Czy rozliczenie przez nabywcę kompensaty, z uwzględnieniem kwoty obniżki wynikającej z faktury korygującej, może być dowodem potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę?

Organy podatkowe akceptują to, że potwierdzenie odbioru faktur korygujących może stanowić także dokumentacja dotycząca kompensaty (np. porozumienie w sprawie kompensaty, pismo kontrahenta o kompensacie), jeżeli informacja o fakturze korygującej jest wymieniona w tych dokumentach. W takim przypadku można bowiem przyjąć, że kontrahent otrzymał fakturę korygującą (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR; interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 marca 2015 r., ILPP1/443-1186/14-2/AI).

Formą potwierdzenia odbioru faktury korygującej mogą być również:

- złożenie sprzedawcy przez kontrahenta propozycji potrącenia wzajemnych należności – w formie e-mailowej, faksem, kurierem bądź tradycyjną drogą pocztową – ze szczegółowym wskazaniem danych umożliwiających identyfikację faktur korygujących będących przedmiotem potrącenia (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 października 2014 r., ILPP2/443-720/14-2/MN),

- przyjęcie przez kontrahenta złożonej mu przez sprzedawcę propozycji potrącenia wzajemnych należności – w formie e-mailowej, faksem, kurierem bądź tradycyjną drogą pocztową – ze szczegółowym wskazaniem danych umożliwiających identyfikację faktur korygujących będących przedmiotem potrącenia (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 października 2014 r., ILPP2/443-719/14-2/AK).

Uwaga! Te formy potwierdzenia mogą dotyczyć zarówno faktur papierowych, jak i faktur elektronicznych.

Czy otrzymanie potwierdzenia od firmy kurierskiej, że przesyłka zawierająca korektę faktury została odebrana przez klienta, lub wydruk z systemu śledzenia przesyłek kurierskich potwierdzający dostarczenie przesyłki do klienta potwierdzają odbiór faktury korygującej?

Organy podatkowe akceptują to, że otrzymanie potwierdzenia ze strony internetowej firmy kurierskiej, że przesyłka zawierająca korektę faktury została odebrana przez klienta, a także wydruk z systemu śledzenia przesyłek kurierskich potwierdzający dostarczenie przesyłki do klienta mogą stanowić potwierdzenie odbioru faktury korygującej i podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 2 października 2014 r., IPPP1/443-819/14-4/Igo).

Uwaga! Z oczywistych powodów nie może to dotyczyć faktur elektronicznych.

Autopromocja
Historia Uważam Rze

Teraz z darmową dostawą i e‑wydaniem gratis!

ZAMÓW

Czy otrzymanie faksem kopii faktury korygującej podpisanej przez nabywcę może być dowodem potwierdzającym otrzymanie przez niego faktury korygującej?

Tak.

Otrzymanie faksem kopii faktury korygującej podpisanej przez nabywcę może stanowić dowód potwierdzający otrzymanie przez niego faktury korygującej (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR; interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 11 lutego 2015 r., IPTPP4/443-822/14-4/BM).

Uwaga! Formalnie rzecz biorąc, rozwiązanie to nie nadaje się do faktur elektronicznych. Jednak nie ma przeszkód, aby nabywca wydrukował fakturę elektroniczną (jeżeli format e-faktury to umożliwia) i przesłał sprzedawcy faksem podpisany wydruk tej faktury.

Czy otrzymanie skanu lub zdjęcia faktury korygującej podpisanej przez nabywcę jako załącznika do wiadomości e-mail może potwierdzać otrzymanie przez niego faktury korygującej? Czy na tej podstawie sprzedawca ma prawo obniżyć VAT należny?

Tak.

Otrzymanie skanu lub zdjęcia faktury korygującej podpisanej przez nabywcę przesłanego przez kupującego jako załącznik do poczty e-mail może stanowić dowód potwierdzający otrzymanie przez niego faktury korygującej (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR).

Uwaga! Jeżeli format e-faktury to umożliwia, to nie ma przeszkód, aby nabywca wydrukował fakturę elektroniczną i przesłał sprzedawcy skan lub zdjęcie podpisanego wydruku.

Spółka doręczyła powiatowi – nabywcy – fakturę korygującą. Na potwierdzenie tego ma jej egzemplarze ze stosowną prezentatą starostwa powiatowego. Po kilku dniach starostwo odesłało spółce fakturę korygującą. Czy odesłanie faktury korygującej uniemożliwia spółce obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę wynikającą z faktury korygującej?

Skoro spółka ma dokument z prezentatą starostwa powiatowego potwierdzającą odbiór faktury korygującej przez powiat, to znaczy, że jest w posiadaniu potwierdzenia odbioru faktury korygującej i może pomniejszyć podstawę opodatkowania i podatek należny o kwoty wynikające z tej faktury korygującej (oczywiście jeśli jakieś inne czynniki się temu nie sprzeciwiają – z pytania nie wynika, dlaczego starostwo odesłało korektę faktury).

Można przyjąć, że faktura korygująca została doręczona do nabywcy (powiatu), a spółka ma potwierdzenie jej odbioru. Nie ma tu znaczenia okoliczność, że nabywca odesłał spółce fakturę korygującą (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 23 kwietnia 2015 r., IBPP3/4512-100/15/EJ).

Doświadczenia spółki wskazują, że niewiele osób fizycznych nieprowadzących działalności odsyła podpisane korekty. Potwierdzeniem wysłania takiej faktury listem zwykłym byłby odpowiedni wpis w książce nadawczej spółki. Z posiadanej przez spółkę dokumentacji będzie wynikać, że nabywca usługi wie, iż transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w wysłanej fakturze korygującej. Będą to w szczególności podpisane aneksy do umów przyznające określoną kwotę rabatu. Czy doręczenie faktury korygującej osobie fizycznej nieprowadzącej działalności zwykłym listem uprawnia sprzedawcę do pomniejszenia podatku należnego?

Organy podatkowe przyjmują, że wysłanie faktury korygującej do osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej listem zwykłym nie jest wystarczającym dowodem dokumentującym próbę doręczenia faktury korygującej. Nawet jeśli wysyłka jest odnotowana w książce nadawczej (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 28 marca 2014 r., IPPP2/443-79/14-4/KOM).

Aby móc obniżyć podatek należny, spółka powinna wysyłać te listy za zwrotnym potwierdzeniem odbioru albo na fakt otrzymania korekty faktury powinny wskazywać dokumenty zapłaty.

Jak długo należy przechowywać dowody potwierdzające odbiór faktury korygującej?

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 in principio ustawy o VAT).

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 ordynacji podatkowej).

Bieg terminu przedawnienia może ulec zawieszeniu albo przerwaniu, a to skutkuje przedłużeniem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Oznacza to, że dowody potwierdzające doręczenie faktury korygującej nabywcy powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 12 sierpnia 2014 r., IPPP1/443-575/14-2/AS), tj. generalnie przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Uwaga! Chodzi tu o termin płatności VAT wynikający z deklaracji VAT-7 (VAT-7K albo VAT-7D), w której podatnik pomniejsza podstawę opodatkowania lub podatek należny.

Przykład

30 października 2015 r. spółka ABC (sprzedawca) wystawiła fakturę korygującą z tytułu udzielenia rabatu potransakcyjnego i wysłała ją listem poleconym. Nabywca otrzymał fakturę korygującą 19 listopada 2015 r., co potwierdza data na tzw. żółtej zwrotce. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej (żółtą zwrotkę) spółka ABC otrzymała:

wariant I:

26 listopada 2015 r.

Spółka pomniejszyła podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego w deklaracji VAT-7 za listopad 2015 r. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej, tak jak i samą fakturę korygującą spółka ABC powinna przechowywać do upływu terminu przedawnienia, tj. do 31 grudnia 2020 r. (jeżeli bieg terminu przedawnienia nie ulegnie przerwaniu lub zawieszeniu).

wariant II:

8 stycznia 2016 r.

Spółka pomniejszyła podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego w deklaracji VAT-7 za styczeń 2015 r. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej, tak jak i samą fakturę korygującą spółka ABC powinna przechowywać do upływu terminu przedawnienia, tj. do 31 grudnia 2021 r. (jeśli bieg terminu przedawnienia nie ulegnie przerwaniu lub zawieszeniu).

Czy konieczne jest posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej na plus, tj. zwiększającej podstawę opodatkowania lub kwotę podatku?

Przepisy o VAT nie wymagają posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej na plus. Podatnik może natomiast z innych powodów (np. windykacji) rozważyć, aby takie potwierdzenie uzyskiwać.

Uwaga! Przepisy o VAT nie wymagają od sprzedawcy posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, gdy faktura korygująca nie wpływa na wysokość podstawy opodatkowania lub kwoty podatku (np. korekta dotyczy pomyłki w adresie nabywcy lub sprzedawcy).

Jakie dokumenty potwierdzają, że kontrahent ma wiedzę o warunkach rozliczenia transakcji po korekcie?

Warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się m.in. jeśli nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej (zob. art. 29a ust. 15 pkt. 4 in principio ustawy o VAT).

Ustawa o VAT nie przewiduje także rodzaju dokumentacji potwierdzającej, że nabywca ma wiedzę o warunkach realizacji transakcji wynikających z korekty (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR).

Moim zdaniem można mówić, że nabywca towaru lub usługobiorca ma takie informacje, np. w sytuacji, gdy przed wystawieniem faktury korygującej:

- nabywca został powiadomiony o udzieleniu rabatu potransakcyjnego lub podpisano w tym zakresie stosowne porozumienie,

- strony podpisały protokół zwrotu towarów.

Z kolei Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 29 czerwca 2015 r. (IPPP2/4512-326/15-2/RR) wskazała, że jako podstawę dla uzyskania potwierdzenia, że kontrahent ma wiedzę o warunkach rozliczenia transakcji po korekcie, można przyjąć:

- wyciąg z rachunku bankowego sprzedawcy zawierający przelewy przychodzące lub potwierdzenie otrzymania przelewu, z których to dokumentów wynika, że kontrahent zapłacił za usługi z uwzględnieniem wystawionej przez spółkę faktury korygującej,

- wyciąg z rachunku bankowego sprzedawcy zawierający przelewy wychodzące lub potwierdzenie dokonania przelewu przez sprzedawcę, z których to dokumentów wynika, że sprzedawca zwrócił kontrahentowi kwotę wynikającą z faktury korygującej,

- potwierdzenie rozrachunków (sald), z których wynika ujęcie faktury korygującej przez nabywcę w jego księgach,

- korespondencję z klientem (np. wiadomości elektroniczne, w których klient wskazuje numer rachunku bankowego do zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia), z której wynika, że ma on informacje o rozliczeniu transakcji na zasadach obowiązujących po korekcie.

Jednak wskazany katalog dowodów potwierdzających, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, iż transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, jest otwarty.

Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy