Dane osobowe: prawa i wolności skarżącego

W budynku wydziału elektrycznego jednego z uniwersytetów odbyła się uroczystość, podczas której zapalono ozdobny żyrandol ufundowany z okazji Dni Techniki. Wydarzeniu temu towarzyszyło spożywanie przez jego uczestników, w tym dziekana wydziały i innych pracowników naukowych, podawanego w kieliszkach wina. Relacja z tej uroczystości, wraz ze zdjęciami przedstawiającymi grono akademickie oraz zaproszonych gości, trzymających w rękach kieliszki, pojawiła się na stronie internetowej wydziału oraz w uczelnianym czasopiśmie.

Jeden z pracowników naukowych wystosował do rektora tego uniwersytetu skargę. Mężczyzna poinformował w nim m.in. o naruszeniu przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, które miało polegać na spożywaniu wina przez dziekana tego wydziału, jego przedstawicieli oraz zaproszonych gości na terenie uczelni. To, jego zdaniem, uchybiało z kolei obowiązkom nauczyciela akademickiego i godności zawodu nauczycielskiego oraz kompromitowało uczelnię. Pracownik dodał również, że publikacja relacji z uroczystości na stronie internetowej wydziału elektrycznego może wypełniać znamiona czynów z artykułu 255 § 1 i § 3 oraz art. 231 § 1 Kodeksu karnego. Skarżący zaznaczył, że jego pismo skierowane do rektora było skargą na naruszenie ustawy o wychowaniu w trzeźwości, która powinna być załatwiona według przepisów o załatwianiu skarg.

Rektor pismo mężczyzny przekazał dziekanowi wydziału, który następnie udostępnił je członkom rady wydziału. To spotkało się z protestem pracownika naukowego. W kolejnym piśmie mężczyzna stwierdził, że nie istnieje żadna podstawa prawna, która uprawniałaby rektora do przekazania skargi osobom, na które ta skarga była wniesiona.

W odpowiedzi Rektor wyjaśnił, że zasięgnął u dziekana jedynie niezbędnych informacji w sprawie, gdyż taką możliwość daje rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Wskazał jednocześnie, że przepisy procedury administracyjnej nie przewidują utajnienia personaliów jego uczestników. W szczególności organ załatwiający skargę może ją w całości udostępnić osobie, od której chce uzyskać stanowisko w sprawie. Zdaniem rektora skoro skarga dotyczyła wznoszenia symbolicznych toastów podczas uroczystości mających miejsce na uczelni, to konieczne było poinformowanie rady wydziału o takiej skardze.

Tak też rektor bronił się przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych. W piśmie Skierowanym do GIODO, mężczyzna zarzucił naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, polegające na udostępnieniu imienia i nazwiska osobom nieuprawnionym.

Inspektor rozpatrując sprawę dwukrotnie, nie podzielił punktu widzenia wykładowcy, mimo, że ten w trakcie postępowania przekwalifikował skargę na naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych, na zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa, wykroczeń i przewinień dyscyplinarnych – wskazując przy tym, że przepisy karne ani w sprawach wykroczeń ani też dyscyplinarnych nie zezwalają na ujawnienie sprawcom bądź osobom trzecim zawiadomienia o ich popełnieniu, na etapie wstępnym.

GIODO stwierdził, że zakwestionowany przez pracownika naukowego proces przetwarzania jego danych osobowych został zrealizowany w sposób zgodny z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, a zakwalifikowanie pierwotnie pisma jako skargi w rozumieniu przepisów k.p.a., dotyczących skarg i wniosków było zasadne.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych powołał się na rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, zgodnie z którym, jeżeli rozpatrzenie skargi lub wniosku wymaga uprzedniego zbadania i wyjaśnienia sprawy, organ właściwy do rozpatrzenia skargi lub wniosku zbiera niezbędne materiały. W tym celu może zwrócić się do innych organów o przekazanie niezbędnych materiałów i wyjaśnień.

W ocenie organu zasadne i zgodne z przepisami prawa było umożliwienie Dziekanowi Wydziału Elektrycznego i innym pracownikom, których dotyczyła skarga wypowiedzenia się co do zarzutów sformułowanych pod ich adresem - celem zwrócenia ich uwagi na potrzebę zapobieżenia w przyszłości sytuacjom analogicznym.

GIODO uznał uzyskanie przez podmiot właściwy do rozpatrzenia skargi, stanowiska skarżonego podmiotu w określonej sprawie, za podstawowy warunek obiektywnego rozpatrzenia sprawy, a równocześnie gwarancję respektowania praw podmiotu, którego dotyczą zarzuty skargi.

W jego ocenie, w tym sensie kwestionowane działanie stanowiło zarówno element prowadzonego postępowania wyjaśniającego służącego rozpatrzeniu skargi, jak i element działalności prewencyjnej, mającej na celu zapewnienie należytego funkcjonowania wydziału elektrycznego i stosownego postępowania jego pracowników.