Inwentaryzacja powinna zatem być przeprowadzana nie tylko ze względu na obowiązek ustawowy, ale także dla celów poznawczych, a jest to szczególnie ważne dla kadry zarządzającej. Na podstawie przeprowadzonych podczas inwentaryzacji czynności, kierownictwo jednostki może racjonalnie zoptymalizować sposób wykorzystania posiadanego majątku.
Przykład
Dla wielu przedsiębiorców ważne jest ustalenie, które produkty sprzedają się, a które nie. Podczas inwentaryzacji uwidoczni się to doskonale. Zaleganie dużej ilości towaru w magazynie i na półkach sklepowych być może jest powodem do przeanalizowania stosowanych strategii cenowych.
Inwentaryzacja spełnia ponadto funkcję ochrony posiadanego mienia. W następstwie rozliczenia niedoborów, szczególnie zawinionych, można stwierdzić, kto odpowiada za ten stan, kto dopuścił się do niesubordynacji zawodowej, bądź kto jest nieuczciwy. Pozwala to na rozliczenie osób, którym zostało powierzone mienie, a pośrednio ułatwia ocenę przydatności i etycznej postawy pracowników. Inwentaryzacja stanów inwestycji finansowych to m.in. element kontroli płynności finansowej, a potwierdzanie stanu należności może przyczynić się do stworzenia bazy rzetelnych kontrahentów, z którymi współpracujemy. Przykłady tego typu można mnożyć. Ważne, aby świadomość ich występowania towarzyszyła przeprowadzaniu inwentaryzacji.
Odpowiedzialność
Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki (a jeżeli jest to organ wieloosobowy – to wszyscy jego członkowie). Dotyczy to całokształtu działań z nią związanych, począwszy od wyboru osób, które ją przeprowadzą, wydania wewnętrznych zarządzeń instruktażowych, określenia planów i harmonogramów, aż po zatwierdzenie protokołów i wniosków komisji inwentaryzacyjnej.
Odpowiedzialność za inwentaryzację, przeprowadzoną w drodze potwierdzenia sald lub w drodze weryfikacji, kierownik jednostki może powierzyć innej osobie (pracownikowi), za jej zgodą. Najczęściej taką osobą jest główny księgowy. Przyjęcie przez nią odpowiedzialności powinno być stwierdzone w formie pisemnej, w przeciwnym razie odpowiedzialność pracownika nie może zostać rozszerzona poza przepisy prawa pracy.
Kierownik jednostki nie może natomiast na nikogo scedować obowiązku, związanego ze spisem z natury składników majątku, nawet wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostały powierzone podmiotom zewnętrznym (biurom rachunkowym). Oczywiście, spis taki mogą przeprowadzać inne osoby, najczęściej pracownicy firmy, ale wyłączna odpowiedzialność za jego przebieg i rozliczenia obciąża kierownika jednostki. Jego rolą jest sprawowanie takiego nadzoru nad spisem, aby nie było wątpliwości, że został on przeprowadzony w obowiązujących terminach, a uzyskane wyniki są rzetelne i prawidłowe. Niewywiązanie się z obowiązków inwentaryzacyjnych, zgodnie z art. 77 uor, zagrożone jest grzywną lub karą pozbawienia wolności do lat dwóch (lub obiema tymi karami łącznie).
