Jednym z podstawowych obowiązków organów administracji publicznej zamierzających przeprowadzić kontrolę działalności gospodarczej przedsiębiorcy jest obowiązek uprzedniego doręczenia zawiadomienia informującego o planowanej kontroli i jej zakresie. Regulacja ta, mająca na celu przede wszystkim ochronę przedsiębiorców, uznawana jest za dosyć kontrowersyjną. Daje bowiem firmie możliwość przygotowania się do kontroli. Taki był jednak cel ustawodawcy i organy administracji muszą te przepisy respektować. Przedsiębiorcy powinni natomiast pamiętać o przyznanych im uprawnieniach, ponieważ organy administracji często podchodzą do tego obowiązku dosyć powierzchownie. Naruszenie zaś przepisów w tym zakresie może rzutować na całe postępowanie dowodowe i w konsekwencji na prawidłowość wydanego rozstrzygnięcia.
Bez informowania
Obowiązek zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli jest ograniczony jedynie w ustawowo określonych przypadkach. Enumeratywnie wskazuje je ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 584 ze zm.; dalej: usdg).
W pierwszym rzędzie przepisów ustawy dotyczących przeprowadzania kontroli nie stosuje się w ogóle, gdy zasady i tryb kontroli wynikają z bezpośrednio stosowanych powszechnych regulacji prawa wspólnotowego albo z ratyfikowanych umów międzynarodowych. Z tych względów opisanych poniżej zasad nie stosuje się m.in. do kontroli przeprowadzanych przez organy Państwowej Inspekcji Pracy, co potwierdził również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 lipca 2011 r. (I OSK 289/11).
Ponadto ustawa wyłącza obowiązek uprzedniego zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli w sytuacjach wskazanych w art. 79 ust. 2. Są to m.in. przypadki, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa bądź wykroczenia, lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego, jak również gdy przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione. Odstępstwo od obowiązku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli dotyczy także niektórych kontroli podatkowych, tj. tych, o których mowa w art. 282c Ordynacji podatkowej.
Odstępując od zawiadomienia z jakiejkolwiek przyczyny, organ musi wskazać ten powód i udokumentować to w protokole kontroli oraz książce kontroli. Jeżeli organ takiej informacji w protokole nie zamieści, to już sam ten fakt jest podstawą do podważenia ustaleń poczynionych w trakcie wizyty. Co więcej, zgodnie z art. 79 ust. 7 usdg w książce kontroli i protokole kontroli organ powinien podać również uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Nie wystarczy zatem wskazanie samej podstawy prawnej odstąpienia od zawiadomienia, co bardzo często spotyka się w praktyce. Brak uzasadnienia przyczyny niezawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli uniemożliwia natomiast kontrolę prawidłowości zastosowania art. 79 ust. 2 pkt 2 usdg, czyli wszczęcia kontroli bez zawiadomienia. Może to być nawet samoistną podstawą uchylenia decyzji wydanej w oparciu o dowody pozyskane w trakcie takiej kontroli. Tak m.in. uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 28 stycznia 2015 r. (III SA/Wa 1095/14).
