Urzędowy savoir-vivre: wizytówek nie wymieniamy przy stole

Rz: Jak powinna wyglądać karta wizytowa używana w kontaktach służbowych?

Bogumiła Więcław:

Generalnie uważa się, że im bilet wizytowy jest prostszy, tym bardziej jest elegancki. Wizytówki dyplomatyczne są z reguły białe z danymi zapisanymi czarnym drukiem. Karty wizytowe służbowe powinny być czytelne, druk nie powinien być ozdobny, ponieważ mogłoby to być utrudnienie choćby dla obcokrajowców. Oprócz imienia i nazwiska powinny się na nich znaleźć: stanowisko służbowe, nazwa instytucji oraz jej adres i numer telefonu. Coraz częściej podajemy adres mailowy czy numer faksu. Oczywiście wizytówka nie może być niechlujna, dlatego powinniśmy ją przechowywać w wizytowniku. Istotne jest to, żeby dane na niej zawarte na bieżąco aktualizować. Jeśli zmienimy np. numer telefonu, to konieczne jest zmienienie wizytówki. Poprawianie zdecydowanie nie wygląda elegancko.

Karty wizytowe kreują wizerunek zewnętrzny, dlatego wiele firm nie pozwala na dowolność i są one ujednolicane. Tak jest również w Ministerstwie Spraw Zagranicznych. Wizytówki, tak samo jak papier korespondencyjny, zamieszczane są w księgach stylu instytucji, które tworzą wizerunek firmy. Często zawierają logotypy instytucji.

Kto komu pierwszy wręcza wizytówkę na spotkaniu biznesowym czy służbowym? Czy zawsze osoba starsza młodszej czy też ważniejsze jest tu stanowisko, jakie ktoś zajmuje?

W sytuacji służbowej decyduje funkcja lub ranga.

W sytuacji służbowej decyduje funkcja, czyli ranga. Wiek i płeć są na dalszym planie. Zawsze wizytówkę pierwsza wręcza osoba starsza w hierarchii, inicjatywa w tym zakresie należy właśnie do niej, tzn. prezes wręcza wizytówkę dyrektorowi – mimo że jest od niego młodszy – a nie odwrotnie. Krzyżują się tu różne zasady z etykiety towarzyskiej i etykiety biznesowej – należy dostosować zachowanie do okoliczności.

Jaki jest najlepszy moment na wręczenie wizytówki i w jaki sposób należy to zrobić, aby pozostać w zgodzie z zasadami savoir vivre'u?

Z reguły podczas spotkań służbowych, biznesowych wizytówkę wręczamy na początku, tak żeby druga strona wiedziała, z kim ma kontakt. Kartę wizytową wręcza ten, kto przychodzi. Na pewno nie powinniśmy wymieniać się wizytówkami przy stole, podczas przyjęć zasiadanych. Od tego jest albo digestife – kiedy pijemy kawę, gdy wstaliśmy już od stołu – ewentualnie aperitif. Istotne jest to, że wizytówki powinniśmy rozdawać z pewnym umiarem. Z reguły wtedy, gdy chcemy kontynuować daną znajomość, podtrzymać kontakt. Wizytówkę wręczamy, podając ją ręką. Nie kładziemy jej na stole i nie podsuwamy w stronę osoby, z którą rozmawiamy. W krajach Azji kartę wizytową podajemy dwoma rękoma i tak samo ją odbieramy. Bardzo ważne jest, żebyśmy wizytówkę, którą właśnie dostaliśmy, przed schowaniem dokładnie przeczytali, zapoznali się z jej treścią.

Absolutnie nieprofesjonalnym zachowaniem jest stwierdzenie, że niestety skończyły nam się karty wizytowe, ostatnią daliśmy panu X. Jeżeli idziemy na spotkanie i wiemy, że będzie tam większe grono osób, to należy być na to przygotowanym.

Czy dobrym zwyczajem jest, aby wizytówka była napisana w języku angielskim, mimo że osoby, z którymi się głównie kontaktujemy, to Polacy?

Nie jest to dobry zwyczaj. Jeżeli często kontaktujemy się z cudzoziemcami, to powinniśmy mieć wizytówki zarówno w języku polskim, jak i obcym. Jeżeli naszym partnerem jest Polak, wówczas wręczamy wizytówkę w języku polskim. Jeżeli osoba anglojęzyczna – w angielskim.

Nieeleganckie jest drukowanie wizytówek dwustronnych, po jednej stronie w języku polskim, po drugiej – w innym. W wypadku wizytówki w języku obcym powinniśmy zadbać o poprawność językową i dać ją do sprawdzenia native speakerowi.

Czy na kartach wizytowych tłumaczymy imiona?

Nie, imion nie tłumaczymy. Powinny mieć one swoją rodzimą postać, ponieważ korespondencja, która później do nas trafi, będzie właśnie w ten sposób adresowana. Jeżeli ktoś się nazywa Michał, to przy takiej postaci imienia powinien pozostać. Niewskazane jest używanie formy Michael.

Czy wizytówka może stać się formą korespondencji? Czy możemy coś na niej zapisać?

Tak, wizytówką można korespondować. Robią to dyplomaci, używając skrótów z języka francuskiego, które są pisane ołówkiem w lewym dolnym rogu karty wizytowej.