Dowód wewnętrzny
Gdy nie ma podstaw prawnych do wystawienia faktury albo faktury VAT RR, zakup owoców i warzyw może być dokumentowany przez nabywcę dowodem wewnętrznym. Dowód jest wystawiany w sytuacji, gdy dostawcą jest osoba niebędąca rolnikiem, np. właściciel niewielkiej działki (poniżej 1 ha) lub ogródka przydomowego. Dokumentem potwierdzającym transakcję może być w takim przypadku umowa kupna, jednak zazwyczaj sprzedawca nie chce takiego dokumentu sporządzać. Wtedy to nabywca może udokumentować transakcję dokumentem, który wystawia sam. Możliwość taka jest przewidziana w § 14 ust. 1 w związku z ust. 2 pkt 1 rozporządzenia.
Dowód wewnętrzny powinien zawierać nazwę towaru, cenę jednostkową i wartość. Musi być zaopatrzony w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Sporządza się go w jednym egzemplarzu. Dokument jest podstawą do ujęcia wydatku w podatkowej księdze. Określa on wysokość poniesionego kosztu uzyskania przychodu.
Dowód wewnętrzny może być sporządzony na okoliczność zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt. Dowodem można także dokumentować zakup od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0). W interpretacji wydanej przez Izbę Skarbową w Katowicach z 13 lipca 2009 r. (IBPBI/1/415-307/09/BK) czytamy: „pod pojęciem ludności należy rozumieć osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego podatnik dokonując zakupu od tych osób, dokumentuje go dowodem wewnętrznym.".
Przykład
Pan Adam prowadzi punkt skupu runa leśnego. W sezonie jesiennym przyjmuje do skupu grzyby rosnące w warunkach naturalnych. 30 sierpnia nabył od grzybiarza 5 kg podgrzybków w cenie 7 zł za kg. Zakup dokumentuje dowód wewnętrzny na kwotę 35 zł.
Dokument ten jest podstawą do zaksięgowania wydatku w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów o rozchodów. Dowód nie podlega ewidencjonowaniu w rejestrach VAT zakupu.
Zdarza się, że producent odmawia podania swoich danych, uniemożliwiając nabywcy wystawienie faktury. Także w takiej sytuacji organy podatkowe dopuszczają możliwość wystawienia dowodu wew- nętrznego zakupu. Na możliwość taką wskazała Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 10 marca 2010 r. (ITPB1/415-983/09/HD) oraz Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 8 września 2008 r. (IBPB1/415-534/08/BK). W pismach uznano, że co do zasady, dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest faktura. Jeżeli jednak osoba fizyczna w ramach prowadzonej działalności gospodarczej kupuje od rolników produkty roślinne (warzywa i owoce), a zakup nie może być udokumentowany poprzez wystawienie faktur VAT RR (gdyż rolnicy odmawiają podania danych osobowych i nie mają rachunku bankowego), to podstawą wpisu mogą być inne dokumenty, tj. dowody wewnętrzne. Pomimo korzystnych interpretacji podatkowych, ewidencjonowanie zakupu w takich okolicznościach na podstawie dowodu wewnętrznego jest ryzykowne.
Każda transakcja osobno
Każda pojedyncza transakcja zakupu produktów roślinnych bądź runa leśnego wymaga udokumentowania odrębnym dowodem wewnętrznym. Zwróciła na to uwagę Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 7 maja 2008 r. (ITPB1/415-97/08/HD). Zgodnie z przepisami nie istnieje możliwość sporządzania w danym dniu jednego dowodu wewnętrznego dokumentującego zawarte transakcje z kilkoma rolnikami, w celu zaewidencjonowania ich w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Kiedy wydatek jest kosztem
Wydatek może być ujęty w kosztach podatkowych pod warunkiem, że:
- jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Między kosztem a przychodem (źródłem przychodów) musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy polegający na tym, że poniesiony wydatek ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Cel ten jest spełniony np. gdy określony towar jest nabywany w celu jego odsprzedaży;
- nie został wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów;
- jest należycie udokumentowany. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję rachunkową w formie podatkowej księgi, muszą dokumentować transakcje z zastosowaniem przepisów wynikających z rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. -
VAT jest kosztem tylko wyjątkowo
Podatek od towarów i usług – stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT – nie jest kosztem podatkowym. Kosztem uzyskania przychodów jest jedynie podatek naliczony w tej części, w której zgodnie z przepisami o ustawy o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
Przepis ten nie ma jednak zastosowania gdy podatnik traci przysługujące mu prawo do odliczenia VAT na skutek niespełnienia określonych warunków. W takim przypadku nieodliczony podatek nie może być zaksięgowany w podatkowej księdze. -
Nabywca pobiera wpłatę na fundusz promocji
Przedsiębiorcy będący podatnikami VAT, którzy skupują owoce lub warzywa od rolników ryczałtowych, są zobowiązani do naliczenia i pobrania od dostawcy wpłaty na fundusze promocji, np. Fundusz Promocji Owoców i Warzyw, w wysokości 0,1 proc. wartości netto. Należy to zrobić nie później niż w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury. Z uwagi na to, że naliczenie i pobranie wpłat powinno być potwierdzone w formie pisemnego oświadczenia, najczęściej oświadczenie to znajduje się na fakturze VAT RR. Opłata jest zazwyczaj potrącana z należności za zakupione owoce i warzywa.