Ponad 2,5 mld faktur rocznie trafi do centralnej bazy. Tak wynika z projektu nowelizacji wprowadzającej od 1 stycznia 2024 r. obowiązkowy Krajowy System e-Faktur.

– To rewolucyjna zmiana dla przedsiębiorców. Każdą fakturę trzeba będzie wystawić w formie elektronicznej i wprowadzić do systemu. Fiskus od razu ją zobaczy. Nie ma możliwości jej wycofania czy anulowania. Jedyny sposób na poprawki to wystawienie faktury korygującej – mówi Piotr Stryjewski, adwokat i doradca podatkowy w Kancelarii Paczuski Taudul.

Sprzedaż dla firm i konsumentów

Kto będzie musiał wprowadzać faktury do KSeF? – Wszyscy podatnicy mający siedzibę w Polsce – pisze Ministerstwo Finansów, które przygotowało projekt. Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie transakcje podlegające VAT w Polsce. Zarówno dokonywane między przedsiębiorcami, jak i sprzedaż konsumencką oraz na rzecz organów publicznych.

Czytaj więcej

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur dopiero od stycznia 2024 r.

Faktury w bazie będą musieli wystawiać też ci, którzy są zwolnieni z VAT. – Przy czym niezmieniona pozostaje zasada, że faktura wystawiana będzie na żądanie nabywcy/usługobiorcy zgłoszone w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym dana czynność została dokonana – podkreśla resort finansów.

– Nowy obowiązek dotyczy zarówno przedsiębiorców zwolnionych z VAT podmiotowo, z uwagi na niskie obroty (do 200 tys. zł rocznie), jak i przedmiotowo, ze względu na rodzaj świadczonych usług. Jeśli klient poprosi o fakturę, będą musieli ją wystawić w formie elektronicznej i wprowadzić do KSeF – tłumaczy Piotr Stryjewski. I podaje przykład. – Lektor języków obcych uczy angielskiego w kilku firmach. Jego usługi są zwolnione z VAT, ale klienci chcą faktury. W 2024 r. będzie musiał je ewidencjonować w KSeF – wyjaśnia ekspert.

Fiskus sprawdzi koszty u nabywców

Po co skarbówce faktury od przedsiębiorców zwolnionych z VAT? – Będzie istniała możliwość automatycznej weryfikacji e-faktur, które zostały wystawione w celu generowania kosztów w podatkach dochodowych u innego podmiotu, a które nigdy nie zostały ujęte w zeznaniach podmiotu wystawiającego – argumentuje Ministerstwo Finansów. Dodaje, że wyłączenie z KSeF podmiotów zwolnionych z VAT skutkowałoby „brakiem możliwości automatyzacji procesów weryfikacyjnych oraz systemowej identyfikacji podmiotów generujących fikcyjne faktury na potrzeby podatków dochodowych”.

– Powszechne fakturowanie w KSeF w szczególności przez podmioty zwolnione z VAT przyczyni się do walki z nieprawidłowościami nie tylko w VAT, ale w dużej mierze również w podatkach dochodowych – konkluduje skarbówka.

– Mówiąc prościej, chodzi o to, aby fiskus miał dostęp do dokumentów, które teraz nie są raportowane przez sprzedawców, a służą do rozliczania kosztów u nabywców – tłumaczy Piotr Stryjewski.

Co się stanie, jeśli przedsiębiorca nie wprowadzi faktury do KSeF? Skarbówka nałoży na niego karę do 100 proc. kwoty podatku, nie mniej niż 1 tys. zł (z jednym wyjątkiem). Jeśli na fakturze nie ma podatku, sankcja wyniesie 18,7 proc. należności. Projekt stanowi, że przepisy o karach wejdą 1 lipca 2024 r.

Z OSR (ocena skutków regulacji) wynika, że nowy obowiązek może objąć prawie 2 mln podatników. Przy czym dla podmiotów, które nie posiadają siedziby w Polsce, a także nabywców produktów od rolników ryczałtowych, KSeF będzie fakultatywny.

Systemy księgowe do modyfikacji

Piotr Stryjewski podkreśla, że raportowanie transakcji w centralnej bazie to duże wyzwanie dla przedsiębiorców. Muszą dostosować systemy księgowe do nowych obowiązków. Szykują się więc nowe wydatki.

– Wprawdzie Ministerstwo Finansów oferuje bezpłatne narzędzia do raportowania, ale są one przydatne raczej tylko dla małych firm. Większe wprowadzają dodatkowe funkcje w swoich systemach informatycznych. Miejmy nadzieję, że proces legislacyjny w tej sprawie przebiegnie szybko, aby przedsiębiorcy mieli czas na modyfikacje oprogramowania – podsumowuje ekspert.

Przypomnijmy, że teraz KSeF jest dobrowolny, można z niego korzystać np. w aplikacji e-mikrofirma.

Etap legislacyjny: konsultacje publiczne

Szybsze zwroty i uproszczenie JPK

Ministerstwo Finansów zapewnia, że KSeF przyniesie przedsiębiorcom wiele korzyści. Przede wszystkim szybsze zwroty VAT. Termin skróci się z 60 do 40 dni. Fiskus obiecuje też, że zostaną uproszczone obowiązki sprawozdawcze, zwłaszcza związane z Jednolitym Plikiem Kontrolnym. – Gdy wszystkie faktury będą dostępne w KSeF, nie będzie konieczności raportowania ich w innych systemach – podkreśla resort finansów.

Kolejne korzyści – dokumenty nie zgubią się, nie zniszczą, będą cały czas dostępne. Skarbówka weźmie na siebie ciężar ich przechowywania przez dziesięć lat, dzięki czemu firmy zaoszczędzą na kosztach archiwizacji. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania ma ograniczyć pomyłki.

E-faktury przyspieszą wymianę danych między kontrahentami, będą bowiem od razu dostępne dla odbiorców. – Powinno to pozytywnie wpłynąć na terminy płatności – zapewnia Ministerstwo Finansów. Nie ukrywa też, że obligatoryjny KSeF to kolejny etap uszczelniania polskiego systemu podatkowego.