Firmy nie muszą usuwać CV od razu po rekrutacji

Pracodawcy mogą przechowywać dokumenty kandydatów do pracy (np. ich CV) nawet kilka lat – uznał we wtorek Naczelny Sąd Administracyjny.

Publikacja: 21.02.2024 07:16

Firmy nie muszą usuwać CV od razu po rekrutacji

Foto: Adobe Stock

Rozstrzygnięcie jest istotne dla wszystkich firm zatrudniających pracowników. Chodziło o to, czy pracodawcy mogą przechowywać CV po zakończonej rekrutacji ze względu na ewentualne zarzuty kandydatów dotyczące choćby dyskryminacji (np. że przedsiębiorca wybrał na dane stanowisko przykładowo mężczyznę, a nie kobietę).

Sprawa dotyczyła kandydatki aplikującej do pracy w firmie za pomocą jej strony internetowej. Nie przeszła jednak tego procesu pomyślnie. Problem polegał na tym, że przedsiębiorca nie usunął jej danych niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji.

Powoływał się na ochronę przed ewentualnymi roszczeniami kandydatów do pracy przedstawiających zarzut dyskryminacji. Na podstawie zebranych w toku całego procesu dokumentów pracodawca mógłby, w swojej ocenie, wykazać, że nie różnicował aplikujących z powodu np. wieku lub płci.

Kandydatka złożyła skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Organ udzielił z kolei upomnienia pracodawcy za naruszenie art. 5 ust. 1 lit. a i b w związku z art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpodstawne przetwarzanie danych osobowych po zakończeniu rekrutacji).

Firma zaskarżyła decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, który ją uchylił (wyrok z 4 sierpnia 2022 r., sygn. II SA/Wa542/22). W uzasadnieniu wskazał, że przechowywanie danych osobowych kandydatów jest uzasadnione interesem pracodawców i kandydatów do pracy. W razie zarzutów dotyczących dyskryminacji są one bowiem niezbędne do porównania sytuacji aplikujących. Skargę kasacyjną od wyroku WSA złożył prezes UODO.

Czytaj więcej

10 wyroków ważnych dla pracodawców

We wtorkowym rozstrzygnięciu NSA ją oddalił. W ustnych motywach wyroku sędzia sprawozdawca Maciej Kobak wskazał, że przetwarzanie danych osobowych jest uzasadnione wtedy, gdy spełnione zostały konkretne przesłanki.

I tak, po stronie administratora jest cel, dla którego przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne. Co więcej, wspomniana potrzeba wynika z prawnie uzasadnionych interesów, które mają charakter nadrzędny wobec podstawowych praw i wolności osoby, której dotyczą przetwarzane dane.

– W realiach niniejszej sprawy tym celem jest obrona przed przyszłym potencjalnym roszczeniem kandydatki do pracy. Takie działanie jest niezbędne dla jego osiągnięcia – wskazał sędzia Kobak.

Doktor Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski, reprezentująca pracodawcę w sporze, wskazuje, że jest to precedensowy wyrok, ale co istotne, korzystny dla firm.

– Mogą one spać spokojnie, przynajmniej do momentu, w którym nie upłynie termin przedawnienia roszczeń z tytułu naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu, tj. do trzech lat od zakończenia procesu rekrutacji – wskazuje.

Jednocześnie zwraca uwagę na ważny niuans.

– Zakończenie rekrutacji nie zawsze jest równoznaczne z zawarciem umowy z innym kandydatem. Jest wiele sytuacji, w których proces naboru jest wieloetapowy i trwa kilka miesięcy, z kolei aplikujący odpada już na początku. Zatem dla niego rekrutacja zakończyła się wcześniej – przestrzega.

Mecenas podkreśla, że wyrok jest szczególnie istotny, ponieważ pozwala na weryfikację dotychczasowej praktyki UODO.

– Urząd konsekwentnie stał bowiem na stanowisku, że z chwilą zawarcia umowy o pracę z wybranym kandydatem pracodawca ma zniszczyć wszystko, co zebrał o innych aplikujących w procesie rekrutacji – dodaje mec. Dominika Dörre-Kolasa.

Sygn. akt: III OSK 2700/22

Rozstrzygnięcie jest istotne dla wszystkich firm zatrudniających pracowników. Chodziło o to, czy pracodawcy mogą przechowywać CV po zakończonej rekrutacji ze względu na ewentualne zarzuty kandydatów dotyczące choćby dyskryminacji (np. że przedsiębiorca wybrał na dane stanowisko przykładowo mężczyznę, a nie kobietę).

Sprawa dotyczyła kandydatki aplikującej do pracy w firmie za pomocą jej strony internetowej. Nie przeszła jednak tego procesu pomyślnie. Problem polegał na tym, że przedsiębiorca nie usunął jej danych niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji.

Pozostało 84% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów