Koniec etatowej współpracy - obowiązku dokumentacyjne dla pracodawcy

Koniec etatowej współpracy nie oznacza dla pracodawcy automatycznego zakończenia obowiązków dokumentacyjnych. Po ustaniu zatrudnienia musi przekazać do ZUS zwolnienie

Publikacja: 09.12.2014 06:00

Koniec etatowej współpracy - obowiązku dokumentacyjne dla pracodawcy

Foto: www.sxc.hu

- Podwładny, którego umowa rozwiąże się z końcem grudnia, przyniósł zwolnienie lekarskie na okres od 8 grudnia br. do 5 stycznia 2015 r. Czy po zakończeniu zatrudnienia powinniśmy przekazać to zwolnienie do ZUS? Czy musimy dodatkowo złożyć jeszcze jakieś dokumenty? – pyta czytelnik.

Tak.

W przypadku niezdolności do pracy, która przypada w części na końcówkę zatrudnienia, a w części po rozwiązaniu umowy, pracodawca musi przekazać do ZUS oryginał zaświadczenia lekarskiego wraz z prawidłowo wypełnionym drukiem Z-3.

Dział kadr powinien zostawić w firmowych papierach kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. Takiego poświadczenia nie musi dokonać ani notariusz, ani prawnik obsługujący firmowe sprawy. Wystarczy podpis upoważnionej kadrowej, która poświadczy, że skserowany dokument odpowiada temu dostarczonemu przez chorującego.

Oryginał do ZUS

Pracownik, który zachorował w czasie zatrudnienia, ale jego niezdolność do pracy trwa po zakończeniu etatowej współpracy, ma prawo do zasiłku chorobowego wypłacanego przez oddział ZUS właściwy według jego miejsca zamieszkania. Tam były już pracodawca musi przesłać zwolnienie, na podstawie którego wypłacał wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek chorobowy w czasie zatrudnienia.

Chodzi przy tym o pierwszą kopię zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy (koloru jasnozielonego), którą podwładny otrzymuje od lekarza stwierdzającego niezdolność do pracy. Lekarz, który wydał zwolnienie lekarskie, w ciągu siedmiu dni od dnia jego wystawienia przesyła oryginał tego dokumentu bezpośrednio do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS. Pierwszą kopię ZUS ZLA otrzymuje ubezpieczony, a drugą przez trzy lata przechowuje wystawiający zaświadczenie. Tak stanowi art. 58 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159 ze zm.).

Konieczne ZUS Z-3

Razem ze zwolnieniem pracodawca musi dostarczyć do oddziału ZUS wypełnione zaświadczenie sporządzone na druku ZUS Z-3. W tym formularzu podaje informację o okresie zatrudnienia i wypłacanych świadczeniach z tytułu choroby: wynagrodzeniu za czas choroby oraz zasiłku chorobowym. W odpowiednich rubrykach wykazuje wynagrodzenie pracownika oraz składniki wynagrodzenia (premie, dodatki, nagrody) stanowiące podstawę wymiaru zasiłku. Trzeba pamiętać, aby uwzględnić także te składniki, do których pracownik zachował prawo za okresy pobierania zasiłków przysługujących w czasie trwania zatrudnienia, ponieważ ZUS je uwzględni w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia.

Dodatkowe wyjaśnienia

Co do zasady przy niezdolności do pracy trwającej na przełomie zatrudnienia płatnik wysyła do ZUS tylko te dokumenty. Jeśli jednak oddział będzie miał jakieś wątpliwości co do danych wykazanych w formularzu, to może wystąpić do pracodawcy o przekazanie także innych, wskazanych dokumentów. Później dopełnienie formalności leży już po stronie ubezpieczonego.

Aktywność petenta

Po otrzymaniu od płatnika kompletu poprawnie wypełnionych dokumentów, oddział ZUS wzywa ubezpieczonego – czyli osobę ubiegającą się o zasiłek chorobowy – do złożenia kopii świadectwa pracy i pisemnego oświadczenia na druku ZUS Z-10. Musi w nim wykazać, czy:

- ma on ustalone prawo do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy,

- kontynuuje działalność zarobkową lub podjął działalność zarobkową stanowiącą tytuł do objęcia obowiązkowo lub dobrowolnie ubezpieczeniem chorobowym albo zapewniającą prawo do świadczeń za okres niezdolności do pracy z powodu choroby,

- jest uprawniony do zasiłku dla bezrobotnych, zasiłku przedemerytalnego lub świadczenia przedemerytalnego,

- podlega obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu rolników określonemu w przepisach o ubezpieczeniu społecznym rolników.

Jeżeli chory potwierdzi choć jedną z tych okoliczności, nie ma co liczyć na zasiłek chorobowy po zakończeniu etatowej współpracy. No chyba że miał jednocześnie więcej niż jedną umowę o pracę, a jedna z nich się zakończyła. Wówczas zachowa prawo świadczenia zarówno z tytułu zatrudnienia, które trwa, jak i z tego, które właśnie ustało.

Czego płatnik dowie się ze zwolnienia

Pierwsza kopia zaświadczenia lekarskiego, którą otrzymuje ubezpieczony, zawiera kod literowy. Wskazuje on pracodawcy m.in., czy ma otworzyć podwładnemu nowy okres zasiłkowy i w jakiej wysokości wypłacić świadczenie. Lekarze wykazują w ZUS ZLA okoliczności mające wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub na jego wysokość, posługując się kodami literowymi. Symbol „A" oznacza, że niezdolność została spowodowana tą samą chorobą, która była przyczyną poprzedniej absencji, od zakończenia której nie upłynęło jeszcze 61 dni. Oznaczenie to zobowiązuje płatnika do zliczenia poszczególnych okresów niezdolności (przed i po przerwie) do jednego okresu zasiłkowego.

Jeśli w zaświadczeniu widnieje kod „B", to szef ma informację, że pracownica jest w ciąży i za czas orzeczonej niezdolności do pracy należy jej wypłacić 100-proc. świadczenie.

Na zwolnieniu lekarz może wpisać więcej niż jeden kod. Jeśli pracownica jest w ciąży, ale jej niezdolność do pracy spowodowało to samo schorzenie co poprzednio, to lekarz wpisze równocześnie kody „A" i „B".

Sądy i trybunały
Sędzia Piebiak może stracić immunitet. Oskarża go były lider KOD
Materiał Promocyjny
Tajniki oszczędnościowych obligacji skarbowych. Możliwości na różne potrzeby
Konsumenci
Frankowicze mają nowy sposób na banki. Donoszą do prokuratury
Podatki
Ryczałtowcy chcą dzielić biznes, by obniżyć składkę zdrowotną
Praca, Emerytury i renty
Będzie dodatkowa waloryzacja emerytur i rent. Rząd odsłania karty
Materiał Promocyjny
Naukowa Fundacja Polpharmy ogłasza start XXIII edycji Konkursu o Grant Fundacji
Nieruchomości
Mieszkania społeczne. Koniec wyodrębniania na własność