Poza zakładem
Określenie „stale" odnosi się więc do regularnego wykonywania typowych zadań etatowca, a ryczałt można stosować do osób, które wykonują część obowiązków w firmie, np. czynności przygotowawcze lub sprawozdawcze akwizytora, pobór narzędzi pracy, pobór materiałów. Nie można natomiast rozliczyć ryczałtem podwładnych, którym jedynie czasowo, przejściowo powierzono wykonywanie pracy poza zakładem.
Przy rozliczaniu nadgodzin ryczałtem nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Prowadzi się natomiast pozostałe elementy ewidencji czasu pracy (art. 149 § 2 k.p.).
Zasady przyznawania i obliczania ryczałtu powinny zostać określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a w mniejszych firmach – w umowie o pracę. Należy jednak unikać umieszczania w kontrakcie dokładnych kwot ryczałtu, bez opisu reguł jego obliczania czy zmniejszania. Gdy bowiem dojdzie do zawyżenia liczby nadgodzin lub etatowiec nie przepracuje całego miesiąca, firma musiałaby wypłacić ryczałt we wskazanej wysokości, a zmniejszenie wiązałoby się z zawarciem porozumienia zmieniającego albo wypowiedzeniem warunków umowy.
Ryczałt należy wyraźnie wyodrębnić od innych składników wynagrodzenia. Nie można przyjąć, że zawiera się np. w premii, dodatku funkcyjnym czy wynagrodzeniu zasadniczym (wyrok SN z 12 stycznia 2001 r., II PK 129/10). Rozlicza się go w okresie rozliczeniowym.
Jakie limity
Ustalając wysokość ryczałtu, trzeba oszacować przewidywaną liczbę nadgodzin oraz obliczyć wysokość wynagrodzenia z dodatkiem za godzinę nadliczbową. Pierwsza wartość powinna być zbliżona do rzeczywistego wymiaru nadgodzin i uwzględniać dopuszczalny w nich limit pracy. Oznacza to, że maksymalny miesięczny ryczałt nie może przekraczać 1/12 rocznego pułapu nadgodzin. Dopuszczalne jest przy tym założenie, że firma zwiększy próg wynikający z art. 151 § 4 k.p.
Maksymalny ryczałt przedstawia się więc następująco:
