Co zrobić z odnalezioną po miesiącach fakturą VAT

Podczas porządkowania samochodu czy biurka przedsiębiorcom zdarza się odnaleźć dokumenty kosztowe sprzed kilku miesięcy. Czy można je jeszcze zaksięgować? Szkoda tracić szansę na obniżenie podatku.

Aktualizacja: 22.09.2018 16:55 Publikacja: 22.09.2018 07:00

Co zrobić z odnalezioną po miesiącach fakturą VAT

Foto: AdobeStock

Rozliczając faktury kosztowe, także te zaległe, należy uwzględnić zarówno przepisy ustawy o VAT, jak i ustawy o PIT. Zaksięgowanie dokumentów odnalezionych z opóźnieniem jest możliwe. Wymaga jednak szczególnej uwagi, aby nie wkradł się błąd.

Czytaj także: Prawo do odliczenia VAT z otrzymanej faktury - kiedy się przedawnia

PROBLEM 1. Księgowanie odnalezionej faktury kosztowej w VAT

Odliczenie VAT z odnalezionej faktury jest możliwe jeśli zakup:

- służył działalności opodatkowanej,

- jest prawidłowo udokumentowany, czyli faktura zawiera dane wymagane przepisami (m.in. określenie nabywcy i sprzedawcy, stawkę i kwotę VAT, wartość sprzedaży).

Jednak to, czy zaksięgowanie będzie wymagało cofnięcia się do wcześniejszych okresów zależy od momentu, kiedy faktura po raz pierwszy trafiła do przedsiębiorcy.

Z poprzedniego miesiąca...

Odliczenie naliczonego VAT z faktury zakupowej przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej, niż w dacie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (miesiącach lub kwartałach, w zależności od zadeklarowanego w urzędzie sposobu rozliczania VAT). Gdy fakturę otrzymano w miesiącu poprzednim, za który złożono już deklarację VAT i JPK_VAT, można ująć ją w rejestrze zakupów VAT w bieżącym miesiącu, ponieważ nie minęły jeszcze ustawowe dwa okresy rozliczeniowe.

Przykład

Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W sierpniu otrzymał fakturę kosztową, ale przez natłok obowiązków zapomniał ją zaksięgować. Odnalazł dokument dopiero we wrześniu. Czy może go ująć w rejestrze zakupów VAT?

Tak, podatnik może ująć fakturę zakupu w rejestrze zakupów VAT za wrzesień (a nawet październik), ponieważ odliczenie VAT przysługuje w dacie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy.

... albo wcześniejsze

Kiedy od daty pierwotnego otrzymania faktury upłynęły więcej niż dwa okresy rozliczeniowe, przedsiębiorca nie traci bezwzględnie szansy na odliczenie VAT. Mimo że ustawowy okres minął, VAT z faktury odnalezionej po dwóch miesiącach/kwartałach wciąż można odliczyć. Wymaga to jednak cofnięcia się do okresu pierwotnego, a następnie sporządzenia korekt deklaracji VAT-7/VAT-7K oraz korekt JPK_VAT, a następnie ponownego ich wysłania.

Uwaga! Odliczenie VAT od zakupów jest prawem podatnika. Jeśli przedsiębiorca nie chce korygować złożonych wcześniej deklaracji, nie musi korzystać z odliczenia VAT z zaległej faktury. Oczywiście dotyczy to wyłącznie faktur kosztowych.

Przykład

Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W lutym otrzymał fakturę kosztową, ale zawieruszyła się w schowku samochodowym i nie zaksięgował jej. Odnalazł dokument dopiero we wrześniu. Czy i kiedy może go ująć w rejestrze zakupów VAT?

Podatnik może ująć fakturę zakupu w rejestrze zakupów VAT, ale konieczne będzie cofnięcie się do okresu, w którym pierwotnie otrzymał fakturę, czyli do lutego. Spowoduje to konieczność złożenia korekty deklaracji VAT-7 oraz pliku JPK_VAT za luty. W wyniku korekty może powstać nadpłata w VAT – do rozliczenia w kolejnych okresach.

Wyjątki

Od opisanych wyżej możliwości odliczenia VAT z odnalezionych faktur istnieją wyjątki. Zasady te nie dotyczą bowiem faktur zagranicznych oraz krajowych z odwrotnym obciążeniem. Jeżeli odnaleziona faktura dotyczy zakupu towarów lub usług objętych odwrotnym obciążeniem, trzeba przede wszystkim cofnąć się do okresu, w którym powstał obowiązek podatkowy i wykazać VAT należny. VAT do odliczenia zaksięgujemy natomiast w zależności od tego, jak długo faktura leżała zapomniana: jeżeli mniej niż trzy miesiące, to wraz z VAT należnym można wykazać VAT naliczony. Jest to transakcja neutralna w VAT, ale wymaga złożenia korekt deklaracji VAT oraz JPK_VAT. Gdy minęło więcej niż trzy miesiące, wówczas VAT należny wykazuje się w wstecz, a VAT naliczony – na bieżąco. Oprócz złożenia korekt deklaracji i pliku JPK trzeba też będzie dopłacić podatek wraz z odsetkami.

Przykład

Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W lutym kupił usługę reklamową i otrzymał fakturę kosztową od kontrahenta zagranicznego z Irlandii, ale zapomniał ją wydrukować i nie zaksięgowano jej. Pan Karol przypomniał sobie o niej dopiero we wrześniu. Czy może ją rozliczyć w VAT we wrześniu?

Nie, ponieważ od daty powstania obowiązku podatkowego z tytułu importu usług minęło już ponad trzy miesiące. Podatnik musi cofnąć się do lutego i ująć VAT według polskiej stawki podatku w rejestrze sprzedaży VAT za luty. Następnie może ująć zapis w rejestrze zakupów VAT, ale dopiero w bieżącym okresie, czyli we wrześniu. Spowoduje to konieczność złożenia korekty deklaracji VAT-7 oraz pliku JPK_VAT za luty oraz dopłaty podatku do urzędu wraz z ewentualnymi odsetkami.

PROBLEM 2 Księgowanie odnalezionej faktury kosztowej w podatku dochodowym

W podatku dochodowym, stałym okresem rozliczeniowym jest rok (najczęściej kalendarzowy). Aby ustalić, czy odnalezioną fakturę można zaksięgować, w pierwszej kolejności należy sprawdzić datę jej wystawienia – czy dotyczy roku bieżącego, czy lat ubiegłych.

W roku, którego dotyczy...

Jeżeli odnaleziona faktura dotyczy tego samego roku, co data jej wystawienia, wówczas można ją zaksięgować w księdze przychodów i rozchodów w dacie odnalezienia, czyli bez konieczności cofania się do poprzednich okresów i korygowania wyliczonych już zaliczek na podatek dochodowy.

Przykład

Pan Karol w sierpniu 2018 r. otrzymał fakturę kosztową dotyczącą zakupu materiałów biurowych, ale przez natłok obowiązków zapomniał jej zaksięgować. Odnalazł ją dopiero we wrześniu 2018 r. Czy może ją zaksięgować w podatkowej księdze?

Tak, podatnik może ująć fakturę zakupu we wrześniu, ponieważ koszt dotyczy roku 2018, który jeszcze nie jest zamknięty.

... albo z poprzednich lat

Gdy faktura kosztowa, odnaleziona przy okazji robienia porządków, dotyczy lat ubiegłych, to nie można jej zaksięgować w okresie odnalezienia. Koszt nie jest stracony, jednak aby móc go odliczyć, konieczne jest cofnięcie się do roku, którego koszt dotyczy i ujęcie wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pod datą ostatniego dnia tego minionego roku, a następnie skorygowanie złożonego już zeznania rocznego (PIT-36 lub PIT-36L, jeżeli przedsiębiorca wybrał rozliczanie podatkiem liniowym).

Przykład

Pan Karol w lutym 2017 r. otrzymał fakturę kosztową dotyczącą zakupu wycieraczek i oleju do samochodu firmowego, ale odnalazł ją i oddał księgowej dopiero we wrześniu 2018 r. Czy można ją zaksięgować w podatkowej księdze?

Podatnik nie może ująć faktury zakupu w księdze podatkowej we wrześniu 2018 r., ponieważ koszt dotyczy roku 2017. Jedyną możliwością ujęcia odnalezionej faktury w kosztach jest cofnięcie się do roku 2017. Wówczas należy zaksięgować ją w podatkowej księdze pod datą 31 grudnia 2017 r., a następnie sporządzić korektę deklaracji rocznej PIT-36 (lub PIT-36L, jeżeli w roku 2017 podatnik płacił podatek liniowy).

Pan Karol może również zrezygnować całkowicie z ujmowania takiej faktury w kosztach.

Towary handlowe

Koszty dotyczące zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych zawsze ujmowane są w podatkowej księdze najpóźniej w dacie przyjęcia towaru. Dotyczy to również sytuacji, w której nie otrzymaliśmy faktury w terminie albo zgubiliśmy ją. Wynika to z § 17. 1. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: „Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży". Nawet jeżeli w momencie przyjęcia towarów handlowych podatnik nie posiada faktury, to powinien ująć koszt ich zakupu w podatkowej księdze na podstawie protokołu przyjęcia (oczywiście później faktura musi trafić do dokumentacji). Dotyczy to tylko podatku dochodowego.

Autorka jest ekspertem wFirma.pl

Rozliczając faktury kosztowe, także te zaległe, należy uwzględnić zarówno przepisy ustawy o VAT, jak i ustawy o PIT. Zaksięgowanie dokumentów odnalezionych z opóźnieniem jest możliwe. Wymaga jednak szczególnej uwagi, aby nie wkradł się błąd.

Czytaj także: Prawo do odliczenia VAT z otrzymanej faktury - kiedy się przedawnia

Pozostało 96% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów