- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT albo art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Zasadniczo wydatki związane z eksploatacją samochodów wykorzystywanych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, stanowiących środki trwałe w tej działalności, czy też wykorzystywanych na podstawie umowy leasingu, a także – z ograniczeniami wynikającymi z kilometrówki – na podstawie umów najmu lub dzierżawy, mogą powiększać koszty podatkowe pod warunkiem należytego ich udokumentowania.
Obowiązujące od 1 kwietnia 2014 r. ograniczenia w VAT w zakresie odliczania podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi pojazdów samochodowych nie oznaczają, że podatnicy wykorzystujący samochody osobowe do działalności mieszanej są zobligowani do automatycznego pomniejszenia kosztów używania samochodu osobowego o 50 proc. (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 12 grudnia 2014 r., IBPBI/2/ 423-1119/14/SD; interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 września 2014 r., ILPB1/ 415-665/14-2/AA; interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 sierpnia 2014 r., ILPB3/423-211/14-4/PR).
Faktyczny sposób użytkowania
W przypadku kosztów związanych z bieżącą eksploatacją i używaniem pojazdu (paliwo, koszty napraw, płyn do spryskiwaczy, płyn hamulcowy, olej silnikowy, opłaty za autostrady i parkingi itd.) samochodu osobowego organy podatkowe przyjmują, że jeżeli faktycznie dany samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do działalności gospodarczej, jak i innych celów, np. prywatnego użytku podatnika lub jego pracowników, to wydatki te mogą być zaliczone w koszty uzyskania przychodów w takiej części, w jakiej ich poniesienie jest związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Również kwota VAT od tych wydatków, która zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie została uwzględniona jako podatek naliczony, jest kosztem uzyskania przychodu, z uwzględnieniem zakresu wykorzystywania samochodów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 18 lutego 2015 r., IBPBI/1/415-1412/14/AP; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 7 stycznia 2015 r., IBPBI/1/415-1176/14/SK; interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 15 października 2014 r., IPTPB3/423-246/14-4/IR). Zasadzie tej podlegają także wydatki na montaż dodatkowego wyposażenia. Jak wskazała Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 12 grudnia 2014 r. (IBPBI/2/423-1291/14/SD), „(...) wydatek związany z zamontowaniem instalacji gazowej w samochodzie osobowym wykorzystywanym m.in. do działalności gospodarczej stanowi koszt uzyskania przychodu wraz z podatkiem VAT, w tej części w jakiej zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie podlega odliczeniu (...)".
Wydatki poniesione w związku z używaniem i eksploatacją samochodu osobowego na inne cele niż działalność gospodarcza, w tym dotycząca ich część nieodliczonego VAT, nie są kosztami podatkowymi. W szczególności wydatki związane z zakupem paliwa do samochodu osobowego zużywanego w prywatnych jazdach i nieodliczony od tych zakupów VAT nie są kosztami podatkowymi (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 12 grudnia 2014 r., IBPBI/2/ 423-1292/14/SD).