Paliwo i delegacje
Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego na wydatki związane z parkowaniem samochodu jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
W przypadku podróży służbowych dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
W przypadku wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów mogą one być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Trzeba pamiętać, aby paragon określał ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik powinien uzupełnić jego treść poprzez wpisanie danych imiennych (nazwy zakładu), adresu oraz rodzaju (nazwy) zakupionego towaru.
Uwaga! Katalog kosztów, które mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym, jest zamknięty. To oznacza, że nie może on zostać rozszerzony o inne wydatki niewyszczególnione w przepisach.
Przykład
Podatnik prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie handlu detalicznego odzieżą, opodatkowaną zryczałtowanym podatkiem. Odzież tę podatnik kupuje w sklepach w Irlandii, jednak z uwagi na niewielką wartość nabywanych towarów sprzedawca wystawia tylko paragony. Widnieją na nich dane podmiotu sprzedającego, ilość, cena jednostkowa, wartość każdego towaru oraz łączna wartość zakupów. Podatnik nie może sporządzić dowodu wewnętrznego na podstawie tych paragonów. Zakup towarów handlowych w postaci odzieży od podmiotu z zagranicy nie został wymieniony w katalogu zakupów/wydatków, co do których podatnik może wystawić dowód wewnętrzny.
Przykład
Podatnik prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, skupując złom żelazny od ludności (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które nie wystawiają faktur). Podatnik ma prawo dokumentować zakup odpadów poużytkowych dowodem wewnętrznym. Ustawodawca wskazał bowiem, że dowodem wewnętrznym mogą być dokumentowane zakupy od ludności odpadów poużytkowych, które są surowcami wtórnymi, z wyjątkiem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.
Zgodnie z § 17 ust. 1 rozporządzenia zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych podatnik wpisuje do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, ale nie później niż przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub dalszej sprzedaży.
Język i waluta
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, a jego treść musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik musi przeliczyć walutę obcą na złote po kursie obowiązującym w dniu operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w sporządzonym załączniku.