Kto i na jakiej podstawie może działać w imieniu wójta

W art. 39 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (dalej u.s.g.) przewidziano, że decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje wójt (burmistrz, prezydenta miasta), o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Oznacza to, że w sytuacji, gdy przepisy przyznają gminie uprawnienie do wydawania decyzji, są one wydawane przez wójta.

Sprawy z zakresu pomocy społecznej

Szczególną regulację w tym zakresie zawarto w art. 110 ust. 7 ustawy o pomocy społecznej (dalej u.p.s.), zgodnie z którym wójt udziela kierownikowi ośrodka pomocy społecznej upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy. Upoważnienie to może być także udzielone innej osobie na wniosek kierownika ośrodka pomocy społecznej (art. 110 ust. 8 u.p.s.).

Na tle tej regulacji, zarysował się w orzecznictwie spór co do tego, czy wójt jest nadal organem właściwym w sprawach z zakresu pomocy społecznej. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 27 października 2015 r. (sygn. I OSK 1420/15, LEX nr 2002573) przyjęto, że okoliczność, że omawiane upoważnienie ma obligatoryjny charakter, nie może skutkować utratą kompetencji przez właściwy organ, w związku z czym przeniesienie kompetencji orzeczniczych na kierownika ośrodka nie powoduje zmiany właściwości organu, a wydana w takiej sprawie decyzja jest w dalszym ciągu decyzją wójta.

Decyzje z upoważnienia wójta, oprócz kierownika ośrodka pomocy społecznej, mogą wydawać również inne osoby. Ustawodawca nie określa o kogo chodzi i w praktyce są to zwykle pracownicy ośrodka pomocy społecznej. Warunkiem udzielenia upoważnienia wskazanym w art. 110 w ust. 8 u.p.s. jest jednak wniosek kierownika ośrodka pomocy społecznej (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 8 grudnia 2010 r., IV SA/Wr 491/10, LEX nr 759170).

Przykład:

Wójt chce upoważnić kierownika ośrodka pomocy społecznej do załatwiania spraw dotyczących świadczeń rodzinnych, świadczeń wychowawczych z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (tzw. 500+), dodatków mieszkaniowych i alimentów. Nie są to sprawy z zakresu pomocy społecznej i do prowadzenia postępowania oraz wydawania decyzji w tych sprawach potrzebne są odrębne upoważnienia. Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych organ właściwy (wójt) może upoważnić, w formie pisemnej, swojego zastępcę, pracownika urzędu albo kierownika ośrodka pomocy społecznej lub innej jednostki organizacyjnej gminy, a także inną osobę na wniosek kierownika ośrodka pomocy społecznej lub innej jednostki organizacyjnej gminy do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, a także do wydawania decyzji w tych sprawach.

Analogiczne rozwiązania przyjęto w art. 10 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci oraz w art. 8b i art. 12 ust. 2 ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. W myśl art. 7 ust. 1a ustawy o dodatkach mieszkaniowych wójt może upoważnić inną osobę do wydawania decyzji w sprawach dodatku mieszkaniowego. Wskazane wyżej upoważnienia nie są obligatoryjne (por. rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Dolnośląskiego z 6 kwietnia 2012 r., znak NK-N11.4131.286.2012.AS2, Dz.Urz. woj. dolno. z 2012r. poz. 1348).

Przykładowo zarządzeniem nr 0050.9.2016 wójta gminy Szaflary z 15 marca 2016 r. upoważniono kierownika gminnego ośrodka pomocy społecznej do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego oraz wydawania decyzji administracyjnych w tych sprawach (http://bip.malopolska.pl).

Ważna forma pełnomocnictwa

Zgodnie z art. 39 ust. 2 u.s.g. wójt może upoważnić swoich zastępców lub innych pracowników urzędu gminy do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, w imieniu wójta. Udzielenie upoważnienia, o którym mowa w art. 39 ust. 2 u.s.g., jest wyłącznym uprawnieniem wójta, a koniecznymi warunkami skutecznej realizacji tego uprawnienia są: zachowanie formy pisemnej, z podaniem daty, od której obowiązuje upoważnienie lub okresu na jaki jest udzielone, skierowanie go do konkretnej osoby i wskazanie w możliwie precyzyjny sposób zakresu przekazanych uprawnień (por. np. wyrok WSA w Warszawie z 31 lipca 2008 r., sygn. IV SA/Wa 762/08, LEX nr 566711).

W wyroku NSA z 10 maja 2007 r. (sygn. II FSK 622/06, LEX nr 248867) podkreślono, że nie sposób przyjąć, aby z faktu niewskazania w art. 39 ust. 2 u.s.g. na formę pisemną upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych można było wywodzić, że ta forma może być inna. Natomiast w wyroku NSA z 9 maja 2008 r. (sygn. II OSK 531/07, LEX nr 510870) stwierdzono, że upoważnienia udzielane przez wójta nie tracą mocy prawnej z chwilą kiedy konkretna osoba, która udzieliła tych upoważnień, przestanie piastować urząd wójta.

Upoważnienie, o którym mowa w art. 39 ust. 2 u.s.g., należy uznać za pełnomocnictwo administracyjne, umocowanie w zakresie kompetencji do władczego działania, które może być udzielone każdemu pracownikowi urzędu gminy. Mamy tu do czynienia z zastępstwem bezpośrednim, co oznacza, że organem kompetencyjnym pozostaje nadal wójt, a upoważnione przez niego osoby działają w jego imieniu (wyrok WSA w Gliwicach z 6 maja 2008 r., sygn. I SA/Gl 1006/07, LEX nr 513183).

Upoważnienie do załatwiania spraw

Regulację dotyczącą udzielenia upoważnienia zawarto także w art. 268a kodeksu postępowania administracyjnego. Przewidziano w nim, że organ administracji może upoważniać, w formie pisemnej, pracowników obsługujących ten organ do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń.

W wyroku NSA z 16 stycznia 2014 r. (sygn. II GSK 1618/12, LEX nr 1452704) zwrócono uwagę, że pracownik działający z upoważnienia organu powinien powołać się w decyzji na posiadane upoważnienie. Samego niepowołania się w decyzji na posiadane upoważnienie do wydawania decyzji nie należy jednak utożsamiać z podpisaniem decyzji przez osobę nieupoważnioną, a co za tym idzie nie pociąga to za sobą skutków w postaci nieważności decyzji, jeżeli takie upoważnienie istniało w dacie wydania danej decyzji.

Przykład:

W zarządzeniu nr 1/2016 wójta gminy Kamienna Góra z 4 stycznia 2016 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego i regulaminu pracy urzędowi gminy oraz upoważnienia pracowników urzędu gminy do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń oraz załatwiania spraw w imieniu wójta przyjęto m.in., że kierownik referatu rozwoju i infrastruktury jest upoważniony do wydawania decyzji, postanowień i zaświadczeń w zakresie: lokalizowania w pasie drogowym obiektów budowlanych lub urządzeń, zezwoleń na lokalizację zjazdu lub przebudowy zjazdu drogi gminnej oraz podziałów nieruchomości. Natomiast upoważnienie dla kierownika referatu komunalnego rolnictwa i ochrony środowiska dotyczy m.in.: gospodarowania odpadami komunalnymi przez właścicieli (posiadaczy) nieruchomości, usuwania drzew i krzewów oraz rozgraniczenia nieruchomości. Szczegółowy zakres udzielonych upoważnień ustalają imienne pisemne upoważnienia wydawane pracownikom zatrudnionym na tych stanowiskach.

Z orzecznictwa

Decyzje w indywidualnych sprawach podatkowych należą do wyłącznej kompetencji wójta, burmistrza (prezydenta miasta), będących organem podatkowym. Wydanie decyzji w imieniu tego organu przez zastępcę lub innych pracowników może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia wójta, burmistrza (prezydenta miasta) ustalającego zakres tego upoważnienia (art. 39 ust. 1 i ust. 2 u.s.g. w związku z art. 13 ust. 1 pkt 1 i art. 143 § 1 o.p.).

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 10 maja 2007 r. II FSK 621/06 LEX nr 376547

Choroba wójta nie może doprowadzić do "zawieszenia działalności urzędu". Takie bowiem sytuacje jak choroba czy inne zdarzenia losowe nie mogą powodować braku możliwości podejmowania przez gminę określonych czynności m.in. w postępowaniu administracyjnym. Działalność organu winna być tak zorganizowana, aby mógł on wypełniać swoje ustawowe czynności i obowiązki. Możliwość taką stwarza nie tylko przepis art. 39 ust. 2 ustawy z 1990 r. o samorządzie terytorialnym, ale w niniejszej sprawie również przepis art. 268a k.p.a., który przewiduje, że organ administracji państwowej, a takimi organami są m.in. organy samorządu terytorialnego, może upoważnić pracowników w kierowanej jednostce organizacyjnej do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 29 kwietnia 1998 r.

I SA 1666/97 LEX nr 45128

Ważne przepisy

- art. 9 ust. 1, art. 39 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 446 ze zm.),

- art. 110 ust. 7-8 ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 930 ze zm.),

- art. 3 pkt 11, art. 20 ust. 3-4 ustawy z 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1518 ze zm.),

- art. 2 pkt 11, art. 10 ust. 2-3 ustawy z 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz.U. z 2016 r. poz. 195 ze zm.),