Udostępnienie danych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, np. w CV czy kwestionariuszu osobowym. Pracodawca ma przy tym prawo żądać udokumentowania danych podanych przez kandydata, np. okazania świadectwa pracy.
Kiedy świadectwo
Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z 28 maja 1996 r. (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.; dalej rozporządzenie) pracodawca ma prawo domagać się od kandydata świadectw pracy z poprzednich miejsc. Dotyczy to jednak tylko tego roku kalendarzowego, w którym pracownik jest przyjmowany do pracy. Jeżeli ubiega się o nią na początku stycznia, a etat stracił 31 grudnia poprzedniego roku, zatrudniający nie może od niego żądać świadectwa z byłego zakładu. Przeczyłoby to rozporządzeniu, a dodatkowo pracodawca naruszałby przepisy o ochronie danych osobowych. Nie jest bowiem uprawniony do przetwarzania informacji zawartych w takim świadectwie. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby kandydat z własnej woli okazał dokumenty o zatrudnieniu także z poprzednich lat.
W świadectwie pracy zamieszczanych jest wiele informacji istotnych dla przyszłych stron, np. o komorniczym zajęciu wynagrodzenia za pracę czy sposobie rozstania z poprzednią firmą. Kandydatowi może zależeć na ukryciu tych informacji. Z drugiej strony w interesie pracownika jest udowodnienie przebiegu zatrudnienia. Choćby po to, aby mieć prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracownik nie wykaże odpowiedniego stażu pracy, firma nie ma podstaw udzielić mu 26 dni urlopu.
Analogiczny problem dotyczy żądania przedłożenia dyplomów ukończenia szkół, uniwersytetów. Rozporządzenie w ogóle nie wymienia takich dokumentów jako tych, których okazania może żądać pracodawca od kandydata, aby zweryfikować podane przez niego dane. Wspomina jedynie o dokumentach potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do oferowanej pracy oraz o świadectwie ukończenia gimnazjum u osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego. Podobnie zatem jak przy świadectwach pracy zatrudniający nie może żądać ani nawet oczekiwać od kandydata okazania dokumentów, które nie odnoszą się do jego kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania oferowanej pracy.
Zaświadczenie o niekaralności
Ustawa z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 1036 ze zm.; dalej: ustawa) wyraźnie wskazuje, kto i na jakiej podstawie może uzyskać informacje o osobie, której dane znajdują się w KRK. Po pierwsze ma prawo to zrobić każdy, kogo dane osobowe znajdują się w KRK. Dodatkowo art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy wskazuje na pracodawców w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Jeśli zatem konkretny przepis nie określa obowiązku przedłożenia zaświadczenia o niekaralności, pracodawca nie ma prawa ani sam wnioskować do KRK o takie pismo, ani żądać jego przedłożenia przez kandydata.
