W poprzednim wydaniu tygodnika „Rachunkowość" omówiliśmy szczegółowo praktyczne zastosowanie spisu z natury i potwierdzenia sald w procesie rocznej inwentaryzacji a także korzyści, jakie rzetelna inwentaryzacja może mieć dla zarządzania firmą. Dziś wyjaśniamy, na co zwrócić uwagę w przypadku ostatniej metody inwentaryzacji – porównania i weryfikacji danych z ksiąg z dokumentami oraz w rozliczeniach podatkowych wyników spisu.
Jedynym możliwym terminem przeprowadzenia inwentaryzacji metodą porównania i weryfikacji jest ostatni dzień roku obrotowego. Istota weryfikacji polega na tym, że porównuje się dane z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, stanowiącymi podstawę ujęcia i wyceny inwentaryzowanych składników aktywów lub pasywów. Czynności w tym zakresie są domeną pracowników księgowości, którzy porównują i oceniają poprawność oraz realność sald księgowych w kontekście zgodności z dokumentami, będącymi np. źródłem ich powstania. Bardzo często księgowym pomagają przy tym adwokaci, radcy prawni – szczególnie jeżeli chodzi o roszczenia sporne, rzeczoznawcy czy inżynierowie – w przypadku np. weryfikacji środków trwałych w budowie bądź gruntów trudnodostępnych.
Czytaj także: Dokumentacja nie tylko w trakcie inwentaryzacji
W zależności od składnika aktywów lub pasywów podejmowane działania mogą mieć różny charakter i przebieg. Stanowiące element aktywów prawa niematerialne i ich wartości, wynikające z ewidencji księgowej, powinny mieć źródło w odpowiednich umowach. Przy inwentaryzacji gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony oraz środków trwałych w budowie, wskazane byłoby wsparcie w postaci wiedzy technicznej pozyskanej od specjalistów, którzy są w stanie merytorycznie ocenić wartość tych aktywów, a także wydzielić składniki niepełnowartościowe, które nie przyniosą oczekiwanych korzyści. Ważne jest więc rozważenie, czy nie istnieją przesłanki do dokonania opisów aktualizujących lub z tytułu trwałej utraty wartości. Dla majątku, podlegającego amortyzacji, zweryfikować należy poprawność odpisów amortyzacyjnych w świetle prawa bilansowego i prawa podatkowego.
Weryfikacja zapasów w drodze oraz dostaw niefakturowanych (ewidencjonowanych na koncie „Rozliczenie zakupu") obejmuje analizę, czy wykazane stany zapasów w drodze nie znajdują potwierdzenia w dowodach przyjęcia tych składników do magazynu lub – w przypadku dostaw niefakturowanych – czy do dowodów przyjęcia dostaw na pewno nie otrzymano faktur od dostawców. Ujmowane także często na koncie „Rozliczenie zakupu" zaliczki na dostawy, wpłacone kontrahentom, powinny być zweryfikowane poprzez porównanie faktur zaliczkowych otrzymanych od kontrahentów ze zrealizowanymi przelewami lub dowodami dotyczącymi obrotu gotówkowego typu „KW". Wzajemne porównanie wpłat i wypłat, występujących w obrocie gotówkowym (realizowanym za pośrednictwem kasy jednostki) oraz bezgotówkowym (na rachunkach bankowych), jest też podstawą inwentaryzacji środków pieniężnych w drodze.
