fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

ZUS

Roczna informacja o składkach ZUS może być doręczona elektronicznie

123RF
Do końca lutego płatnicy muszą przekazać osobom zatrudnianym w 2015 r. dokument podsumowujący dane z przekazanych za nich do ZUS raportów ubezpieczeniowych. Nie ma obowiązującego formularza. Można się posłużyć wydrukiem ze strony ZUS, programem Płatnik albo firmowym oprogramowaniem kadrowo-płacowym.

Płatnicy składek na mocy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 121 ze zm.) muszą wypełniać obowiązki informacyjne wobec zatrudnionych osób w zakresie odprowadzonych do ZUS składek. Jednym z nich jest konieczność wręczenia pracownikom, zleceniobiorcom i innym ubezpieczonym, za których firma miała obowiązek składać raporty ubezpieczeniowe, zestawienia danych z tych raportów złożonych za dany rok do 28 lutego następnego roku.

Analiza i reklamacja

Choć ustawa zobowiązuje do tego płatnika, trudno szukać sankcji karnych za niewypełnienie tego obowiązku. Niemniej należy wypełnić ten ustawowy obowiązek i przekazać informacje składkowe. Umożliwiają one bowiem ubezpieczonym weryfikację danych, jakie wykazał za nich płatnik w raportach złożonych w ZUS. W razie niezgodności taka osoba powinna złożyć płatnikowi – na piśmie lub do protokołu – wniosek o sprostowanie informacji zawartych w raportach. Ubezpieczony ma na to trzy miesiące od otrzymania informacji. Po tym terminie uznaje się, że dane w zestawieniu są prawidłowe.

Jeżeli ubezpieczony zgłosi nieprawidłowości, płatnik powinien rozpatrzyć jego wniosek i – jeśli uzna go za zasadny – skorygować raporty. Jeśli nie zrobi tego w ciągu miesiąca, sprawę przejmuje ZUS. Przeprowadza postępowania wyjaśniające i wydaje w tej sprawie decyzję, od której płatnik może się odwołać.

Część w funduszu

Weryfikując dane w informacji od płatnika, ubezpieczony powinien je porównać z tymi zaewidencjonowanymi w bazie ZUS. To szczególnie ważne w przypadku osób, które posiadają rachunek w otwartym funduszu emerytalnym. W chwili obecnej nie ma obowiązku wybierania takiego funduszu, jednak każdy pracownik, który zapisał się do ofe, powinien sprawdzić, czy trafia tam część jego miesięcznej składki i w jakiej wysokości, a także przeanalizować wysokość składek zgromadzonych na subkoncie w ZUS.

Forma dowolna

Płatnicy, którzy mają oprogramowanie kadrowo-płacowe dedykowane ich działalności, mogą przekazać roczne informacje w formie elektronicznej. To najtańsza forma doręczenia, która zmniejsza czasochłonność oraz koszty związane z wydrukiem dokumentów. Warunkiem doręczenia informacji w formie elektronicznej jest uwierzytelnienie jej elektronicznym podpisem oraz zgoda ubezpieczonego na ten rodzaj komunikacji. Wraz ze zgodą na otrzymywanie dokumentacji elektronicznej ubezpieczony powinien zadeklarować, jaki kanał informacji wybiera do kontaktu elektronicznego – czy ma to być wysyłka na adres e-mail, czy wydruk z poziomu użytkownika w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Oczywiście elektroniczny dokument musi czynić zadość przepisom i spełniać wszystkie wymogi, jakie są określone dla tego dokumentu >patrz ramka.

Płatnicy, którzy nie mają możliwości dostarczenia rocznych RMUA w postaci elektronicznej, mogą sporządzić te informacje bezpośrednio z programu Płatnik wersja 10.01.001. Taki wydruk ma jednak kilka stron tekstu, co zwiększa koszty operacji.

Pracodawca nie musi korzystać z programu Płatnik. Jeżeli program płacowo-kadrowy ma możliwość wygenerowania takiej informacji, to można przekazać dane z systemu, gdzie informacje będą bardziej skompresowane i zmieszczą się na jednej lub dwóch stronach dokumentu. Oczywiście trzeba w niej zamieścić wszystkie wymienione dane.

Raz na rok

Do końca 2011 r. płatnicy mieli obowiązek dostarczać pracownikom druki RMUA co miesiąc. Obecnie informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych płatnik ma obowiązek wydawać ubezpieczonemu na jego żądanie – nie częściej niż raz na miesiąc – za miesiąc poprzedni. Natomiast do 28 lutego ma obowiązek wydawać ubezpieczonym informacje zbiorcze za ubiegły rok, w podziale na miesiące. W tym roku ten termin przesunął się na 29 lutego, ponieważ 28 lutego przypada niedziela.

Z uwagi na wcześniejszy obowiązek wydawania informacji miesięcznych wiele firm tak zmodyfikowało odcinki płacowe, zwane w branży „paskami", aby zawierały wszelkie informacje z raportów. Jeśli je nadal wydaje, to nie musi generować informacji rocznej pod warunkiem, że ubezpieczeni otrzymali takie odcinki za wszystkie miesiące 2015 r. Jeśli płatnik nie wydał takiego zestawienia choćby za jeden miesiąc 2015 r., w którym zgłaszał daną osobę do ubezpieczeń, ma obowiązek przygotować dla niej roczne zestawienie.

Dane w zestawieniu rocznym

Sporządzając informację dla ubezpieczonego, należy pamiętać, aby:

1) wykazać w niej dane, które zawarto w raportach, w podziale na poszczególne miesiące,

2) informacja zawierała takie dane, jak:

- podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne,

- kwota składek na te ubezpieczenia w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania,

- wysokość wypłaconych zasiłków, wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie kodeksu pracy oraz zasiłków finansowanych z budżetu państwa,

- kod ubezpieczenia,

- wymiar czasu pracy,

- kod oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia,

3) informacja zawierała datę jej sporządzenia i podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej; powinna się w niej znaleźć klauzula w postaci oświadczenia płatnika składek, iż dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA