Dla kogo obowiązkowy podpis elektroniczny od 1 stycznia 2015

Firmy, które w roku, za który trzeba złożyć deklaracje, zatrudniały powyżej pięciu osób, będą musiały wysłać formularze do urzędu skarbowego wyłącznie przez internet. A otrzymanie niezbędnego w tym celu certyfikatu oraz ustanowienie pełnomocnictwa do podpisywania e-deklaracji nie odbywa się od ręki.

Publikacja: 21.12.2014 16:30

Dla kogo obowiązkowy podpis elektroniczny od 1 stycznia 2015

Foto: Fotorzepa, Monika Zielska Monika Zielska

Od 1 stycznia 2015 r. zacznie obowiązywać znowelizowana ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw. Dla wielu przedsiębiorców będzie to oznaczać obowiązek składania deklaracji podatkowych PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, PIT-40, IFT-2/IFT-2R, CIT-8, CIT-8A, CIT-8B wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej, do czego niezbędne będzie wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem.

Obowiązek składania wymienionych wyżej deklaracji podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie będzie dotyczył jedynie tych płatników PIT oraz podmiotów niepełniących funkcji płatnika tego podatku, którzy w roku podatkowym, za który należy złożyć deklarację, zatrudniali nie więcej niż pięć osób.

Przedsiębiorcy nierozliczający się do tej pory z organami skarbowymi drogą elektroniczną, aby w przyszłym roku złożyć, przykładowo, deklarację CIT-8 za dochody osiągnięte w roku 2014, będą musieli podjąć stosowne działania, bez których spełnienie ustawowego wymogu nie będzie możliwe.

KROK 1. Nabycie urządzenia

Pierwszą czynnością jest nabycie zestawu do składania wspomnianego bezpiecznego podpisu elektronicznego. W skład takiego zestawu wchodzą:

- odpowiednie urządzenie (karta kryptograficzna wraz z czytnikiem i oprogramowaniem) oraz

- certyfikat kwalifikowany.

Rejestr podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne (obecnie jest to pięć podmiotów: CERTUM – Powszechne Centrum Certyfikacji, Krajowa Izba Rozliczeniowa SA, Sigillum – Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej, CenCert – Centrum Certyfikacji Kluczy, Centrum Certyfikacji EuroCert) opublikowany jest na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji (www.NCCert.pl). Procedurę nabycia zestawu do bezpiecznego e-podpisu rozpoczyna zakup samego urządzenia do składania podpisu. Urządzenie można zamówić za pośrednictwem strony internetowej jednego z pięciu dostawców usług certyfikacyjnych.

KROK 2. Pozyskanie certyfikatu

Natomiast pozyskanie certyfikatu kwalifikowanego jest operacją bardziej złożoną i czasochłonną, głównie z powodu braku możliwości przeprowadzenia jej w pełni zdalnie. Po wypełnieniu formularza na stronie internetowej dostawcy nabywca certyfikatu otrzymuje na podany adres e-mail wymagane dokumenty (m.in. umowę subskrybencką), które należy wydrukować i dostarczyć dostawcy certyfikatu. Możliwość otrzymania certyfikatu wiąże się jednak z koniecznością potwierdzenia tożsamości zamawiającego. Można to uczynić osobiście w punktach rejestracji oraz w punktach partnerskich danego dostawcy (adresy placówek dostępne są na stronach internetowych dostawców) wraz z dostarczeniem niezbędnych dokumentów.

Istnieje także możliwość wysłania wymaganych dokumentów na adres wskazany przez dostawcę certyfikatu kwalifikowanego, jednak wiąże się to z koniecznością wcześniejszego potwierdzenia tożsamości zamawiającego przez notariusza.

KROK 3. Instalacja

Po spełnieniu wymogów formalnych i pomyślnej weryfikacji dokumentów dostarczonych przez zamawiającego (czynność ta może trwać do kilku dni roboczych) dostawca przesyła certyfikat na podany adres e-mailowy nabywcy. Po jego otrzymaniu należy zainstalować go na karcie kryptograficznej znajdującej się w czytniku podłączonym do komputera, zgodnie z dołączoną przez dostawcę instrukcją.

Uwaga! Warto pamiętać, że okres ważności certyfikatu wynosi – w zależności od wariantu wybranego podczas zakupu – od roku do dwóch lat.

W koszty jednorazowo lub przez odpisy

Jednorazowy koszt zakupu zestawu do podpisu elektronicznego to wydatek ok. 300 złotych i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej może zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodów.

Ze względu na to, że cena zestawu do podpisu elektronicznego nie przekracza kwoty 3500 zł, ewidencja księgowa tego zakupu będzie polegała na ujęciu go w kosztach operacyjnych jednostki.

Alternatywnie, jednostka może podjąć decyzję o ujęciu tego zestawu jako środka trwałego i dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych (mimo że cena jednostkowa nie przekracza kwoty 3500 zł).

KROK 4. Pełnomocnictwo

Aby osoba posiadająca podpis elektroniczny kwalifikowany mogła wykorzystywać go do składania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną, konieczne jest ustanowienie pełnomocnictwa uprawniającego tę osobę do reprezentowania spółki przed urzędem skarbowym. W tym celu do urzędu skarbowego właściwego dla spółki w sprawach ewidencji podatników i płatników należy złożyć prawidłowo wypełniony formularz UPL-1 ustanawiający pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Złożenie formularza nie wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej.

Formularz UPL-1 należy dostarczyć do urzędu skarbowego przynajmniej na jeden dzień przed planowaną wysyłką deklaracji w formie elektronicznej. Zazwyczaj jednak weryfikacja formalna formularza oraz wprowadzenie danych do systemu e-Deklaracje trwa trzy–cztery dni robocze.

Uwaga! Urząd skarbowy nie informuje składającego formularz o zakończeniu procedury nadawania pełnomocnictwa. Potwierdzenie można uzyskać jedynie telefonicznie bądź udając się do urzędu osobiście.

KROK 5. Sprawdzenie parametrów technicznych

Posiadacz kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz pełnomocnictwa do składania deklaracji drogą elektroniczną, w celu skutecznego wysyłania deklaracji z wykorzystaniem systemu e-Deklaracje, musi jeszcze posiadać sprzęt spełniający określone wymagania techniczne. Mianowicie musi pobrać i zainstalować na komputerze, z którego będzie wysyłał deklaracje, odpowiednie aplikacje:

- Adobe Reader w wersji co najmniej 9.0.0 (starsze wersje nie obsługują interaktywnych formularzy) oraz

- wtyczkę e-Deklaracje (plug-in), która umożliwia otwieranie, podpisywanie oraz wysyłanie interaktywnych formularzy.

KROK 6. Pobranie właściwego formularza

Ostatnim krokiem poprzedzającym wypełnienie i wysłanie deklaracji drogą elektroniczną jest pobranie konkretnego formularza (w formie interaktywnego pliku pdf) lub samodzielne utworzenie pliku w formacie XML, zgodnego ze schematem i specyfikacją techniczną Uniwersalnej Bramki Dokumentów znajdującej się na stronach Ministerstwa Finansów, który będzie wysyłany na bramkę systemu e-Deklaracje.

—Marcin Sidelnik, dyrektor w dziale prawnopodatkowym PwC

—Michał Mączka, starszy konsultant w dziale prawnopodatkowym PwC

PIT

Od 1 stycznia 2015 r. zacznie obowiązywać znowelizowana ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw. Dla wielu przedsiębiorców będzie to oznaczać obowiązek składania deklaracji podatkowych PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, PIT-40, IFT-2/IFT-2R, CIT-8, CIT-8A, CIT-8B wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej, do czego niezbędne będzie wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem.

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Sądy i trybunały
Sędzia zwrócił się do władz Białorusi o azyl. To "bohater" afery hejterskiej w MS
Sądy i trybunały
"To jest dla mnie szokujące". Szefowa KRS o sprawie sędziego Szmydta
Dane osobowe
Wyciek danych klientów znanej platformy. Jest doniesienie do prokuratury
Prawo dla Ciebie
"Nowy rozdział dla Polski". Komisja Europejska zamyka procedurę artykułu 7
Sądy i trybunały
Zwrot w sprawie zmian w KRS? Nieoficjalnie: Bodnar negocjuje z Dudą