Zdalne zarządzanie spółkami - rozwiązania z Tarczy antykryzysowej

Znowelizowane przepisy Kodeksu spółek handlowych pozwalają obradować zarządom, radom nadzorczym oraz wspólnikom/akcjonariuszom spółek kapitałowych w sposób zdalny.

Publikacja: 02.06.2020 15:45

Zdalne zarządzanie spółkami - rozwiązania z Tarczy antykryzysowej

Foto: Adobe Stock

Ta nowelizacja wraz z przepisami wprowadzonymi w związku z epidemią (Tarcza antykryzysowa) weszła w życie i została opublikowana 31 marca w Dz. U. poz. 568.

Epidemia koronawirusa stwarzała ryzyko paraliżu działalności organów spółek, co spowodowane było brakiem wyraźnego uregulowania w K.s.h. możliwości odbywania posiedzeń zarządów z wykorzystaniem nowych technologii oraz ograniczonym dopuszczeniem ich stosowania w wypadku rad nadzorczych. Zmiany są odpowiedzią na zgłaszane od lat potrzeby rynku i mają przyczynić się do usprawnienia działalności spółek. Obecnie rozpoczyna się sezon zgromadzeń akcjonariuszy i wspólników, których zadaniem jest przyjęcie sprawozdań finansowych i udzielenie absolutorium władzom. W spółkach akcyjnych oraz w spółkach z o.o., które mają radę nadzorczą konieczne będzie powzięcie przez rady nadzorcze uchwał w zakresie wyrażenia opinii o powyższych sprawozdaniach.

Czytaj też: Zdalna rewolucja w prawie spółek

Co mogło być w statucie

Poza tradycyjnym trybem odbywania walnych zgromadzeń akcjonariuszy w spółce akcyjnej zakładającym fizyczną obecność w miejscu zgromadzenia, K.s.h. przewidywał również, iż statut mógł stanowić o możliwości odbycia walnego zgromadzenia z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji (e-WZ, internetowe zgromadzenie). Należy pamiętać, iż takie zgromadzenia wymagają zawsze fizycznej obecności w miejscu zgromadzenia co najmniej osoby wykonującej uprawnienia porządkowe oraz protokolanta (notariusza), a zatem niedopuszczalne są więc zgromadzenia całkowicie wirtualne.

Analogiczne zasady obowiązywały w K.s.h. od 3 września 2019 r. dla spółek zo.o. W takim wypadku również konieczne było upoważnienie w umowie spółki. Jednak spółki rzadko się na taki model decydowały obawiając się wpływu ewentualnych nieprawidłowości na ważność uchwał.

Rady nadzorcze przed nowelizacją

Poprzednio obowiązujące przepisy K.s.h. w art. 222 dla spółki z o.o. oraz w art. 388 dla spółki akcyjnej stanowiły iż:

- umowa/statut spółki może przewidywać, że członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej.

- podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest dopuszczalne tylko w przypadku, gdy umowa spółki tak stanowi.

Te przepisy pozwalały na podejmowanie uchwał:

- w trybie pisemnym,

- za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (telekonferencja lub wideokonferencja),

- oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej niestety tylko w sytuacji kiedy tak stanowiła umowa spółki albo jej statut.

Zatem, jesli spółka takich postanowień w umowie/statucie spółki nie posiadała, możliwe było podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą w spółce z o.o./spółce akcyjnej tylko w tradycyjnej formie, to jest na posiedzeniach rady nadzorczej, w których musieli uczestniczyć fizycznie jej członkowie.

Podejmowanie uchwał w nietradycyjnych trybach nie dotyczyło wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania, odwołania i zawieszenia członka zarządu.

Jak to było kiedyś

K.s.h. milczał o dopuszczalnych trybach procedowania posiedzeń zarządów spółek kapitałowych.

Tak więc dopuszczalność działania zarządu, inaczej niż tradycyjnie – to jest inaczej niż poprzez fizyczne spotkanie się - to jest poprzez wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub trybu pisemnego bywała przedmiotem sporów.

Jak w zgromadzeniu wspólników

Tarcza antykryzysowa wprowadziła przepisy, które mówią, iż udział w zgromadzeniu można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu zdalnym decyduje zwołujący je. Udział w nim obejmuje w szczególności: dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym oraz wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia.

W spółce akcyjnej – rada nadzorcza, a w spółce z o.o. – wspólnicy w przypadku braku rady nadzorczej, określą w regulaminie zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

W spółce z o.o., w przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

Zarządy i rady nadzorcze

Nowelizacja wprowadziła zasadę, że zarządy i rady nadzorcze mogą odbywać posiedzenia i podejmować na nich uchwały również:

- za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość – wideokonferencje,

- w trybie pisemnym,

- poprzez oddanie głosu na piśmie na posiedzeniu przez członka organu, bez upoważnienia w umowie spółki lub statucie.

Ponadto nie obowiązuje ograniczenie co do spraw wyłączonych od rozstrzygania przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, oddawania głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka organu oraz trybu pisemnego. W ten sposób będą mogły być podejmowane również uchwały w sprawach personalnych (odwołania, powołania. zawieszenia członków zarządu).

Uchwały podjęte w wymienionych trybach są ważne, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały.

zdaniem autorki

Aleksandra Petrykowska, partner zarządzający PSL Legal

Wprowadzenie możliwości odbywania posiedzeń zarządu, rady nadzorczej oraz zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy w sposób zdalny, to dobry kierunek zmian w dobie digitalizacji, w szczególności w czasach epidemii.

Niektórzy eksperci widzą w nowych przepisach zagrożenie w postaci eliminacji z życia spółki fizycznych spotkań/obrad/posiedzeń. Zmiana daje jedynie możliwość skorzystania z trybów zdalnych. Do tradycyjnych form posiedzeń w będzie można powrócić, gdy epidemia wygaśnie.

Ta nowelizacja wraz z przepisami wprowadzonymi w związku z epidemią (Tarcza antykryzysowa) weszła w życie i została opublikowana 31 marca w Dz. U. poz. 568.

Epidemia koronawirusa stwarzała ryzyko paraliżu działalności organów spółek, co spowodowane było brakiem wyraźnego uregulowania w K.s.h. możliwości odbywania posiedzeń zarządów z wykorzystaniem nowych technologii oraz ograniczonym dopuszczeniem ich stosowania w wypadku rad nadzorczych. Zmiany są odpowiedzią na zgłaszane od lat potrzeby rynku i mają przyczynić się do usprawnienia działalności spółek. Obecnie rozpoczyna się sezon zgromadzeń akcjonariuszy i wspólników, których zadaniem jest przyjęcie sprawozdań finansowych i udzielenie absolutorium władzom. W spółkach akcyjnych oraz w spółkach z o.o., które mają radę nadzorczą konieczne będzie powzięcie przez rady nadzorcze uchwał w zakresie wyrażenia opinii o powyższych sprawozdaniach.

Pozostało 85% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Co można wybudować bez pozwolenia na własnej posesji? Garaż? A może oczko wodne?
Zawody prawnicze
Prokuratorzy zaniepokojeni poleceniem prokuratora krajowego ws. Andrija K.
Zawody prawnicze
Nieoczekiwana zmiana miejsc na podium rankingu kancelarii prawniczych
Prawo dla Ciebie
Trybunał: ustawa przyjęta bez Kamińskiego i Wąsika jest niezgodna z konstytucją
Akcje Specjalne
Firmy chcą działać w sposób zrównoważony
Sądy i trybunały
Andrzej Duda powołał Mikołaja Pawlaka na sędziego
Materiał Promocyjny
Sztuczna inteligencja może być wykorzystywana w każdej branży