Jak rekrutować zgodnie z prawem? Odpowiedzi na najważniejsze pytania

Procesy rekrutacyjne, często inicjowane spontanicznie, powinny być w miarę możliwości jak najlepiej przygotowane i przemyślane zarówno od strony organizacyjnej jak i prawnej. Przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania związane ze zgodną z prawem rekrutacją pracowników.

Publikacja: 10.06.2024 11:28

Jak rekrutować zgodnie z prawem? Odpowiedzi na najważniejsze pytania

Foto: Adobe Stock

Jakich informacji mogę wymagać od kandydatów w ogłoszeniu rekrutacyjnym?

Trudno jest udzielić odpowiedzi na to pytanie w kilku zdaniach, gdyż to zależy od wielu czynników. Ograniczmy się zatem to kwestii podstawowych.

Jeżeli mówimy ogólnie o procesach rekrutacyjnych, to w ogłoszeniu rekrutacyjnym w pierwszej kolejności powinny znaleźć się te, dane, których wymaganie od kandydatów przez pracodawcę jest obowiązkowe. Bez wyjątków są nimi: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe.

Obowiązkowymi danymi mogą być również informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia ale tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

W pozostałych przypadkach pracodawca może również wymagać podania tych informacji, gdyż wybór najlepszego kandydata jest realizacją celu wynikającego z jego prawnie usprawiedliwionego interesu. Wówczas tylko podstawa prawna będzie inna – nie realizacja obowiązku wynikającego z przepisu prawa a właśnie prawnie usprawiedliwiony cel administratora. Przeważnie też dane te podają sami kandydaci przesyłając swoje CV w odpowiedzi na ogłoszenie. Wówczas, gdyby pracodawca o ich podanie nie prosił podstawą byłaby zgoda – wyrażona w postaci działania wyraźnie taką zgodę potwierdzającego.

To, jednak jakie dane zostaną wskazane przez pracodawcę w ogłoszeniu rekrutacyjnym jest istotne, gdyż wyznacza kryteria wyporu na pierwszym etapie rekrutacji. Jest to bardzo ważny moment i trzeba się zastanowić, przykładowo czy kluczowe jest zarówno wykształcenie jak i doświadczenie, czy też decydującym kryterium na pierwszym etapie będzie samo doświadczenie zawodowe na określonym stanowisku, czy tez przy pracy na danych projektach. Paradoksalnie to, jak skonstruujemy ogłoszenie, jaki będzie nasz komunikat do potencjalnych kandydatów będzie miało wpływ na cały proces. Z jednej strony bardzo ułatwia prace rekrutrom, a co więcej pozwala uniknąć wielu nieporozumień czy wręcz zarzutów naruszenia prawa.

Należy też wspomnieć o wymaganych oświadczeniach/zaświadczeniach o niefigurowaniu w określonych rejestrach. Może wynikać zarówno z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, ale również jeżeli pracodawca będzie w stanie wykazać, że taka informacja jest dla niego niezbędna do celu, jakim jest zatrudnienie określonej osoby to uważam takie wymaganie za dopuszczalne, gdyż to, że ktoś nie figuruje w rejestrze nie sanowi danych z art. 10 RODO. Mowa w nim bowiem o danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Niefigurowanie w rejestrze nie może być uznane za „dotyczące” wyroku skazującego, czynu zabronionego lub środka bezpieczeństwa skoro takowych nie ma. Ale Informacja prasowa o nieprawomocnym skazaniu określonej osoby już tak.

Informacje wskazane w kodeksie pracy nie stanowią bynajmniej zamkniętego katalogu informacji, których podania można zadać w ogłoszeniu. Wskazano tam jedynie, te dane, których żądanie od kandydata jest obowiązkowe. Pracodawca może na przykład chcieć wiedzieć orientacyjnie jakie są oczekiwania finansowe kandydata, żeby na tej podstawie nie angażować się w proces z osobami, na zatrudnienie których nie ma środków – zastrzegam jednak, że w takiej sytuacji rekomenduję aby była możliwość zaznaczenia odpowiedzi, czy kandydat byłby skłonny przyjąć ofertę niższego niż oczekiwane wynagrodzenia.

Czytaj więcej

Firmy nie muszą usuwać CV od razu po rekrutacji

Czy mogę pytać o orientację seksualną, czy wyznanie religijne w ogłoszeniu rekrutacyjnym? O co nie wolno pytać w ogłoszeniu rekrutacyjnym?

Co do zasady nie. Trzeba jednak podkreślić, że nie są to dane osobowe, których przetwarzanie jest niedozwolone. Oczywiście na etapie rekrutacji inicjatywa podania tych danych jest po stronie kandydata, ale jeżeli je poda to nie ma zakazu ich posiadania. Inną kwestią jest, czy będzie adekwatnym do celu ich przetwarzanie dla celów rekrutacyjnych. Mogę jednak wyobrazić sobie sytuację, w której pracodawca realizujący politykę neutralności światopoglądowej może w procesie rekrutacyjnym wyraźnie zaznaczyć, iż jego oczekiwaniem względem kandydatów jest powstrzymywanie się w pracy od eksponowania widocznych symboli religijnych. Wówczas niejako pobocznie dane dotyczące wyznania mogą mieć znaczenie. Jest to jednak dość złożona i delikatna kwestia, a wszelkie próby generalizacji typu wolno nie wolno nie są właściwe.

Jakie są zasady przetwarzania danych osobowych kandydatów zgodnie z RODO?

Takie same jak w każdym innym przypadku przetwarzania danych, a zatem powinno być zgodne z prawem i rzetelne. Dla kandydatów powinno być przejrzyste, że ich dane osobowe i jakie dane są zbierane, wykorzystywane, przeglądane. Dlatego tak ważna jest prawidłowa treść klauzuli informacyjnej w szczególności, gdy w procesach rekrutacyjnych brane są pod uwagę dane o kandydatach powszechnie dostępne, w mediach społecznościowych, a nie tylko te, które są podawane przez nich samych.

Kolejna zasadą jest zasada przejrzystości, która wymaga, by informacje związane z przetwarzaniem tych danych osobowych były łatwo dostępne, zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem. Z tym często jest problem, gdyż żeby dobrze napisać tzw. klauzulę informacyjną najpierw trzeba dobrze zrozumieć na czym będzie polegał proces, jakie dane będą pozyskiwane i które z nich będą pozostawione po zakończeniu rekrutacji. Mówiąc o problemie mam na myśli takie dokumenty, z których nic konkretnego nie wynika, i albo sprowadzają się do przepisania tego, co w kodeksie albo jedna i ta sama klauzula jest stosowana do wszystkich możliwych rekrutacji w firmie, a jak wiadomo stopnie zaawansowania są różne.

Z przejrzystością łączy się jeszcze jedna istotna kwestia, a mianowicie dostęp do danych osobowych kandydatów w ramach grupy podmiotów (grup kapitałowych). Dość powszechną jest praktyka posiadania wspólnych systemów rekrutacyjnych. W takich przypadkach należy ocenić czy czasem nie mamy do czynienia ze współadministowaniem danymi, gdy inne podmioty z grupy, oczywiście za zgoda kandydata mogą po niego sięgać w swoich procesach. Zwłaszcza teraz, w związku z upowszechnieniem się po pandemii pracy zdalnej są to coraz częstsze sytuacje.

Dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, dla których są one przetwarzane. Wymaga to w szczególności zapewnienia ograniczenia okresu przechowywania danych do ścisłego minimum.

Przykładowo, jak kandydat sam przekaże pracodawcy całą masę informacji, które w jego ocenie są ważne, ale dla pracodawcy zupełnie zbędne dla oceny przydatności takiego kandydata na stanowisko, na które się rekrutuje to oczywistym jest, że tych danych nie przechowujemy po zakończeniu rekrutacji.

Dane osobowe powinny być przetwarzane tylko w przypadkach, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami.

Aby zapobiec przechowywaniu danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, należy ustalić termin ich usuwania lub okresowego przeglądu.

Należy też podejmować wszelkie rozsądne działania zapewniające sprostowanie lub usunięcie danych osobowych, które są nieprawidłowe. Nieaktualne dane, są również kwalifikowane jako nieprawidłowe. Iznacza to, że posiadając zgodę kandydata na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych w kolejnych procesach warto zadbać o zapewnienie mu możliwości aktualizacji danych. Nie należy też ich przechowywać do czasu cofnięcia zgody, gdyż przeważnie kandydaci o tym zapominają i jeżeli nic nadzwyczajnego się nie wydarzy to raczej dane te zalegają w systemach bezterminowo. Uważam, ze takie przetwarzanie będzie niezgodne z celem, gdyż wątpliwa jest w mojej ocenie przydatność takich informacji np. po okresie dłuższym niż rok czy dwa.

Dane osobowe powinny być przetwarzane w sposób zapewniający im odpowiednie bezpieczeństwo i odpowiednią poufność, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem do nich i do sprzętu służącego ich przetwarzaniu oraz przed nieuprawnionym korzystaniem z tych danych i z tego sprzętu.

Czy muszę informować kandydatów do pracy o przetwarzaniu ich danych osobowych?

Tak, wymaga tego wskazana powyżej zasada przejrzystości.

Czy mogę anonimizować dane kandydatów do pracy w procesie rekrutacji?

Tak. Powiem więcej, może to być wskazane w niektórych sytuacjach. Przykładowo – chcemy zaprezentować menagerowi grupę najlepszych kandydatów w celu uzyskania feedbacku odnośnie osób preferowanych do odbycia rozmowy rekrutacyjnej. Najczęściej profile kandydatów wysyłane są mailem, aż się prosi aby w takim przypadku dane zanonimizować.

Czy powinienem umieścić klauzulę RODO w ogłoszeniu rekrutacyjnym?

Niekoniecznie w samym ogłoszeniu. Ważne jest, aby kandydat mógł się z nią zapoznać przed przekazaniem danych. Może być na stronie w zakładce rekrutacja. Z uwagi na zasadę rozliczalności warto zadbać o to, aby kandydat potwierdził, że zapoznał się z treścią klauzuli. Przeważnie na etapie składania aplikacji, nikt tych klauzul nie czyta, a potwierdzają. Nam chodzi jednak o to, aby zabezpieczyć się na wypadek roszczeń związanych z zarzutem naruszenia obowiązku informacyjnego.

Jakie są konsekwencje naruszenia przepisów RODO w procesie rekrutacji? Jakie są najczęstsze naruszenia RODO?

Najczęściej spotykanymi naruszeniami z mojej perspektywy są niezdiagnozowane dostępy do danych w grupach kapitałowych, z transferem danych do tzw. krajów trzecich (poza EOG), obowiązki informacyjne, z których niewiele wynika, zaskakiwanie kandydatów na poszczególnych etapach rekrutacji kolejnymi transzami danych osobowych, które są przetwarzane, np. w związku z poddawaniem ich wiedzy testom sprawdzającym – czym np. nie ma mowy w klauzuli informacyjnej, która jest przepisanym kodeksem pracy. Coraz lepiej jest, choć ciągle niedostatecznie z realizacją praw podmiotów danych na poszczególnych etapach rekrutacji, a to najczęściej jest przedmiotem skarg do Prezesa UODO. Kandydaci maja prawo dostępu do swoich danych na każdym etapie i zasłanianie się tu np. tajemnicą przedsiębiorstwa a limine może być zupełnie nietrafione. Kandydaci chcą wiedzieć jakie błędy popełnili, jakie obszary kompetencyjne jak zostały ocenione i trzeba im te dane udostępnić. Osobiście jestem zwolenniczką posiadania prostego manuala dot. realizacji praw podmiotów danych, aby nie odsyłać kandydata od IOD do HR i z powrotem, żeby na koniec mu zakomunikować, że nie udostępnimy mu tych informacji bo proces rekrutacyjny jeszcze nie został zakończony.

Czytaj więcej

Rekrutacja a dane osobowe: kandydat do pracy nie musi mówić o sobie wszystkiego

Czy mogę korzystać z systemu rekrutacyjnego do przechowywania danych kandydatów?

Tak, pod warunkiem, że jest odpowiednio zabezpieczony i panujemy nad dostępami do niego. Warto mieć na uwadze, że jak dajemy menadżerom dostęp do danych to powinien być ograniczony do tej konkretnej rekrutacji, która ich dotyczy i po jej zakończeniu co do zasady dostęp ten powinien być zabrany, lub bardzo mocno ograniczony.

Czy mogę przekazywać dane kandydatów innym firmom w ramach procesu rekrutacji?

Co do zasady nie. Wyjątkiem może być sytuacja, w której kandydat wyrazi na to zgodę i został wcześniej poinformowany o tym, jakim podmiotom jego dane będą udostępnione w celach rekrutacyjnych. Oczywiście nie chodzi ni tu o handel danymi kandydatów tylko o działania w ramach jednej grupy podmiotów.

Czy mogę prowadzić rekrutację na podstawie informacji z mediów społecznościowych? Np. przez LinkedIna?

Tak, ale najpierw należy zapytać, czy osoba jest zainteresowana udziałem w rekrutacji i obowiązek informacyjny należy spełnić. Nie każdy użytkownik LinkedIna udostępnia tam swoje dane w celach rekrutacyjnych, chyba że ma widoczne oznaczenie profilu. Jeżeli pracodawca chciałby uzupełnić dane służbowe informacjami o postawie kandydata, prezentowanych przez niego treściach najeży mieć na uwadze, iż mogą to być dane światopoglądowe. Ich przetwarzanie będzie dopuszczalne, jeżeli dane te są oczywiście upublicznione przez daną osobę.

Jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie równego traktowania kandydatów?

Odpowiedz na to pytanie również zostanie ograniczona do kilku zupełnie kluczowych kwestii. Należy przed rozpoczęciem rekrutacji określić kryteria wg, których będzie dokonywany wybór najlepszych kandydatów na poszczególnych etapach. Co więcej w przypadku korzystania z zewnętrznych firm rekrutacyjnych należy w umowach z nimi wyraźnie określić zasady doboru kandydatów oraz zobowiązać do wyjaśniania kandydatom wszelkich wątpliwości i współdziałania z pracodawcą wówczas, gdyby pojawiły się w tym zakresie zastrzeżenia ze strony kandydata. Przy okazji równego traktowania nie można nie wspomnieć o korzystaniu ze sztucznej inteligencji w procesach rekrutacyjnych. Pracodawcy są kuszeni ofertami optymalizacji kosztowej i czasowej którą gwarantuje skorzystanie ze sztucznej inteligencji. To prawda, że kontakty z kandydatami, umawianie i przeprowadzanie z nimi rozmów rekrutacyjnych jest czasochłonne zwłaszcza przy ciągłości procesów i dużej liczbie kandydatów w jednym procesie. Aplikacje do rekrutacji wykorzystujące algorytmy sztucznej inteligencji, aby prowadzić naturalne rozmowy umożliwiają przeprowadzanie wielu rozmów w jednym czasie, w tym w różnych językach. Poważnym ryzykiem związanym z działaniem sztucznej inteligencji jest tzw. dyskryminacja algorytmiczna. Może być ona wynikiem niewłaściwego zbudowania algorytmu, jego implementacji jak również danych, którymi nakarmimy algorytm. Przykładowo, w dużym uproszczeniu jeżeli kryteria doboru zostaną opracowane na podstawie CV kandydatów przyjętych na okręcone stanowiska na przestrzeni kilku ostatnich lat, a osobami takimi statystycznie najczęściej byli mężczyźni w przedziale wiekowym 30-45 lat system może dyskryminować kobiety, czy też mężczyzn ze względu na wiek.

Zanim zatem sięgniemy po takie narzędzia warto dokładnie się do tego przygotować i korzystać ze wsparcia profesjonalnych podmiotów, które będą nas wspierać w ocenie oferowanego produktu i sprawdzać niego działanie przed rozpoczęciem korzystania z niego.

Czy mogę stosować testy psychometryczne w procesie rekrutacji?

Moim zdaniem tak, ale tylko wówczas, gdy służą bardzo konkretnym i uzasadnionym celom, które wpisują się w realizację przez pracodawcę obowiązków wynikających z przepisów prawa. Może to być kontrowersyjne, ale w mojej ocenie pracodawca powinien posiadać narzędzia aby na etapie rekrutacji móc ocenić możliwości adaptacyjne pracownika do pracy pod silną presją, czy kandydat, który będzie posiadał znaczny stopień autonomii decyzyjnej nie ma skłonności do zachowań przewodowych itp. To, jak to zrobić w procesie rekrutacji, aby zachować zgodność z ochroną danych będzie każdorazowo podlegało wnikliwej ocenie. Projektując takie działania dla pracodawców należy zawsze zważyć, które dobro będzie nadrzędne, i czyj interes chronimy. Bez wątpienia interes ekonomiczny pracodawcy może nie być silniejszy od ochrony praw i wolności jednostki, ale jak już weżmiemy pod uwagę BHP czy przeciwdziałanie molestowaniu, molestowaniu seksualnemu to już mamy na względzie dobro pozostałych pracowników.

Czy mogę badać kandydata wariografem?

Nie.

Czy mogę pytać kandydata o życie prywatne, pozyskiwać informacje na temat jego życia prywatnego?

Co do zasady nie. Są jednak szczególne sytuacje, w których wymóg nieposzlakowanej opinii kandydata uzasadnia taki zakres. Należy jednak odróżnić życie prywatne od treści rozpowszechnianych przez kandydata w przestrzeni publicznej. W mojej ocenie na szczególnie eksponowanych stanowiskach, które łączą się z budowaniem wizerunku nie tylko osoby je zajmującej ale również całej organizacji potencjalnemu pracodaacy takiej osoby wolno znacznie więcej. Kluczowe jest jednak, aby było to jasno zaznaczone w ogłoszeniu rekrutacyjnym, które jest taką można powiedzieć mapą drogową procesu zarówno dla rekruterów jak i kandydata.

Jak mogę sprawdzać wiarygodność informacji, które kandydat przedstawił o sobie?

Uważam, że skoro dane kandydatów przetwarzane w procesie rekrutacji maja być prawdziwe to sprawdzać można w zasadzie wszystkie. Co oczywiście nie oznacza, że tak trzeba. Sam kodeks pracy dopuszcza możliwość żądania udokumentowania informacji podanych przez kandydata. W mojej ocenie udokumentować można wyłącznie autentycznym dokumentem. Stopień wnikliwości pracodawcy w tym zakresie powinien być jednak proporcjonalny do ryzyka, z którym łączy się zatrudnienie niewłaściwego kandydata.

Jeżeli zakomunikujemy, że oczekujemy przedłożenia przez kandydata referencji od ostatniego pracodawcy i zastrzegamy, że będziemy się kontaktować z osobami, które je wystawiły to kandydat przystępując do takiej rekrutacji warunki te akceptuje. Wracamy znowu do punku wyjścia, a mianowicie do treści ogłoszenia i transparentności procesu. Dlaczego to jest przydatne? Pokaże to na przykładzie: kandydat, którego stosunek pracy zakończył się porozumieniem stron, ale w tle było zwolnienie dyscyplinarne dowie się, że wymagane są referencje, które będą sprawdzane po prostu do takiej rekrutacji nie przystąpi.

Czy muszę informować kandydata o swojej negatywnej decyzji? Czy potrzebne jest uzasadnienie negatywnej decyzji?

Tak, kandydat powinien być powiadomiony o tym, że w jego przypadku proces rekrutacji zakończył się negatywnie. Od tego momentu zmienia się cel przetwarzania jego danych. Z celu rekrutacyjnego do obrony przez ewentualnymi roszczeniami. Co więcej kandydat ma prawo poznać powody negatywnej decyzji. Nie powinny się one ograniczać do ogólników typu „wybraliśmy lepszego kandydata”, gdyż w przypadku dociekliwości danej osoby możemy mieć problem związany z zarzutem dyskryminacji. Z tego powodu rekomenduję aby w przypadku odrzucania poszczególnych kandydatów zapisywać przyczyny, chociażby hasłowo.

dr Dominika Dörre-Kolasa

dr Dominika Dörre-Kolasa

Kancelaria Raczkowski

Komentarz autorki

dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski

Procesy rekrutacyjne, często inicjowane spontanicznie powinny być w miarę możliwości jak najlepiej przygotowane i przemyślane zarówno od strony organizacyjnej jak i prawnej. Uświadamiając sobie jakiego „modelowego” kandydata poszukujemy możemy ustawić kryteria doboru i w miarę możliwości się ich trzymać.

Pilnujmy, aby komunikacja z kandydatami była otwarta i prowadzona prostym językiem – zwłaszcza klauzula informacyjna powinna swoja treścią odpowiadać rzeczywistości.

Dbajmy o właściwe przygotowanie merytoryczne osób uczestniczących w procesach. Samo wydanie upoważnień do przetwarzania danych nie wystarczy, jak osoby te nie znają zasad przetwarzania, nie znają praw podmiotów danych.

Dbajmy o ograniczenie kręgu osób, które maja dostęp do danych kandydatów do minimum, w miarę możliwości odchodźmy od wewnętrznego krążenia maili z danymi kandydatów, a jak już musimy, korzystajmy z zabezpieczonych hasłami załączników

Świadomie wybierajmy podmioty zewnętrzne, z których usług będziemy korzystać w procesach rekrutacyjnych. Pamiętajmy, że to pracodawca jako administrator powinien decydować o kształcie umowy powierzenia przetwarzania danych i zanim takowa zostanie podpisana należy zbadać i ocenić stosowane przez ten podmiot środki organizacyjno-techniczne a nie odwrotnie.

Po wejściu w życie ustawy o ochronie sygnalistów procesy rekrutacyjne będą mogły być przedmiotem analiz z punktu widzenia ewentualnych działań odwetowych na osobach powiązanych z sygnalistą, a w konsekwencji im lepiej będą prowadzone, tym łatwiej będzie można wykazać obiektywizm po stronie pracodawcy w wyborze kandydatów.

Czytaj więcej

Rekrutacja – jaka treść ogłoszenia i pytania do kandydata

Jakich informacji mogę wymagać od kandydatów w ogłoszeniu rekrutacyjnym?

Trudno jest udzielić odpowiedzi na to pytanie w kilku zdaniach, gdyż to zależy od wielu czynników. Ograniczmy się zatem to kwestii podstawowych.

Pozostało 99% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Płace
Ostatnia taka podwyżka pensji. W przyszłym roku czeka nas rewolucja
Sądy i trybunały
Bezsilność Trybunału rośnie. Uchwała naprawcza Sejmu ponad wyrokiem TK
Konsumenci
Rzecznik generalny TSUE o restrukturyzacji Getin Banku: ocenić musi polski sąd
Podatki
Uparty obdarowany zapłaci podatek, bo nie chciał pokazać wydruku z konta
Materiał Promocyjny
Mapa drogowa do neutralności klimatycznej
Sądy i trybunały
Sędzia, który kradł pendrive'y nadal w zawodzie. Zarabia 10 tys. zł miesięcznie
Podatki
Skarbówka będzie łapać już tylko prawdziwych oszustów