Zgodnie z art. 4a pkt 12 ustawy o CIT jako certyfikat rezydencji należy rozumieć zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika.
Jak wynika z tej definicji, w przypadku podatnika nieposiadającego miejsca zamieszkania lub siedziby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, który uzyskuje dochody ze źródeł położonych na terytorium RP, certyfikat ma potwierdzać kraj rezydencji podatkowej, tj. kraj, w którym podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Dokument ten wydawany jest przez właściwy organ podatkowy danego państwa na podstawie informacji wynikających z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Dokument ten dotyczy wyłącznie teraźniejszych bądź przeszłych stanów faktycznych, nigdy natomiast przyszłych okoliczności.
Nie da się zastąpić
Dodatkowo, jak wskazuje się w interpretacjach indywidualnych (przykładowo w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 17 listopada 2014 r., IPPB5/423-855/14-2/AM), w odniesieniu do innych dokumentów informujących o adresie podatnika: „Certyfikatu rezydencji nie może zastąpić inny dowód (np. oświadczenie w formie mailowej czy papierowej, dokument potwierdzający prowadzenie przez określony podmiot działalności gospodarczej na terytorium danego kraju, oświadczenie podatnika, odpis z właściwego rejestru handlowego, a nawet informacja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, czy też decyzja podatkowa). (...) certyfikat stanowi środek dowodowy (wyłączny) posiadania rezydencji podatkowej w określonym kraju, czego stwierdzenie umożliwia płatnikowi zastosowanie postanowień stosownej umowy w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu".
Tym samym posiadanie certyfikatu rezydencji warunkuje na gruncie ustawy o CIT oraz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania możliwość zastosowania przez płatnika preferencyjnej stawki podatku u źródła bądź zwolnienia podatkowego.
W formie papierowej lub elektronicznej
Zasadniczo certyfikat rezydencji powinien zostać wydany w formie papierowej opatrzonej datą wydania. Ponadto certyfikat może wskazywać datę bądź okres, na jaki następuje potwierdzenie rezydencji podatkowej oraz dodatkowe elementy, takie jak określenie celu, w którym został wydawany, czy też powołanie się na umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania.