Gościem Mateusz Rzemka w poniedziałkowym programie #RZECZoPRAWIE była Elżbieta Młynarska-Wełpa ze Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Rozmawiali o problemach z nowymi przepisami o dokumentacji pracowniczej, które pozwalają na cyfryzację akt pracowniczych i przewidują możliwość skrócenia okresu ich przechowywania z 50 do 10 lat.
Dlaczego pracodawcy, którzy oczekiwali takich zmian, teraz niezbyt powszechnie korzystają z tych możliwości?
- Ponieważ wymagają one dodatkowej pracy i inwestycji. Poza tym skrócenie okresu przechowywania akt dotyczy tylko osób zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Tylko pozornie jest to niedużo. W niektórych zakładach pracy są to jednak rzesze ludzi, za których trzeba teraz złożyć do ZUS raport ZUS RIA, a w nim dodatkowe informacje o zatrudnionych, których pracodawcy do tej pory nigdy nie podawali do ZUS. Trzeba je złożyć za wszystkich zatrudnionych, niezależnie od tego, czy umowa trwała dwa dni czy 10 lat. Co więcej, konieczność ta dotyczy nie tylko pracowników, ale także osoby zatrudnione na umowach zlecenia. Przedsiebiorcy mają teraz wiele innych wyzwań związanych z początkiem roku i możliwość skrócenia przechowywania akt, która jest dobrowolna, nie jest dla nich najważniejszą perspektywą. Zwłaszcza, że i tak wszystkie osoby zatrudnione do końca 1998 r. nadal muszą mieć dokumentację przechowywaną przez 50 lat - wyjaśniła Elżbieta Młynarska-Wełpa.
Także cyfryzacja akt jest możliwością, a nie obowiązkiem.
- Zakład pracy tak samo jak przy ZUS RIA, sam musi podjąć decyzję, czy może i chce skorzystać z możliwości stworzonych przez prawo. I część firm już dostosowuje swoje rozwiązania organizacyjno-techniczne, a część dopiero analizuje kosztochłonność, organizacyjną możliwość przestawienia się na obrót cyfrowy tymi dokumentami. To nie jest takie proste. Bo dokumentacja cyfrowa musi być odpowiednio podpisywana. Wymaga ona podpisu potwierdzajacego, że dokument jest w pełni zgodny z dotychczas istniejącą wersją papierową lub z wolą stron, które ten dokument podpisały lub wygenerowały. Sprawa jest stosunkowo prosta po stronie pracodawcy, ale pracownicy długo jeszcze nie będą dysponowali kosztownym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dlatego obecnie procedura musi być taka, że najpierw kadry będą musiały wygenerować elektronicznie dokument, który podpisze pracodawca e-podpisem, następnie podpisany dokument wydrukują i dadzą pracownikowi do podpisu na papierze. Potem taki dokument trzeba zeskanować i znów wpuścić w system cyfrowy - wyjaśniła ekspertka.
