Od początku 2016 r. ubezpieczony niezdolny do pracy otrzyma zwolnienie lekarskie albo w wersji papierowej, wystawione według dotychczasowych zasad (na formularzu ZUS ZLA), albo elektronicznej (e-ZLA). Dopiero od 1 stycznia 2018 r. w obiegu będą tylko zwolnienia elektroniczne.
E-zwolnienia od początku będą wystawiane w dużych placówkach medycznych. Aby taki dokument mógł trafić do kadr, płatnik będzie musiał założyć swój profil na PUE. Obowiązkowo do końca grudnia 2015 r. muszą to zrobić ci, którzy z ZUS rozliczają się elektronicznie. Mikrofirmy, zgłaszające do ubezpieczeń mniej niż pięć osób, mogą odwlec tę procedurę. Jeśli zdecydują się na ten krok do końca roku, będą jedynie musiały poinformować swoich pracowników o konieczności dostarczania wydruku zwolnienia, gdy lekarz wystawi je w formie elektronicznej.
Płatnicy nie będą musieli przekazywać wydruków e-ZLA do ZUS. Dokument ten trafi do organu rentowego automatycznie po wystawieniu przez lekarza. Jednak pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków, będzie musiał przekazać do ZUS dokumenty niezbędne do wypłaty świadczenia, m.in. zaświadczenie wystawione na druku ZUS Z-3. Oczywiście jeśli do kadr wpłynie papierowe zwolnienie, płatnik niewypłacający zasiłków nadal będzie zobowiązany przesłać je do ZUS z adnotacją, kiedy do niego dotarło.
Wydaje się jednak, że szczególnie dla małych firm korzystanie z dobrodziejstwa e-zwolnień może się okazać bardzo pomocne i przyniesie wymierne korzyści finansowe. Dlaczego? Ponieważ każdy, nawet najmniejszy płatnik będzie mógł dużo szybciej zweryfikować, czy jego podwładny rzeczywiście niedomaga, czy może wyłudził zwolnienie, aby pojechać na wakacje, załatwić osobiste sprawy albo dorobić parę złotych gdzieś indziej.
Zmiany z pewnością zmniejszą plagę fikcyjnych krótkookresowych zwolnień. Pracownik, tak jak teraz, będzie musiał poinformować szefa o chorobie najpóźniej w drugim dniu nieobecności. Zniknie jednak sankcja obniżająca o 25 proc. wysokość zasiłku chorobowego wypłacanego w razie nieterminowego dostarczenia zwolnienia do zakładu. Nieuczciwy podwładny pracujący w mikrofirmie, który będzie miał świadomość, że zakład przyjmuje tylko zwolnienia papierowe, może wykorzystać tę sytuację – poinformuje o kilkudniowej chorobie, ale faktycznie przedstawi zwolnienie po powrocie do firmy. Płatnik nie zdąży go skontrolować, a z firmowej kasy być może popłyną pieniądze na wynagrodzenie chorobowe dla oszusta.