Warunki oddelegowania w UE zależą od kraju docelowego

Według danych Komisji Europejskiej Polska należy do grupy państw członkowskich, z których delegowana jest największa liczba pracowników. W 2014 r. polscy pracodawcy delegowali do innych państw członkowskich ponad 428 tys. osób, co stanowiło 1/5 wszystkich osób delegowanych w Unii. Według tych danych nasi pracownicy najczęściej wysyłani są do Niemiec, Francji, Belgii oraz Holandii.

W związku z implementacją dyrektywy 2014/67/UE z 15 maja 2014 r. w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (dalej: Dyrektywa 2014/67), na polskich firmach zamierzających delegować pracowników za granicę ciąży wiele obowiązków. Dotyczą one zarówno kwestii administracyjnych, jak i konieczności zapewnienia warunków zatrudnienia nie mniej korzystnych niż te obowiązujące w państwie oddelegowania.

Dopełnienia tych obowiązków nie ułatwia fakt, że regulują je przepisy kraju oddelegowania i nierzadko są one różne w poszczególnych państwach członkowskich. Dlatego przed oddelegowaniem pracownika za granicę należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii, o których mowa poniżej.

Nie mniej korzystne

Przede wszystkim pracownikom oddelegowanym do innego państwa członkowskiego trzeba zagwarantować minimalne warunki zatrudnienia wynikające z przepisów obowiązujących w tym państwie. Dotyczy to też warunków zatrudnienia wynikających z porozumień zbiorowych lub orzeczeń arbitrażowych – jeżeli muszą ich przestrzegać wszystkie przedsiębiorstwa w danym obszarze geograficznym, zawodzie lub przemyśle.

Ustalenie, jakie warunki trzeba zapewnić delegowanym, utrudnia to, że zwykle są one uregulowane w więcej niż jednym akcie prawnym, a w niektórych krajach znacznie się różnią w zależności od regionu lub branży. Co prawda Dyrektywa 2014/67 nałożyła na państwa członkowskie obowiązek zamieszczania na oficjalnej stronie internetowej informacji o warunkach zatrudnienia oraz układach zbiorowych i zakresie ich zastosowania, niemniej w praktyce często są one niewystarczające.

Niektóre warunki zatrudnienia obowiązujące w innych krajach, w szczególności Europy Zachodniej, mogą się okazać bardziej atrakcyjne dla pracowników niż obowiązujące w Polsce. Te różnice widać już przy samym porównaniu płacy minimalnej, która za granicą może kilkukrotnie przewyższać naszą stawkę (od stycznia 2017 r. – 2 tys. zł). Na znacznie wyższe kwoty mogą liczyć np. pracownicy zatrudnieni w Holandii, gdzie minimalne wynagrodzenie od stycznia 2017 r. wynosi 1551,60 euro.

Ponadto wynagrodzenie minimalne nie zawsze jest określane odgórnie na poziomie ogólnokrajowym. Na przykład w Austrii jego wysokość jest ustalana w układzie zbiorowym mającym zastosowanie do danego sektora gospodarki i rodzaju pracy.

Poza płacą minimalną, pracodawca musi zapewnić delegowanym inne warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju delegowania, jeśli są one dla nich bardziej korzystne niż zapewnione przez regulacje polskie. Obejmują one m.in.:

- maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku,

- minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych,

- minimalne stawki wynagrodzenia za nadgodziny,

- bezpieczeństwo i higienę w miejscu pracy.

Jeśli warunki wynikające z polskich przepisów są bardziej korzystne niż gwarantowane za granicą, pracodawca nie może ich zmienić na niekorzyść delegowanego pracownika, lecz musi stosować nasze regulacje. Nie wystarczy zatem automatyczne zastosowanie warunków zatrudnienia wynikających z przepisów kraju oddelegowania, lecz konieczne jest ich każdorazowe porównanie z tymi obowiązującymi w Polsce.

Odmiennie w niektórych krajach UE

Zgodnie z Dyrektywą 2014/67 państwa członkowskie mogą wprowadzić wymogi administracyjne i środki kontrolne mające na celu nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących delegowania pracowników, obejmujące m.in. obowiązek:

- złożenia, najpóźniej w momencie rozpoczęcia świadczenia usług, oświadczenia zawierającego istotne informacje niezbędne w celu umożliwienia przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy,

- przechowywania w okresie delegowania kopii umowy o pracę, kart płac, rozliczeń czasu pracy wskazujących rozpoczęcie, zakończenie i długość dnia pracy oraz dowodów wypłaty wynagrodzeń,

- wskazania osoby do kontaktów z właściwymi organami państwa przyjmującego i otrzymywania w razie potrzeby dokumentów lub zawiadomień.

Państwom unijnym pozostawiono pewną swobodę w doborze odpowiednich wymogów administracyjnych i środków kontrolnych stosowanych w celu monitorowania przestrzegania przepisów dotyczących delegowania pracowników. Pomiędzy państwami, które wdrożyły już Dyrektywę 2014/67, istnieją więc pewne rozbieżności w tym zakresie.

Dla przykładu, część państw członkowskich żąda, aby pracodawca podał właściwym organom nie tylko podstawowe dane wskazane w Dyrektywie 2014/67 (m.in. przewidywaną liczbę delegowanych pracowników, dane umożliwiające ich identyfikację czy przewidywany czas trwania delegowania), ale też określone informacje o warunkach zatrudnienia delegowanych pracowników. Przykładowo, delegując pracowników do Austrii, trzeba wskazać w zgłoszeniu wysokość wynagrodzenia oraz wymiar i rozkład czasu pracy tych osób.

Należy też pamiętać, że niektóre obowiązki mogą być nałożone tylko na część pracodawców, z uwagi np. na specyfikę branży, w której prowadzą działalność. Można tu wskazać przykład Francji, w której pracownicy zatrudnieni w budownictwie powinni posiadać odpowiedni dokument identyfikacyjny, zawierający dane pracownika i pracodawcy.

Z kolei Wielka Brytania, co do zasady, nie wymaga od pracodawców spełnienia dodatkowych obowiązków administracyjnych związanych tylko i wyłącznie z delegowaniem pracowników oraz przekazywania informacji dotyczących tych osób. Niemniej takie obowiązki mogą wynikać z innych obowiązujących w tym kraju szczegółowych regulacji.

Zmiana umowy przed wyjazdem

Delegowanie pracownika za granicę powinno wiązać się z wcześniejszą odpowiednią zmianą przede wszystkim miejsca pracy na czas delegowania. Konieczne są więc albo modyfikacje w umowie o pracę albo podpisanie z pracownikiem odrębnego pisemnego porozumienia w tym zakresie.

Firma może też przyznać wysyłanej osobie dodatkowe świadczenia związane z czasowym pobytem poza krajem, np. dodatek za rozłąkę, pokrycie kosztów związanych z przeprowadzką czy kosztów podróży z i do kraju w trakcie delegowania w celu spotkania z rodziną, która została w Polsce.

Skierowanie do pracy poza UE

Reguły delegowania pracowników wynikające z Dyrektywy 2014/67 mają zastosowanie co do zasady w przypadku wysłania pracownika do pracy w Unii Europejskiej. W razie delegowania podwładnego do kraju spoza UE, podstawowe związane z tym obowiązki określa polski kodeks pracy.

Jeśli pracownik ma wykonywać pracę za granicą dłużej niż miesiąc, w umowie o pracę trzeba określić czas świadczenia pracy za granicą oraz walutę, w której przez ten okres będzie wypłacane wynagrodzenie. Ponadto należy przekazać pracownikowi dodatkowe informacje o świadczeniach, które przysługują z tytułu skierowania do pracy poza granicami kraju (w tym zwrot kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania) oraz warunkach jego powrotu do kraju. Pracodawca ma też obowiązek informować wysłanego o zmianie tych warunków.

Dodatkowe wymogi związane ze skierowaniem podwładnego do pracy za granicę mogą jednak wynikać z przepisów kraju oddelegowania. W szczególności może być wymagane uzyskanie odpowiedniej wizy albo zezwolenia na pracę, bądź dopełnienie innych obowiązków administracyjnych. Dlatego nawet w przypadku oddelegowania poza UE, warto uprzednio przeanalizować obowiązujące w kraju docelowym uwarunkowania prawne.

Natalia Wołkowycka, associate, prawnik, Deloitte Legal

Kara za niewypełnianie obowiązków

Staranne przygotowanie się do procesu delegowania pracowników jest o tyle istotne, że za niedopełnienie obowiązków mogą grozić surowe sankcje. Tytułem przypomnienia, w Polsce maksymalna grzywna, jaka grozi pracodawcy za naruszenie przepisów prawa pracy, wynosi 30 tys. zł. Na taką samą karę naraża się zagraniczny pracodawca, gdy np. nie złoży oświadczenia dotyczącego pracowników delegowanych do Polski albo nie wyznaczy osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z PIP.

Tymczasem kary, jakie mogą być nałożone na polskich pracodawców delegujących pracowników za granicę, nierzadko są wielokrotnie wyższe. Grzywna za naruszenie obowiązków administracyjnych w takich krajach jak np. Austria, Francja czy Holandia sięga kilkudziesięciu, a nawet kilkuset tysięcy euro. Co więcej, w przypadku, gdy pracodawca po raz kolejny naruszy przepisy, kara może zostać zwiększona.

Również sposób ustalania wysokości sankcji może się różnić w poszczególnych krajach. Przykładowo we Francji wysokość grzywny nakładanej np. za brak złożenia uprzedniego oświadczenia dotyczącego delegowanych pracowników, zależy od liczby pracowników.

Marcin Sękowski, Senior Managing Associate, radca prawny, Deloitte Legal

Ostrożnie przy braku wdrożenia

Państwa członkowskie miały obowiązek implementować Dyrektywę 2014/67 do 18 czerwca 2016 r. Jednak zgodnie z danymi z bazy aktów prawnych Unii Europejskiej EUR-Lex nadal nie zrobiła tego około 1/4 państw członkowskich (według stanu na koniec grudnia 2016 r. były to m.in. Niemcy, Luksemburg i Portugalia).