, jak i pracodawca ma wypłacić ewentualną nadwyżkę ponad udzieloną zaliczkę?
– pyta czytelnik.
Nie. Jest to termin, w jakim to podróżujący pracownik ma rozliczyć koszty swojego wyjazdu. Pracodawca powinien jednak wypłacić te świadczenia w możliwie najszybszym czasie.
Dwa tygodnie na rachunki
Po zakończeniu delegacji – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – podwładny ma 14 dni na rozliczenie kosztów tej podróży. Tak mówi § 5 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Do takiego rozliczenia musi załączyć dokumenty na potwierdzenie wysokości poniesionych wydatków – głównie rachunki, faktury lub bilety, ale też oświadczenia, zawierające informacje niezbędne do prawidłowego naliczenia świadczeń. Powinien np. wskazać, czy miał zapewnione wyżywienie w cenie noclegu, a jeżeli tak – to jakie to były rodzaje posiłków, o której godzinie przekroczył granicę przy wyjeździe zagranicznym itd.
Jeśli pracownik nie dotrzyma tego terminu, mimo braku szczególnych okoliczności na usprawiedliwienie (jak np. choroba) narusza swoje obowiązki i szef może na niego nałożyć karę porządkową.