Dodatki za zdalną pracę bez podatku. Byleby nie za wysokie

Fiskus może zakwestionować rekompensaty za zużyty w czasie pracy w domu prąd czy internet, jeśli będą oderwane od rzeczywistości.

Publikacja: 24.03.2023 07:17

Dodatki za zdalną pracę bez podatku. Byleby nie za wysokie

Foto: Adobe Stock

Firmy intensywnie przygotowują się na nowe, wchodzące 7 kwietnia br., zasady rozliczania pracy zdalnej. Jeden z dylematów, jaki muszą rozwiązać, to sposób wyliczenia nieopodatkowanych dodatków dla pracowników. Eksperci przestrzegają przed wolnoamerykanką.

– Rekompensaty nie mogą być dowolne. Muszą odzwierciedlać rzeczywistość, inaczej fiskus może je zakwestionować – mówi Artur Kowalski, doradca podatkowy w kancelarii AK-TAX.

– Jeśli dodatki nie będą adekwatne do ponoszonych w czasie pracy w domu kosztów, skarbówka uzna je za formę wynagrodzenia, które powinno być opodatkowane – potwierdza Piotr Juszczyk, doradca podatkowy w InFakt.

Przypomnijmy, że zgodnie z nowymi regulacjami pracownikowi na home office trzeba zapewnić odpowiednie materiały i narzędzia. Pracodawca musi też pokryć koszty pracy w domu, przede wszystkim energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych. Zatrudniony może wykorzystywać do pracy na odległość własny sprzęt (np. komputer czy telefon). Przysługuje mu za to pieniężny ekwiwalent. Pracodawca może także wypłacać załodze ryczałty, odpowiadające przewidywanym kosztom home office.

Czytaj więcej

Dodatki dla pracujących zdalnie są i będą bez podatku

Z przepisów o pracy zdalnej wynika też, że to, co pracownicy dostaną od firmy (ekwiwalenty, ryczałty, narzędzia, zwrot kosztów), nie jest ich przychodem. Nie muszą więc przejmować się podatkiem.

– Fiskus może jednak ten przychód naliczyć, jeśli rekompensaty okażą się wyższe niż koszty zdalnej pracy. Oznaczałoby to korekty rozliczeń i konieczność zapłaty podatku – ostrzega Artur Kowalski.

Jak wyliczyć kwoty dodatków dla pracowników, aby skarbówka ich nie zakwestionowała? Nowe przepisy stanowią, że „przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.

– Pracodawca musi więc razem z pracownikiem sporządzić kosztorys, z którego jasno wynika, w jaki sposób określono wysokość rekompensaty. Przykładowo, da się wyliczyć wydatki na prąd, jeśli znamy cenę za kWh energii i wiemy, ile jej zużywa wykorzystywany przez osiem godzin dziennie komputer. Jeśli pracownik sam go sobie kupił, pracodawca też powinien mu to zrekompensować, np. przyznając miesięczny dodatek w wysokości odpisu amortyzacyjnego, jaki nalicza się dla tego rodzaju sprzętu – tłumaczy Piotr Juszczyk.

– Przy rozliczaniu kosztów domowego internetu należy przyjąć jakąś proporcję, wiadomo przecież, że nie jest wykorzystywany tylko do celów służbowych – przestrzega Artur Kowalski.

Jakie kwoty nie wzbudzą podejrzeń skarbówki? – Każda sytuacja jest inna, wydaje się jednak, że fiskus nie będzie się szczegółowo przyglądać ryczałtom czy ekwiwalentom w wysokości 100–200 zł miesięcznie. Wyższe mogą już go zainteresować – mówi Artur Kowalski.

– Ustalenie prawidłowych i bezpiecznych zasad przyznawania dodatków dla osób pracujących poza firmą stanowi nie lada wyzwanie dla pracodawców. Warto jednak o to zadbać, dobry regulamin pracy zdalnej może nam służyć przez lata. I zabezpieczyć przed niepotrzebnymi sporami z fiskusem – podsumowuje Piotr Juszczyk.

Czytaj więcej

Praca zdalna: ile pracodawca dołoży do rachunku za prąd

Firmy intensywnie przygotowują się na nowe, wchodzące 7 kwietnia br., zasady rozliczania pracy zdalnej. Jeden z dylematów, jaki muszą rozwiązać, to sposób wyliczenia nieopodatkowanych dodatków dla pracowników. Eksperci przestrzegają przed wolnoamerykanką.

– Rekompensaty nie mogą być dowolne. Muszą odzwierciedlać rzeczywistość, inaczej fiskus może je zakwestionować – mówi Artur Kowalski, doradca podatkowy w kancelarii AK-TAX.

Pozostało 91% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Podatki
Sprzedali odziedziczone mieszkanie. Zapędy fiskusa musiał zastopować sąd
Zawody prawnicze
Czystki w krakowskich prokuraturach. To ewenement w skali całego kraju
Sądy i trybunały
Pracownicy sądów i prokuratur przedstawili swoje żądania Bodnarowi
Zadania
Zielona rewolucja w polskich miastach. Muszą stworzyć plany klimatyczne
Materiał Promocyjny
Jakie są główne zalety systemów do zarządzania zasobami ludzkimi?
Sądy i trybunały
Ujawniono drugi przypadek inwigilowania Pegasusem sędziego w Polsce
Prawo karne
Polak skazany na dożywocie w Kongu jest już na wolności