W codziennej działalności pracodawcy wykorzystują zdjęcia (wizerunki) swoich pracowników – a to w galeriach publikowanych na stronie internetowej, a to w firmowym Intranecie lub w mediach społecznościowych. Jest to jednak legalne pod warunkiem, że pracodawca spełni elementarne warunki. W szczególności nie może tego robić – poza pewnymi wyjątkami – bez uzyskania zgody pracownika.
Taka zgoda musi jednak spełniać trzy podstawowe warunki – ma być dobrowolna, konkretna i złożona w sposób świadomy. Za nielegalne może być uznane przede wszystkim jej wymuszenie. Zgoda jest odpowiednio skonkretyzowana i można ją uznać za wyrażoną świadomie, jeżeli spełnia wymogi RODO w zakresie określenia celów, do których pracodawca będzie wykorzystywał wizerunek, np. do udostępnienia w wewnętrznej sieci Intranet, oraz będzie się ograniczała tylko do pozyskania i przetwarzania niezbędnej liczby zdjęć.
Są sytuacje, gdy wykorzystanie wizerunku pracownika jest niezbędne do prawidłowego wykonywania przez niego obowiązków. Chodzi m.in. o użycie zdjęć w identyfikatorach lub innych elementach kontroli dostępu, gdy ze względów bezpieczeństwa konieczna jest identyfikacja pracownika albo gdy wykorzystanie zdjęcia jest konieczne ze względu na specyfikę pracy lub charakter wykonywanej działalności (np. w usługach ochroniarskich). Pracodawca nie musi wówczas uzyskać pisemnej zgody pracownika na korzystanie z wizerunku.
Poza legalnością korzystania z wizerunku ważny jest także sposób korzystania z niego. Nie może on naruszać dóbr osobistych pracownika, w szczególności godności czy prawa do prywatności. Do takiego naruszenia mogłoby dojść w sytuacji, gdyby pracodawca np. umieścił zdjęcie pracownika w dwuznacznym kontekście albo wykorzystał je w sposób ośmieszający go.
Inną sprawą jest też rozpowszechnianie wizerunku, a więc udostępnianie go publicznie nieokreślonej liczbie odbiorców. Tu, zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych, konieczne może się okazać uzyskanie zezwolenia. Zamieszczenie zdjęcia pracownika w Intranecie, czyli wewnętrznej sieci firmowej, nie jest uznawane za rozpowszechnianie wizerunku zgodnie z tą ustawą, więc odrębne zezwolenie pracownika nie jest konieczne. Będzie jednak niezbędne, gdy dostęp do Intranetu mają też inne osoby, np. pracownicy podmiotów współpracujących z pracodawcą.
