Podstawą jest jednak takie zaaranżowanie przestrzeni do pracy, aby odpowiadała ona profilowi firmy i sprzyjała wykonywaniu służbowych obowiązków.
Dziś nie wystarczy wyposażyć biura w meble, sprzęt komputerowy i telefon, aby pracownicy mieli satysfakcję z wykonywanych zadań i podchodzili do nich z entuzjazmem. Nie dziwi więc fakt, że coraz więcej firm decyduje się na zmianę lokalizacji swojej siedziby lub modernizację dotychczasowych przestrzeni. Aby nowe pomieszczenia wpływały na zaangażowanie i kreatywność pracowników, przy ich projektowaniu trzeba uwzględnić m.in. profil biznesowy firmy, a także potrzeby zatrudnionych osób.
Open space czy kameralne pokoje
Nieśmiertelne pytanie, które nasuwa się przy planowaniu biura to: czy pracownicy mają siedzieć w jednej dużej przestrzeni – open space, czy ich pracy będą sprzyjać kameralne pokoje? Kluczowy w odpowiedzi na to pytanie będzie profil działalności przedsiębiorstwa. Jeśli bowiem firma to call center, wiadomo, że open space będzie lepszym rozwiązaniem. Nie oznacza to jednak, że wówczas wszyscy pracownicy siedzą w open space. Działy administracyjne, takie jak np. kadry, HR, wsparcia IT, potrzebują ciszy i skupienia, więc dla części pracowników pokoje zazwyczaj są wydzielane. Czasem postawienie na open space nie wynika z profilu biznesu, a przyjętej strategii. W wielu firmach, zwłaszcza międzynarodowych, np. doradczych, tworzone są nowoczesne przestrzenie typu open space dla wszystkich pracowników, również kadry zarządzającej. Chodzi bowiem o integrację zespołu.
Coraz częściej stosowana jest też polityka polegająca na tym, że pracownicy nie mają przypisanych biurek. Siadają tam, gdzie jest miejsce, a swoje rzeczy zostawiają w zamykanych szafkach.
Oczywiście są firmy, gdzie open space się nie sprawdzi. Tak będzie np. w kancelariach prawnych czy biurach projektowych. W tego typu działalności ważna jest kameralność, wyciszenie i spokojna przestrzeń do indywidualnej pracy bądź pracy w małych zespołach.
