Kierownik jednostki powinien powołać komisję inwentaryzacyjną, składającą się co do zasady z co najmniej dwóch osób, oraz wyznaczyć jej przewodniczącego. Komisja może być stała bądź powołana ad hoc, tj. do wykonania określonego zadania. Także w przypadku, gdy przeprowadzenie spisu z natury powierzono podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing), kierownik jednostki powinien powołać odpowiednią komisję. W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (tzw. komisarz spisowy).
Komisja inwentaryzacyjna ma za zadanie zorganizować inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury, przeprowadzić ją, wyjaśnić przyczyny powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożyć kierownikowi jednostki propozycje sposobu ich rozliczenia.
Członkowie komisji inwentaryzacyjnej, niezależnie od tego, czy są pracownikami jednostki, czy podmiotu zewnętrznego (w przypadku outsourcingu), muszą znać zasady dotyczące inwentaryzacji, w tym zasady przeprowadzania spisu z natury, tj. powinni posiadać wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów (uszkodzonych, niepełnowartościowych) oraz trybu postępowania z zapasami obcymi.
Nie może się składać z przypadkowych osób
Gdy inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje podmiot zewnętrzny prowadzący księgi rachunkowe jednostki, to konieczne jest zapewnienie, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych – w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.
Krok po kroku
Przygotowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury obejmuje: