- Prowadzę firmę jednoosobową we własnym mieszkaniu. Wykonuję usługi biurowe. Zdarzenia gospodarcze ewidencjonuję w prowadzonej metodą kasową podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W tym samym mieszkaniu również mieszkam z rodziną. Płacę za prąd w zakładzie energetycznym, umowa jest zawarta na mojego męża. Do tej pory nie ujmowałam prądu w kosztach firmy, chociaż pracuję w domu. Chcę teraz zmienić umowę z zakładem energetycznym, tzn. zawrzeć ją na moją firmę. Czy mogę kwotę z tej faktury za prąd zaliczyć w koszty firmy w całości, czy może w jakiejś proporcji tak jak czynsz płacony za mieszkanie, który rozliczam w proporcji, zgodnie z deklaracją złożoną przeze mnie w urzędzie gminy (zadeklarowałam jaką część mieszkania wykorzystuję na działalność)? – pyta czytelniczka.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Organy podatkowe przyjmują, że przedsiębiorcy (osoby fizyczne) prowadzący działalność gospodarczą w mieszkaniu (domu), którzy chcą zaliczyć wydatki związane z eksploatacją takiej nieruchomości jako koszt podatkowy prowadzonej firmy, muszą pamiętać o wykazaniu związku tych wydatków z prowadzoną działalnością. Nie mogą to być wydatki o charakterze osobistym. Organy podatkowe, podkreślają, że wydatki związane z utrzymaniem mieszkania (domu) mogą być kosztem uzyskania przychodów takiego przedsiębiorcy tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy pomieszczenie na prowadzenie działalności gospodarczej (np. gabinet lekarski, biuro, itd.) nie służy potrzebom osobistym podatnika. Jeśli natomiast pomieszczenie służące działalności gospodarczej jest wykorzystywane także albo wręcz głównie na potrzeby osobiste, to wydatków tych przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych. Z tego względu powinno zostać wyodrębnione pomieszczenie, np. pokój w mieszkaniu, parter w domu dwukondygnacyjnym, służące tylko i wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej (zob. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 25 czerwca 2012 r., IBPBI/1/ 415-379/12/ZK).
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że czytelniczka prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Zatem wydatek jest poniesiony w dacie wystawienia faktury przez zakład energetyczny, dokumentującej sprzedaż energii elektrycznej do tego mieszkania. Nie ma znaczenia, czy okres rozliczeniowy faktury to miesiąc, czy więcej np. dwa miesiące.
Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (zob. art. 22 ust. 4 in principio ustawy o PIT). Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT). Dla dalszej analizy zakładam, że spełnione są warunki do zaliczenia części wydatków na opłaty związane z mieszkaniem, w tym opłatę za energię elektryczną, do kosztów podatkowych.
Procentowy udział powierzchni lokalu
Ustawa o PIT nie określa sposobu rozdzielania kosztów na związane z działalnością i osobiste w przypadku prowadzenia firmy w mieszkaniu (domu), w którym przedsiębiorca także mieszka. Z tego względu może być to źródłem wielu kontrowersji i wątpliwości. Najczęściej stosowaną metodą akceptowaną przez organy podatkowe jest współczynnik obliczany na podstawie udziału powierzchni mieszkania (domu) wykorzystywanej na potrzeby działalności gospodarczej w ogólnej powierzchni mieszkania – tak jak podatniczka uczyniła w przypadku czynszu. Kosztem uzyskania przychodów z tytułu opłat za energię będzie zatem kwota odpowiadająca procentowemu udziałowi powierzchni mieszkania zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej w ogólnej powierzchni mieszkania. Załóżmy, że czytelniczka ma mieszkanie o powierzchni 72,5 m kw., a na prowadzenie działalności gospodarczej zajęła pokój o powierzchni 8,7 m kw., tj. 12 proc. ogólnej powierzchni mieszkania. Oznaczałoby to, że jeżeli wydatek za energię wynosi np. 200 zł, to kosztem będzie kwota 24 zł (dla uproszczenia nie uwzględniam tutaj aspektu VAT jako kosztu).