W jakim terminie należy rozliczyć delegację służbową

Przepisy tylko pracownikowi wyznaczają termin na złożenie kwitów z wyjazdu służbowego. Nie oznacza to jednak, że szef może wypłacić należności w dowolnym czasie.

Publikacja: 24.12.2014 02:00

W jakim terminie należy rozliczyć delegację służbową

Foto: www.sxc.hu

Przepisy dotyczące świadczeń za podróże służbowe mówią, że pracownik ma rozliczyć koszty delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Jak to rozumieć? Czy w tym terminie zarówno pracownik ma przedstawić rozliczenie, jak i pracodawca ma wypłacić ewentualną nadwyżkę ponad udzieloną zaliczkę?

– pyta czytelnik.

Nie. Jest to termin, w jakim to podróżujący pracownik ma rozliczyć koszty swojego wyjazdu. Pracodawca powinien jednak wypłacić te świadczenia w możliwie najszybszym czasie.

Dwa tygodnie na rachunki

Po zakończeniu delegacji – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – podwładny ma 14 dni na rozliczenie kosztów tej podróży. Tak mówi § 5 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Do takiego rozliczenia musi załączyć dokumenty na potwierdzenie wysokości poniesionych wydatków – głównie rachunki, faktury lub bilety, ale też oświadczenia, zawierające informacje niezbędne do prawidłowego naliczenia świadczeń. Powinien np. wskazać, czy miał zapewnione wyżywienie w cenie noclegu, a jeżeli tak – to jakie to były rodzaje posiłków, o której godzinie przekroczył granicę przy wyjeździe zagranicznym itd.

Jeśli pracownik nie dotrzyma tego terminu, mimo braku szczególnych okoliczności na usprawiedliwienie (jak np. choroba) narusza swoje obowiązki i szef może na niego nałożyć karę porządkową.

Za mało danych

Rozporządzenie nie wskazuje terminu, w jakim pracodawca ma obowiązek wypłacić należności za delegację, gdy nie została wypłacona zaliczka na jej poczet albo gdy ją wypłacił, ale wydatki ją przekroczyły.

Zgodnie z art. 455 kodeksu cywilnego – stosowanym na podstawie art. 300 kodeksu pracy – jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Złożenie przez pracownika pełnej informacji o kosztach wyjazdu i okolicznościach wpływających na prawo do świadczeń delegacyjnych należy uznać za równoznaczne z wezwaniem pracodawcy do zapłaty. Jeśli firmowe przepisy nie przewidują innego terminu na rozliczenie, zakład powinien wypłacić należności delegacyjne w najbliższym możliwym czasie.

Wiedza przed wyjazdem

Pracodawca, zlecając wyjazd służbowy zatrudnionej osobie, liczy się bowiem już w tym momencie – czyli na etapie wydawania polecenia wyjazdu – z koniecznością poniesienia jego kosztów. W większości przypadków jest też w stanie w dużym przybliżeniu oszacować koszty z tym związane. W związku z tym powinien też zadbać o przygotowanie środków niezbędnych do wypłaty należności za wyjazd jak najszybciej, najlepiej bezpośrednio, po otrzymaniu rozliczenia. Określenie „niezwłocznie" należy tu rozumieć bardzo ściśle.

Przepisy dotyczące świadczeń za podróże służbowe mówią, że pracownik ma rozliczyć koszty delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Jak to rozumieć? Czy w tym terminie zarówno pracownik ma przedstawić rozliczenie, jak i pracodawca ma wypłacić ewentualną nadwyżkę ponad udzieloną zaliczkę?

– pyta czytelnik.

Pozostało 89% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Rośnie lawina skarg kasacyjnych do Naczelnego Sądu Administracyjnego