Wirtualne biuro to wspólny dla wielu firm adres, podawany jako siedziba w kontaktach z kontrahentami i urzędami. Może być interesującą i często korzystną cenowo propozycją dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy rozpoczynają działalność i nie potrzebują własnych, samodzielnych lokali. Jest jednak jedno ale.

– Ten, kto ma firmę w wirtualnym biurze albo współpracuje z takim przedsiębiorcą, musi się liczyć z większym zainteresowaniem urzędu skarbowego – przestrzega Beata Hudziak-Nagórska, doradca podatkowy, partner zarządzający w kancelarii 8Tax.

Czytaj także: Monika Pogroszewska - Wirtualne biura nie podobają się fiskusowi?

O ryzyko problemów z fiskusem zapytała nas czytelniczka. Ma mieszkanie do wynajęcia. Zgłosił się do niej księgowy, który chce świadczyć w nim swoje usługi. Planuje też zrobić z lokalu wirtualne biuro i rejestrować w nim firmy klientów.

- Czy prowadzenie firmy w takim wirtualnym biurze jest legalne? – pyta czytelniczka.

Przepisy nie zmuszają i nie zabraniają

– Legalne. Żaden przepis nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku posiadania własnej, samodzielnej siedziby. Nie zabrania też współpracy z firmą, która dzieli adres z innymi – mówi Piotr Świniarski, adwokat, właściciel kancelarii podatkowej. – Nie zmienia to jednak faktu, że tam, gdzie się pojawia wirtualne biuro, fiskus od razu nabiera podejrzeń.

Dlaczego? Skarbówka uważa, że wspólne siedziby są wykorzystywane do wyłudzania zwrotów VAT oraz innych podatkowych oszustw. Przestrzegała zresztą przed nimi w wydanym w zeszłym roku dokumencie określającym zasady kontroli VAT-owskich rozliczeń.

Weryfikacja kontrahentów

Znajdziemy w nim opis działań, które świadczą o dochowaniu przez przedsiębiorcę należytej staranności w relacjach handlowych. Ich podjęcie powinno zabezpieczyć go przed wplątaniem w VAT-owskie oszustwa.

Czytamy tam, że należy zwrócić uwagę na transakcje z kontrahentami, którzy posiadają siedzibę pod adresem, gdzie brak oznak prowadzenia działalności gospodarczej.

Autopromocja
Subskrybuj nielimitowany dostęp do wiedzy

Unikalna oferta

Tylko 5,90 zł/miesiąc


WYBIERAM

W sytuacji gdy kontrahent jako adres siedziby (lub prowadzenia działalności gospodarczej) wskazał miejsce, pod którym mieściło się jedynie tzw. wirtualne biuro świadczące usługi udostępnienia adresu dla celów rejestracyjnych, mogą istnieć uzasadnione wątpliwości co do jego wiarygodności (gdy posługiwanie się wirtualnym biurem nie było adekwatne do skali jego działalności).

Wiarygodność kontrahenta jest wątpliwa również wtedy, gdy podaje jako siedzibę miejsce, które pozostaje w oczywistej sprzeczności ze skalą lub rodzajem jego działalności. Zawarcie z nim transakcji może wskazywać na brak dochowania należytej staranności przez przedsiębiorcę – podkreśla skarbówka.

– Fiskus ma złe doświadczenia w takich sprawach. Jak ktoś bowiem potrzebował np. 20 spółek do wyłudzania VAT, to zakładał je właśnie w wirtualnych biurach – mówi Piotr Świniarski.

– Na kontrolach urzędnicy w pierwszej kolejności sprawdzają transakcje z firmami bez własnej siedziby. I często automatycznie kwestionują otrzymane od nich faktury, np. odmawiając odliczenia z nich VAT – dodaje Beata Hudziak-Nagórska.

Fiskus próbuje też utrudnić powstawanie firm, które chcą działać pod wirtualnymi adresami. I odmawia często ich rejestracji, z czym zgadzają się sądy.

Trzeba się liczyć z wizytą w urzędzie

Wróćmy jednak do pytania czytelniczki. Czy ona też może mieć kłopoty z fiskusem, jeśli się okaże, że zarejestrowane w jej mieszkaniu firmy są kontrolowane?

– Nie powinna, bo przecież wynajmuje tylko lokal na działalność księgową. Nie współpracuje z firmami, które będą w nim rejestrowane. Niewykluczone jednak, że w razie kontroli może być wzywana do urzędu. Nawet kilka lat po zakończeniu wynajmu – mówi Piotr Świniarski.

Co jest potrzebne do rejestracji?

Sędziowie po stronie urzędników

Sędziowie po stronie urzędników Wyroki w sprawie firm działających pod wirtualnymi adresami nie są korzystne dla podatników. Potwierdza to najnowsze orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego (z 13 listopada 2019 r., sygn. I FSK 1363/17). Dotyczy odmowy zarejestrowania jako podatnika VAT oraz VAT UE. Sąd uznał, że podanie we wniosku o rejestrację jako siedziby spółki adresu wirtualnego biura nie spełnia formalnych wymogów. W ocenie NSA wirtualne biuro nie jest adresem siedziby spółki. Nie może nim być adres do doręczeń podany przez skarżącą firmę. Jak podkreślił sędzia NSA Janusz Zubrzycki, za siedzibę nie może być uznany adres udostępniony wielu firmom do celów rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, gdzie faktycznie nie prowadzi się żadnej działalności, w tym nie funkcjonuje zarząd. 

NSA odwołał się do swojego wcześniejszego wyroku (z 26 sierpnia 2015 r., sygn. I FSK 112/15), z którego wynika, że przez adres siedziby podatnika podany dla celów zgłoszenia rejestracyjnego w formularzu VAT-R należy uznać adres zawierający co najmniej nazwę miejscowości i ulicy, numer budynku oraz lokalu, w którym faktycznie funkcjonuje zarząd przedsiębiorstwa i zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania. 

—olat