Jak zmniejszyć ryzyko sporu z fiskusem

Niepewność i ryzyko są nieodłącznymi towarzyszami każdego przedsiębiorcy. Firmy mają zazwyczaj bardzo rozwinięte systemy radzenia sobie np. z ryzykiem gospodarczym, kursowym, finansowym czy operacyjnym. Wciąż jednak zaniedbuje się jeden z kluczowych rodzajów ryzyka – podatki.

Ryzyko podatkowe można jednak w dużym stopniu ograniczyć. W tym celu niezbędne jest podjęcie kroków, które pomogą znaleźć odpowiednie sposoby integracji metod zarządzania i monitorowania ryzyka podatkowego.

Na co uważać

Świadomemu przedsiębiorcy stoją na przeszkodzie trzy kwestie: po pierwsze częste zmiany uregulowań podatkowych. Po drugie, bardzo bogate – i nierzadko ze sobą sprzeczne – orzecznictwo sądowe oraz niemniej liczne interpretacje indywidualne. Po trzecie – polskie prawo podatkowe jest znane z bardzo trudnego, niezrozumiałego języka. Znacząco wpływa to na obszary ryzyka podatkowego.

Znaczna część tych przeszkód może zostać zmniejszona za pomocą odpowiednich narzędzi monitorowania zmian w prawie podatkowym. Ten aspekt musi jednak zostać uzupełniony przez analogiczny monitoring orzecznictwa sądowego oraz interpretacji podatkowych wydawanych przez ministra finansów. Przy bardzo skomplikowanym i kazuistycznym charakterze prawa podatkowego, konieczne jest bowiem poznanie nie tylko ,,prawa w księgach", ale i ,,prawa w działaniu", tj. poglądów reprezentowanych przez sędziów oraz organy podatkowe. Wciąż pozostaje jednak ostatni problem: skomplikowany, nieprzyjazny podatnikowi język. Wydaje się, że jest to część ryzyka, której nie da się zniwelować. Może tutaj pomóc tylko odpowiedni ekspert od spraw podatkowych.

Odpowiednia dokumentacja

Często zaniedbywanym obszarem ryzyka podatkowego jest odpowiednia dokumentacja. Przedsiębiorca powinien zadbać o prawidłowe i terminowe wystawianie dokumentów istotnych z punktu widzenia prawa podatkowego. Chodzi tutaj zwłaszcza o faktury. Ich szczególnie istotna rola przejawia się w zakresie VAT. Polskie przepisy ustawy o VAT zawierają wyczerpujące uregulowania na ten temat. Ich przestrzeganie jest niezwykle istotne: błędnie wystawiona faktura powoduje konieczność jej skorygowania, co zabiera czas i generuje koszty. Brak jej poprawienia może prowadzić do zakwestionowania przez organy podatkowe wysokości zadeklarowanego podatku należnego i naliczonego. Faktury są także bardzo istotne, jeśli chodzi o przychody i koszty w podatkach dochodowych. Należy przy tym pamiętać, że same faktury to za mało. Przechowując szczegółową dokumentację dotyczącą prowadzonej działalności, przedsiębiorca nie tylko zmniejsza wątpliwości organów podatkowych, ale także znacznie ułatwia pracę ekspertom podatkowym czy audytorom.

Kompetentna kadra plus zaplecze IT

Trzecim zadaniem świadomego przedsiębiorcy jest zadbanie o personel i odpowiednią organizację procesu zarządzania podatkami. Tutaj konieczne jest otwarcie oczu na istotną prawdę: prawo podatkowe jest systemem odrębnym i różniącym się od prawa cywilnego oraz od rachunkowości. Wymaga zatem specjalistycznej wiedzy. Księgowy nie jest osobą odpowiednią do oceny ryzyka podatkowego i rozwiązywania problemów z tego zakresu. Również prawnik na co dzień zajmujący się pisaniem umów lub działalnością spółek, nie zawsze jest kompetentny w materii podatkowej i nie będzie w stanie przeanalizować wszystkich obszarów tego ryzyka. Osobami odpowiedzialnymi za zarządzenie i monitoring podatkowy powinni być specjaliści posiadający stosowną wiedzę lub podmiot zewnętrzny. Nie wystarczy tutaj zapewnienie księgowym okresowego, ogólnego szkolenia z prawa podatkowego. Ponadto, co łączy się z pierwszym wskazanym obszarem zarządzania i monitoringu, konieczne jest systematyczne podnoszenie kwalifikacji zawodowych wszystkich osób związanych z rozliczeniami podatkowymi.

W dzisiejszych czasach nikogo nie powinna dziwić konieczność posiadania odpowiedniego zaplecza informatycznego. Coraz większa część obowiązków związanych z prawem podatkowym jest bowiem dokonywana przez Internet: Jednolite Pliki Kontrolne, kasy fiskalne online, elektroniczne formularze... Posiadanie odpowiednich, nowoczesnych programów komputerowych, dzięki którym uda się uniknąć błędów technicznych, to dzisiaj tzw. „must have. Jednak i systemy nie będą działać bez czynnika ludzkiego. Konieczna jest także analiza przydatności oraz efektywności działania programu, częstotliwość jego aktualizacji, wygoda dla korzystającego. Nie trzeba chyba mówić, jak kosztowna byłaby awaria systemu komputerowego tuż przed terminem rozliczeń podatkowych.

Trudne obszary Kolejnym istotnym elementem jest świadomość istnienia obszarów, które obarczone są zwiększonym ryzykiem podatkowym lub wiążą się z dodatkowymi obowiązkami. Takimi sytuacjami są np.: korzystanie z samochodów osobowych do celów firmowych czy transakcje z podmiotami powiązanymi. Zwiększone ryzyko może też obejmować istnienie pewnych branż, które są objęte ściślejszym rygorem podatkowym (np. paliwowa). W takich wypadkach konieczne jest ustalenie priorytetów w monitorowaniu zagrożeń.

Wszystkie ww. punkty da się zatem sprowadzić do jednego wspólnego mianownika, jakim jest aktualna i wiarygodna wiedza o możliwym ryzyku podatkowym. Tak jak wszędzie w biznesie, także i tutaj wielką rolę pełni informacja.

Każdy ze wskazanych obszarów powinien być rozważany w łączności z pozostałymi sferami monitorowania i zarządzania. Żaden z nich nie pozwala bowiem na samodzielne skuteczne eliminowanie ryzyka podatkowego. Konieczny jest wybór odpowiednich narzędzi oraz ich integracja. Nie wystarczy bowiem samo zdobycie informacji. Musi ona płynąć odpowiednimi kanałami, według opracowanych procedur, które będą dostosowane do wewnętrznej struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

Krok po kroku

Na początku przedsiębiorca powinien zadać sobie pytanie: jaką część zagadnień podatkowych ma zamiar powierzyć podmiotom zewnętrznym w ramach outsourcingu, a jaką rozpatrywać we własnym zakresie? Jest to pierwsza istotna decyzja podatnika, od której zależy struktura organizacyjna podmiotu, poziom wydatków na szkolenie pracowników itp.

W drugim kroku konieczne jest zapewnienie obiegu informacji między osobami zajmującymi się rachunkowością, podatkami i prawem cywilnym. Rozwiązanie optymalne pod jednym względem, nie musi być bowiem optymalne w stosunku do innych obszarów ryzyka. W związku z tym konieczna jest integracja i analiza informacji ze wszystkich tych trzech obszarów jednocześnie. Aspekty rachunkowości oraz podatkowe powinny być uwzględnianie już na etapie podejmowania decyzji biznesowej lub tworzenia umowy. Pozwala to na wczesne wykrycie oraz zniwelowanie ryzyka podatkowego. Dlatego te trzy obszary muszą znajdować się w sferze ciągłej komunikacji. Taniej jest zapobiegać powstawaniu obszarów ryzyka, niż naprawiać późniejsze szkody.

Z częstych zmian w podatkach oraz konieczności monitorowania kwestii technicznych wynika potrzeba wykreowania polityki szkoleniowej firmy. Ostatecznie to czynnik ludzki odpowiada za zbieranie informacji i wykrywanie problemów oraz błędów. Programy komputerowe czy schematy są tutaj tylko narzędziem, które może zostać skutecznie zastosowane jedynie w rękach odpowiednio wykwalifikowanej osoby.

Dbałość o systemy informatyczne ma też wpływ na wspomnianą już kwestię monitorowania prawidłowości wystawionych faktur oraz innych dowodów księgowych. Niekiedy same programy do rachunkowości potrafią wykrywać błędy w dokonanych rozliczeniach. Pozwalają także zautomatyzować pewne procesy, których efektywność pozostaje jednak zależna od kompetencji kontrolujących je pracowników.

Racjonalne działanie

Tworząc procedury przepływu informacji, przedsiębiorca powinien działać, będąc świadomym podstawowych obszarów ryzyka, struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa oraz tego, że wszystkie narzędzia mogą być skuteczne jedynie w rękach odpowiednio wyszkolonych osób. Pozwoli to na odpowiednie mapowanie obszarów ryzyka podatkowego.

W zarządzaniu ryzykiem podatkowym zastosowanie znajdzie wiele zasad codziennego, racjonalnego zarządzania, takich jak hierarchizacja priorytetów przedsiębiorstwa, odpowiednie monitorowanie skuteczności przyjętych rozwiązań oraz ich dalszy rozwój. Tylko odpowiednia mapa pozwoli wyminąć choćby część obszarów niepewności, a przede wszystkim nie stracić z horyzontu ryzyka podatkowego.

Przykład