Potwierdzanie sald to więcej niż sprawdzanie kwot

Potwierdzając stan należności wierzyciel uznaje istnienie długu. Z punktu widzenia przerwania biegu przedawnienia ważne jest więc, aby podpisała się pod tym osoba do tego upoważniona.

Publikacja: 12.12.2018 01:00

Potwierdzanie sald to więcej niż sprawdzanie kwot

Foto: Adobe Stock

W odniesieniu do środków pieniężnych, zgromadzonych na rachunkach bankowych (a także pozostałych rozrachunków z bankami, np. dotyczącymi kredytów), uzgodnienie salda odbywa się na podstawie dokumentu przekazanego przez bank prowadzący rachunek jednostki, który przesyła informację o kwotach figurujących w jego ewidencji. Dokument otrzymany z banku powinien być zweryfikowany pod kątem zgodności z księgami rachunkowymi. Jeśli bank nie przesłał stosownego dokumentu, informującego o stanie sald, jednostka z własnej inicjatywy ma obowiązek wystąpienia z prośbą o ich potwierdzenie. Podobnie inwentaryzowane są papiery wartościowe w formie niematerialnej, które jednostka posiada w bankach lub biurach maklerskich oraz czeki i weksle przekazane do banku celem realizacji.

Czytaj także: Dokumentacja nie tylko w trakcie inwentaryzacji

W gestii i obowiązku przedsiębiorcy (wierzyciela) leży uzgodnienie sald posiadanych należności (w tym z tytułu udzielonych pożyczek). Jego wykonanie następuje poprzez wysyłkę do dłużników wypełnionego druku „Potwierdzenie salda" – może to być w formie tradycyjnej przesyłki pocztowej lub korespondencji elektronicznej, ale w obu przypadkach należy posiadać potwierdzenie nadania i odbioru.

Prośba o potwierdzenie salda powinna zostać wysłana do kontrahenta na tyle wcześnie, aby możliwe było terminowe zakończenie inwentaryzacji. Ustawa o rachunkowości nie zabrania, aby dłużnik sam występował o potwierdzenie wysokości długu, jaki na nim ciąży. Rzetelne wypełnianie obowiązku inwentaryzacji czyni zasadnym przesłanie do kontrahenta-wierzyciela „Potwierdzenia salda", odnoszącego się do zobowiązań; być może nie zauważyliśmy, że np. nasze zobowiązanie zostało wcześniej skompensowane lub umorzone.

Wzór omawianego dokumentu może zostać ustalony indywidualnie. Niezbędne jego elementy stanowią: wykaz pozycji i kwot niezapłaconych, z określeniem co najmniej daty i numerów dokumentów będących podstawą powstania rozrachunków, z uwzględnieniem faktur korygujących, a także not księgowych, na podstawie których kontrahenta obciążono naliczonymi odsetkami czy karami umownymi (może to być również wyciąg operacji z konta rozrachunkowego). Jeśli jednostka posiada wobec tego samego kontrahenta jednocześnie należność i zobowiązanie, to warto, aby wysłała do niego potwierdzenie salda z zestawieniem obu tych kwot. Druk „Potwierdzenie salda" składa się z dwóch składowych, z których odcinek A kontrahent zatrzymuje u siebie, natomiast odcinek B wypełnia, wskazując w nim swoje zobowiązania (ewentualnie należności) względem jednostki, z adnotacją ich zgodności lub niezgodności ze swoją ewidencją.

Milczący akcept niedopuszczalny

Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczącego potwierdzenia salda. Brak odpowiedzi dłużnika na, wysłane przez wierzyciela, pismo w sprawie uzgodnienia salda nie może być uznany za potwierdzenie tego salda. W tej sytuacji powstaje saldo niepotwierdzone, a inwentaryzację takiej należności należy przeprowadzić drogą weryfikacji.

Często spotykanym sposobem zapobiegania skutkom niepotwierdzania salda jest umieszczanie na wysyłanych potwierdzeniach sald np. klauzuli o treści: „Jeśli w ciągu 14 dni od daty otrzymania potwierdzenia salda jednostka Wasza nie zgłosi zastrzeżeń, przyjmujemy, że zaprezentowane saldo jest zgodne". Dopisek ten nie czyni jednak należności zinwentaryzowanej w przypadku, gdy nie otrzymaliśmy odpowiedzi kontrahenta, gdyż przepisy prawne nie zakładają domniemania akceptacji salda przez bierne zachowanie dłużnika.

Nie pomijamy zer i drobnych kwot

Mimo trudności technicznych (szczególnie w dużych jednostkach) warto potwierdzać także salda zerowe, gdyż uzgodnienie i jego potwierdzenie stanowi informację dla wierzyciela, że należności zostały przez dłużników uregulowane. Jest to istotne w przypadku należności od kontrahentów, z którymi w ciągu roku występuje duża liczba transakcji, gdy powtarzają się te same kwoty lub gdy otrzymane przelewy nie wskazują jednoznacznie, jakiej operacji dotyczy zapłata.

Częstą praktyką jest odstępowanie od inwentaryzacji salda należności ze względu na jego małą wysokość. Artykuł 26 ust. 1 pkt 3 uor, dając możliwość odstąpienia w uzasadnionych przypadkach od inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald i dokonania w zamian inwentaryzacji metodą weryfikacji (ta metoda jest właściwa dla całości rozrachunków publicznoprawnych oraz wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych), dopuszcza takie postępowanie, a jedną z jego logicznych przyczyn może być wartość kosztu podjętych działań, np. wysyłki listu poleconego przekraczającej kwotę, na którą opiewa rozrachunek. Zdefiniowanie kategorii należności „niskocennych" powinno być jednak w danej jednostce poprzedzone gruntowną analizą, tak aby podjęte ustalenia (najlepiej zdefiniowane w instrukcji inwentaryzacyjnej) nie wpływały negatywnie na rzetelność ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych.

Kiedy przerywa bieg przedawnienia

Poprzez potwierdzenie stanu należności wierzyciel uznaje istnienie długu, a więc z punktu widzenia przerwania biegu przedawnienia należności istotny jest fakt, aby potwierdzenie salda podpisała osoba do tego upoważniona. Jednak skuteczne przerwanie biegu przedawnienia wymaga podpisania potwierdzenia salda od strony dłużnika także przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu. W innym przypadku, np. uznania salda rozrachunków tylko przez księgowego nieupoważnionego do reprezentowania dłużnika w stosunkach zewnętrznych, stanowić to może wątpliwy dowód na przerwanie biegu przedawnienia, co wynika z dość restrykcyjnego wyroku Sądu Najwyższego z 23 sierpnia 2001 r. (II CKN 103/99).

Inwentaryzacja należności dokonywana może być na dzień bilansowy, jak i na dowolną datę z ostatniego kwartału roku obrotowego i pierwszych 15 dni następnego roku obrotowego. Różne grupy należności mogą być inwentaryzowane na odrębne dni (np. rozrachunki krajowe na 15 listopada, a zagraniczne na 1 grudnia).

W przypadku inwentaryzacji należności na dzień inny niż bilansowy, należy odpowiednio skorygować obroty, jakie miały miejsce między dniem inwentaryzacji, a ostatnim dniem roku obrotowego. Takie potwierdzenie salda może zawierać jedynie odsetki za zwłokę, naliczone na ten inny dzień (aczkolwiek nie istnieje potrzeba, w przypadku naliczenia odsetek na dzień bilansowy, ponownego potwierdzania salda). Należności, wyrażone w walutach obcych, podlegają uzgodnieniu w tych walutach, nie uwzględniając oczywiście efektów dokonanej wyceny bilansowej.

W kolejnym wydaniu tygodnika „Rachunkowość" omówimy praktyczne kwestie stosowania metody porównania i weryfikacji w inwentaryzacji rocznej a także rozliczenia jej wyników w ujęciu bilansowym i podatkowym.

— Ewa Sender

Będzie mniej wątpliwości

Potwierdzanie sald wydaje się dość nieskomplikowaną proceduralnie metodą inwentaryzacji. Pojawiające się ewentualnie wątpliwości być może będą rozwiane w opracowywanym aktualnie przez Komitet Standardów Rachunkowości stanowisku w sprawie rozrachunków z kontrahentami (uściślającym m.in. zasady ujmowania, wyceny, prezentacji oraz właśnie inwentaryzacji takich rozrachunków). Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów pojawiło się zaproszenie do współpracy i publicznej dyskusji w sprawie projektu wymienionego stanowiska.

W odniesieniu do środków pieniężnych, zgromadzonych na rachunkach bankowych (a także pozostałych rozrachunków z bankami, np. dotyczącymi kredytów), uzgodnienie salda odbywa się na podstawie dokumentu przekazanego przez bank prowadzący rachunek jednostki, który przesyła informację o kwotach figurujących w jego ewidencji. Dokument otrzymany z banku powinien być zweryfikowany pod kątem zgodności z księgami rachunkowymi. Jeśli bank nie przesłał stosownego dokumentu, informującego o stanie sald, jednostka z własnej inicjatywy ma obowiązek wystąpienia z prośbą o ich potwierdzenie. Podobnie inwentaryzowane są papiery wartościowe w formie niematerialnej, które jednostka posiada w bankach lub biurach maklerskich oraz czeki i weksle przekazane do banku celem realizacji.

Pozostało 89% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Praca, Emerytury i renty
Płaca minimalna jeszcze wyższa. Minister pracy zapowiada rewolucję
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Sądy i trybunały
Trybunał Konstytucyjny na drodze do naprawy. Pakiet Bodnara oceniają prawnicy
Mundurowi
Kwalifikacja wojskowa 2024. Kobiety i 60-latkowie staną przed komisjami