Dokumenty podatkowe trzeba przechowywać do upływu terminu przedawnienia

Zgodnie z art. 32 i 86 ordynacji podatkowej, płatnicy (podatnicy) i inkasenci są obowiązani przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania.

Co do zasady, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Innymi słowy, zobowiązanie podatkowe (np. w VAT), którego termin płatności przypada 25 marca 2013 roku, ulegnie przedawnieniu dopiero z końcem 2018 roku.

W praktyce oznacza to, że w ciągu prawie sześciu lat od zaistnienia zdarzenia wywołującego konsekwencje podatkowe, podatnicy zobowiązani są do przechowywania dokumentacji w tym zakresie. Oznacza to również, że w tym terminie możemy się spodziewać kontroli lub czynności sprawdzających ze strony urzędu skarbowego.

Podobne terminy są w odniesieniu do przechowywania dokumentów. Co do zasady, dokumenty należy przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązań. Możemy więc tutaj zauważyć zbieżność dwóch terminów – przedawnienie zobowiązania i czas przechowywania dokumentacji.

Ma to zagwarantować podatnikom, ale również organom podatkowym, możliwość kontroli dokumentacji w całym okresie biegu przedawnienia. Te same, co do zasady, terminy pozwalają uniknąć sytuacji, gdzie urząd skarbowy chciałby dokonać kontroli za okres, który jeszcze nie uległ przedawnieniu, ale nie byłoby to możliwe, ze względu na brak obowiązku po stronie podatnika do gromadzenia dokumentacji w tym zakresie.

Utrudnione byłoby wówczas określenie poprawności rozliczeń podatkowych, ustaleń wysokości zobowiązań czy też podstaw do dokonania zwrotu podatku na rzecz podatnika.

Zgodnie z art. 11 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być, co do zasady, prowadzone przez jednostkę, a więc przez podmiot, którego rozliczenia (i księgi rachunkowe) dotyczą.

Można powierzyć

Prowadzenie ksiąg można jednak powierzyć innemu przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie, w tym również podmiotowi z innego państwa członkowskiego (wprowadzając tę możliwość, ustawodawca, w pewnym sensie, „wyraził zgodę" na korzystanie z instytucji „Shared Service Center", z której chętnie korzystają międzynarodowe przedsiębiorstwa).

W przypadku, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, należy o tym powiadomić właściwy urząd skarbowy, wskazując adres, pod którym są przechowywanie księgi jednostki.

Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. odnoszącego się m.in. do sposobu przechowywania faktur, podatnicy mający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, gdy faktury są przechowywane poza terytorium kraju, ale w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur. Istotny jest zatem sposób przechowywania dokumentacji (w skład której wchodzą również faktury VAT).

W rozporządzeniu tym podatnicy zostali zobowiązani do przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Różne podejścia

Jeśli weźmie się pod uwagę okres, przez jaki podatnicy zobowiązani są przechowywać dokumentację, to pojawia się problem natury czysto technicznej. Gdzie to wszystko schować? Jeszcze do niedawna wiązało się to z organizacją dodatkowych przestrzeni magazynowych, szeregami szaf i półek pełnych segregatorów, do których przez większość okresu biegu przedawnienia nikt nie zaglądał.

W ciągu kilku ostatnich lat możemy zaobserwować duży nacisk podatników na to, by podejście władz skarbowych w tym zakresie było bardziej liberalne. Żyjąc w czasach niemal pełnej automatyzacji i wszechobecnych nowinek technologicznych, standardowa archiwizacja dokumentacji (tzn. w formie papierowej) wydaje się przestarzała, nieużyteczna, a przede wszystkim nieopłacalna.

W początkowej fazie organy podatkowe dosyć sceptycznie podchodziły do tego rozwiązania – podatnik zobowiązany był do przechowywania wszelkiej dokumentacji w formie papierowej. Zwłaszcza w przypadku VAT, w sytuacji gdy ubiegał się o zwrot podatku, prawo do jego zwrotu (a wcześniej prawo do jego odliczenia) przysługiwało mu wyłącznie na podstawie papierowej, co więcej, oryginalnej faktury.

To samo dotyczy dokumentacji transportowej, będącej podstawą do zastosowania stawki zero proc. VAT w przypadku dostawy towarów na terytorium innego kraju Unii lub poza nią. I tak, przez wiele lat, podatnicy byli zobowiązani do przechowywania w swoich szafach oryginalnych dokumentów, wydawanych przez firmy transportowe czy władze celne (dokumenty CMR, SAD).

Nieposiadanie papierowej wersji dokumentu kończyło się w większości przypadków brakiem możliwości np. zastosowania preferencyjnej stawki VAT (zero proc.), czy pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony w przypadku zakupów czy importu towarów (przykładowo, interpretacje Izby Skarbowej w Pozna- niu z 21 września 2010 r., ILPP2/ 443-972/10-2/AK i ILPP2/ 443-972/ 10-3/AK; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 3 sierpnia 2010 r., IPPP3-443-447/10-4/JF).

Sądy są jednak w tym zakresie bardziej liberalne i kierują się praktycznymi przesłankami sposobu archiwizacji. Co więcej, twierdzą, że obowiązujące przepisy w żaden sposób nie ograniczają podatników do sposobu przechowywania dokumentacji, bez względu na to, w jakiej formie są one wystawiane lub otrzymywane.

Przykładowo, Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 11 stycznia 2011 r. (I SA/Wr 1195/10) stwierdził, że „z przepisu § 21 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwrotu VAT nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT, związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia".

Sąd podkreślił, że: „literalne odczytanie tego zapisu nie prowadzi zaś do konkluzji, że skoro została wystawiona faktura w określonej formie papierowej, to w tej samej formie musi być też przechowywana jej kopia.

W konsekwencji faktury wystawione w postaci elektronicznej mogą być przechowywane w elektronicznym systemie księgowym". Takie samo stanowisko zostało przedstawione przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku, który w wyroku z 5 stycznia 2011 r. (I SA/Gd 1075/10) stwierdził, że „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia »mieszanego« systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne".

Warto się więc zastanowić, czy wprowadzenie elektronicznego archiwum nie będzie dla spółki lepszym rozwiązaniem, a przy tym nadal umożliwiającym spełnienie obowiązków wynikających zarówno z przepisów podatkowych, jak i z ustawy o rachunkowości.

Odpowiada podatnik

Pomimo prowadzenia dokumentacji związanej z rozliczeniami (m.in.) podatkowymi spółki przez podmiot trzeci (bez względu na to, czy znajduje się on na terytorium kraju, czy też poza jego granicami), odpowiedzialność za ich jakość nadal spoczywa na kontrolowanym podatniku.

Zarówno władze skarbowe, jak i sądy administracyjne są zgodne w tym zakresie i uważają, że odpowiedzialność za przechowywanie, jakość oraz rzetelność prowadzonych ksiąg i dokumentacji, będącej podstawą rozliczeń podatkowych spoczywa na podatniku (płatniku lub inkasencie).

Już w wyroku z marca 2006 r. Naczelny Sąd Administracyjny (II FSK 306/05) orzekł, że „to podatnik powinien posiadać w swojej dokumentacji dowody potwierdzające rzetelność deklarowanych podstaw opodatkowania, a w odniesieniu do kosztów nie tylko fakt ich poniesienia, ale i dokonania w celu uzyskania przychodów (...).

Podatnik stosownie do przepisów ustawy o rachunkowości (...) obowiązany jest posiadać dowody trwałe, umożliwiające sprawdzenie poprawności i rzetelności zapisów księgowych".

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z 23 marca 2010 r. (I SA/Bd 12/ 10)

zauważył, że „w sytuacji utraty przez podatnika dokumentacji podatkowej, którą powinien na stałe przechowywać w siedzibie swojej działalności, a w przypadku odstąpienia od tego rygoru, wobec ewentualnej konieczności jej przemieszczenia, powinien objąć szczególnie starannym nadzorem (z uwagi na skutki jej utraty)".

Ponadto, jak dalej czytamy w tym wyroku, „obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej oraz jej odtwarzania w celach dowodowych w przypadku jej utraty ciąży na podatniku, a w przypadku stwierdzenia przez organ podatkowy, w ramach toczącego się postępowania, zwłoki w tym zakresie, skutkującej trudnościami w pozyskaniu stosownych duplikatów utraconych dokumentów, nie przeradza się w obowiązek ciążący na tym organie".

W tym zakresie sądy przyjęły jednolite i jasne stanowisko – to podatnicy odpowiedzialni są za swoje rozliczenia i to oni powinni dopilnować, aby ewidencje z tym związane były prowadzone oraz przechowywane zgodnie z obowiązującymi zasadami (zarówno jeżeli chodzi o sposób ich przechowywania, jak i ich czas). Taki pogląd został wyrażony m.in. w: wyroku NSA z 14 marca 2008 r. (I FSK 447/07), wyroku NSA z 30 lipca 2009 r. (I FSK 1291/08), czy wyroku NSA z 30 lipca 2009 r. (I FSK 1287/08).

Nie tylko faktury

Podmiot przechowujący dokumenty powinien pamiętać, że nie tylko faktury dokumentujące daną transakcję powinny być przechowywane. Obowiązek ten dotyczy wielu innych dokumentów, które dotyczą konkretnych czynności, mających wpływ na rozliczenia podatkowe. Przykładowo, mając na uwadze przepisy ustawy o VAT, poza fakturami, podatnicy zobowiązani są również do przechowywania:

- wszelkiej dokumentacji transportowej (takiej jak CMR, SAD, komunikaty IE 599, PZC), na podstawie której mieli prawo zastosować stawkę zero proc. VAT,