Proces rejestracji takiej zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) jest raczej znany. Także wypełnianie podstawowych obowiązków związanych z zatrudnieniem zazwyczaj nie budzi wątpliwości. Bieżąca działalność spółki z zagranicznym Prezesem (członkiem) Zarządu, generuje jednak nieoczywiste wyzwania, z którymi należy się zmierzyć.
Lepiej zadbać o PESEL
Czy Prezes (członek) Zarządu powinien mieć PESEL? Prezes Zarządu polskiej spółki z o.o. powinien mieć numer PESEL, zwłaszcza jeśli zamierza mieszkać w Polsce. Będzie o niego pytany przy załatwianiu właściwie każdej sprawy urzędowej w Polsce, nie tylko związanej z pełnioną funkcją czy zatrudnieniem, ale też prywatnej.
To ważne też w sprawach korporacyjnych, dla których załatwienia numer PESEL będzie po prostu niezbędny. Prezes będzie musiał posiadać numer PESEL ujawniony w KRS spółki, jeśli zechce w jej w imieniu złożyć dokumenty finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Przepisy Ustawy o KRS wprowadzają taki wymóg w przypadku zgłoszenia do RDF rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności Zarządu oraz - ewentualnie - sprawozdania z badania przez audytora, wraz z niezbędnymi uchwałami organu zatwierdzającego.
PESEL na kilka sposobów
W praktyce, najprostszym sposobem uzyskania numeru PESEL jest zameldowanie cudzoziemca na pobyt stały lub czasowy powyżej 30 dni. Jeśli więc Prezes przeprowadza się do Polski w związku z objęciem obowiązków w Zarządzie i np. wynajmie na ten czas nieruchomość, wystarczy że uda się do urzędu gminy z dowodem tożsamości, oryginałem umowy najmu i wypełnionym wnioskiem. PESEL uzyska wtedy od ręki razem z meldunkiem.
W przypadku członków Zarządu działających głównie z zagranicy (bez meldunku w Polsce), PESEL można uzyskać natomiast na podstawie odrębnego wniosku. Należy wskazać w nim podstawę prawną ubiegania się o PESEL. Może nią być wspomniana potrzeba podpisania zgłoszenia dokumentów finansowych w RDF przez reprezentanta spółki posiadającego PESEL. Warto taki wniosek złożyć z wyprzedzeniem, aby spółka mogła dochować terminów na zgłoszenie sprawozdania finansowego.