Kiedyś pieczęć służyła do potwierdzenia autentyczności okazywanego dokumentu i kojarzyła się z posiadaniem władzy. Możliwość używania pieczęci dodawała splendoru i powagi. Pewnego rodzaju reminiscencje tych sytuacji istnieją nadal, np. wprowadza się czasami do statutów organizacji zapis mówiący o możliwości posługiwania się okrągłą pieczęcią lub podkreśla się wagę niektórych dokumentów, takich jak dyplom, postawieniem nań odbicia pieczęci.
Pieczęć z orłem lub herbem
Ustawa z 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych wylicza, jakie podmioty mogą używać urzędowej pieczęci, a więc: organy władzy państwowej, administracji rządowej, gminy, związki międzygminne, powiaty, związki powiatów, samorządy województw oraz ich organy, sądy, prokuratury i komornicy sądowi, samorządowe kolegia odwoławcze, regionalne izby obrachunkowe, jednostki organizacyjne wojska, policji, straży granicznej, służby celnej, straży pożarnej, obrony cywilnej i służby więziennej. A także szkoły publiczne, szkoły niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych, państwowe szkoły wyższe, niepaństwowe szkoły wyższe. Również inne podmioty, jeżeli przepisy szczególne uprawniają je do używania wizerunku orła, dotyczy to np. notariuszy.
Art. 16c. 1. ustawy stanowi, że: „Urzędową pieczęcią jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do używania urzędowej pieczęci".
Ustawa określa, jak ma wyglądać pieczęć ogólna Rzeczypospolitej Polskiej, Prezydenta RP, Sejmu i Senatu.
I tak, zgodnie z art. 16a. tej ustawy, „pieczęcią Rzeczypospolitej Polskiej jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła średnicy 77 mm, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis »Rzeczpospolita Polska«".
Art. 16b. 3. – „pieczęcią Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła średnicy 62 mm, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis »Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej«".
Ustawa dopuszcza także zamieszczanie w centralnej części pieczęci zamiast orła godła jednostki samorządowej. Urzędową pieczęcią gminy, powiatu, samorządu województwa lub związku jednostek samorządu terytorialnego może być zatem pieczęć zawierająca pośrodku zamiast wizerunku orła ustalonego dla godła Rzeczypospolitej Polskiej odpowiednio herb gminy, powiatu lub województwa.
Trzeba jednak pamiętać, że odcisk pieczęci z herbem nie może być umieszczany na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej (zlecanych przez administrację centralną).
Teraz z darmową dostawą i e‑wydaniem gratis!
Rozporządzenie jeszcze z PRL
I to wszystko. Z zapisów ustawy wynika, że szczegóły dotyczące wyglądu pieczęci, jej używania oraz produkcji i przechowywania określi stosowne rozporządzenie wydane przez Radę Ministrów (art. 16d.). Jednak dotychczas rząd nie wykonał dyspozycji tego artykułu ustawy, więc nie ma aktualnego rozporządzenia regulującego tę kwestię. Należy więc odnosić się do starego rozporządzeniu Rady Ministrów z 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (DzU 1955 r. nr 47, poz. 316). Ma ono status wciąż obowiązujący, choć zostało wydane jeszcze na podstawie dekretu o godle i barwach Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej. Pochodzi z innej epoki – politycznej i technologicznej. Przykładowo § 12 mówi o tym, że: „Wymiar pieczęci urzędowych używanych do laku wynosi jednolicie 30 mm średnicy". Kto jeszcze dziś pamięta, co to jest lak? I czy można go gdzieś kupić?
Nawet państwowa Mennica Polska, która od 1927 roku jest jedynym miejscem, gdzie legalnie produkowane są pieczęcie zawierające godło Polski (tzw. pieczęcie urzędowe), powołuje się na rozporządzenie z 1955 r. Wskazuje opisane tam instytucje prawne mogące zamawiać pieczęcie urzędowe oraz podaje, w jaki sposób postępować z wycofanymi pieczęciami (należy je, łącznie z pismem przewodnim, niezwłocznie przekazać pocztą poleconą lub kurierską do Mennicy Polskiej w trybie określonym w §17 tego rozporządzenia).
Do niedawna trochę na temat sposobu wykorzystywania pieczęci przez samorządy terytorialne można było znaleźć w instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych z 1999 r., która jednak utraciła swoją moc w 2011 r. Może warto mimo to przypomnieć § 30, gdzie poczyniono fundamentalne zastrzeżenie, że wizerunek pieczęci może się znajdować wyłącznie na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo.
Pieczątka dla ozdoby
Obecnie, skoro nie ma przepisów ogólnych, to poszczególne, upoważnione organy mogą dla własnych potrzeb zapisać sposób posługiwania się pieczęciami we własnych statutach lub regulaminach. Pieczęć można traktować jako odświętny, ozdobny znak i świadectwo wiarygodności zarówno osób fizycznych, jak i prawnych. Pieczęć potwierdza dodatkowo, oprócz własnoręcznego podpisu, autentyczność pism i dokumentów. Może stanowić również element zabezpieczający koperty i paczki przed otwarciem.
Pieczęć nie jest jednak obowiązkowym, koniecznym elementem, by pismo, dokument i decyzja były ważne. Nie wymaga tego np. art. 107. § 1. k.p.a., który opisuje, co powinna zawierać decyzja administracyjna. A zatem musi być m.in. oznaczenie organu administracji publicznej, data wydania, rozstrzygnięcie, uzasadnienie i podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Nie ma mowy o pieczątce. Niemniej k.p.a. dopuszcza możliwość dodania w przepisach szczególnych innych składników, które powinna zawierać decyzja, może to być więc także pieczątka.
Dla przykładu: rozporządzenie ministra edukacji narodowej z 28 maja 2010 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych nakazuje stosowanie pieczęci urzędowych. Np. § 14. 7.: „Świadectwa wydawane przez szkołę oraz legitymacje szkolne opatruje się wyraźnym odciskiem pieczęci urzędowej szkoły".
Jak zamówić wykonanie pieczęci
Mennica Polska wyróżnia dwa rodzaje pieczęci, czyli urzędowe i okolicznościowe. Te pierwsze stanowią symbol legalnej władzy, są potwierdzeniem autorytetu, bezpieczeństwa, autentyczności oraz prawomocności instytucji państwowych. Pozostałe to pieczątki okolicznościowe zawierające znaki heraldyczne, z herbami miast, gmin, ale także firmowe zawierające logo oraz zupełnie prywatne z herbami rodowymi.
Uwzględniając parametry techniczne, pieczęcie dzielą się na: wyciskane suche, do laku, do tuszu, referentki, czyli pieczęci bez godła, z numerem rejestracyjnym, jednootokowe i dwuotokowe, w zależności od długości napisu w otoku, liczby liter i rodzaju zastosowanej czcionki. Koszt waha się od kilkudziesięciu do kilkuset złotych, ale niektóre pieczątki mogą kosztować nawet ponad 3 tys. złotych (najdroższa jest pieczęć z godłem z obniżeniem, sucha, o średnicy 36 mm).
Jak zamówić pieczątkę? Należy przesłać do Mennicy Polskiej oryginał podpisanego zamówienia. Uwaga, zamówienia przesłane za pośrednictwem poczty e-mail lub faksem nie zostaną przyjęte do realizacji. Ech, na koniec zabrzmiało sentymentalnie. Może należy zamówienie pieczątki potwierdzić odciskiem stosownej pieczęci?
podstawa prawna: Ustawa z 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 235, poz. 2000)
