Kodeks pracy bezwzględnie nie wymaga tworzenia takiego harmonogramu, ale jego art. 163 wskazuje, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z ich planem.
Z wyprzedzeniem
Przepisy powszechne nie określają też, do kiedy sporządza się taki wykaz ani jaki okres ma obejmować. Może to być cały rok, kwartał czy np. najbliższe trzy, cztery miesiące. Lepiej jednak, aby ten grafik powstał z wyprzedzeniem. Najczęściej zatrudnieni nabywają bowiem prawo do kolejnego urlopu 1 stycznia i już tego dnia mogą z niego skorzystać. Prawdopodobnie pierwsze wyjazdy zaczną się już w połowie stycznia – w czasie ferii szkolnych. Wówczas bez rozpisanych terminów wypoczynków załogi pracodawcom trudno będzie zapanować nad urlopowymi nieobecnościami. A to oni odpowiadają za prawidłową organizację pracy w firmie i nawet w czasie urlopów musi ona mieć ciągłość produkcji czy stale obsługiwać klientów i kontrahentów.
Na ogół termin sporządzenia planu urlopów określają przepisy wewnątrzzakładowe (zbiorowy układ pracy lub regulamin pracy), jeśli takie funkcjonują u pracodawcy. W nich też najczęściej ustanawia się procedurę jego ustalania, czyli składania wniosków urlopowych oraz sposób ogłoszenia przyjętego grafiku wakacji.
Od takiego spisu można jednak odstąpić. Przesunięcia dat wypoczynku zdarzają się, gdy np. pracodawca ma szczególne potrzeby, a nieobecność pracownika poważnie zakłóciłaby pracę zakładu (art. 164 § 2 k.p.). Także zatrudniony może prosić, motywując to ważnymi przyczynami (np. chorobą członka rodziny), o zmianę terminu urlopu (art. 164 § 1 k.p.). Szef nie musi jednak na to przystać. Bezwzględnie natomiast przesuwa początek wakacji, gdy podwładny choruje i przedstawia zwolnienie lekarskie.
Poza wykazem
Plan obejmuje wszystkie urlopy przewidywane na rok kalendarzowy. W 2017 r. chodzi o:
