Notariusze są powołani m.in. do sporządzania poświadczeń, a także wypisów, odpisów i wyciągów z dokumentów. Dotyczy to także aktów notarialnych kupna lub darowizny sporządzonych przez innych notariuszy, w wyniku których nieruchomość zmienia właściciela.
Notarialne odpisy i poświadczenia kopii innych aktów notarialnych są honorowane przez sądy i mogą być podstawą wpisów w księgach wieczystych.
Notariusz poświadczający odpis, wyciąg lub kopię sprawdza ją z okazanym dokumentem. Nie ma obowiązku podejmowania szczegółowych badań takiego dokumentu. Nie musi zwłaszcza sprawdzać, czy notariusz rzeczywiście taki dokument sporządził, a nawet czy w ogóle istniał. Jednak jako osoba zaufania publicznego musi zachować szczególną staranność i ostrożność. Przy tych ocenach, choćby ze względu na doświadczenie, ma inną niż zwykły śmiertelnik czy urzędnik szansę zorientowania się, że coś z dokumentem jest nie tak.
Notariuszowi nie wolno dokonać czynności sprzecznej z prawem, a taką czynnością – a nawet przestępstwem – jest poświadczenie nieprawdy. Za zawinione uczestniczenie w fałszerstwie i wyłudzeniu grozi mu odpowiedzialność karna. Niezależnie, oczywiście, od odpowiedzialności dyscyplinarnej, a także cywilnej za szkody materialne.
Klient, któremu notariusz odmówi poświadczenia, może wnieść na tę decyzję zażalenie do sądu cywilnego. Ten będzie w stanie ustalić, czy były powody do odmowy.
