Tryb wyboru
Pozostawienie firmom swobody w zakresie trybu wyłonienia reprezentacji oznacza możliwość dopasowania procesu do sytuacji konkretnego podmiotu. Zatrudniający uczestniczy w procedurze określając tryb wyboru, pozostawiając jednak wybór uprawnionym zatrudnionym. Dlatego określając procedurę wyłonienia reprezentacji, np. przygotowując regulamin, należy brać pod uwagę zarówno dotychczasową praktykę firmy w zakresie współpracy z załogą, jak również konieczność zapewnienia sprawnych i obiektywnych wyborów. Na przykład firma zatrudniająca wyłącznie pracowników, którzy pracują w jednej lokalizacji, może przeprowadzić wybory w sposób bezpośredni, np. poprzez głosowanie w trakcie spotkania. Z kolei w przypadku przedsiębiorstwa, które zatrudnia zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców, gdy osoby te dodatkowo pracują na terenie całego kraju, sprawniejszym sposobem przeprowadzenia wyborów jest np. głosowanie na platformie online czy w formie email.
Kluczowa komunikacja wewnętrzna
Warto zadbać o umożliwienie wszystkim zatrudnionym zgłoszenia kandydatury do reprezentacji oraz udziału w wyborach. Dobrą praktyką jest, szczególnie w złożonych organizacjach, przekazywanie zatrudnionym informacji za pomocą dostępnych podmiotowi kanałów komunikacji. Warto ją prowadzić wielotorowo, np. zarówno za pomocą wiadomości email, jak również wiadomości w intranecie lub poprzez umieszczenie informacji na tablicy ogłoszeń.
Jeśli zatrudniający chce określić regulamin wyboru reprezentacji, musi pamiętać, że procedura ma charakter organizacyjny. Oznacza to, że trzeba umożliwić zatrudnionym udział w procesie, ale nie ma obowiązku udokumentowania, że zaznajomili się z przyjętym regulaminem. Zatrudniony nie ma zatem podstaw do następczego zarzucania pracodawcy braku informacji o procesie, jeśli miał możliwość zapoznać się z informacją, lecz tego nie zrobił.
Głos w przerwie na lunch
Również tryb głosowania na wybranych kandydatów zależy od przyjętego w podmiocie sposobu wyboru. Może mieć on zarówno charakter tajny wobec pozostałych zatrudnionych oraz komisji wyborczej (jeśli taka została powołana), jak również może przewidywać głosowanie np. na spotkaniu osób zatrudnionych, gdzie głosownie będzie się odbywać np. poprzez podniesienie ręki. Inaczej bowiem niż np. w przypadku określonym w art. 10 ust. 4 ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, tutaj ustawodawca nie zobowiązuje do przeprowadzenia wyborów tajnych czy bezpośrednich. Niezależnie od przyjętego trybu wyborów, warto zadbać o prawidłowe udokumentowanie ich przebiegu oraz wyniku.
Zdaniem autorki
Magdalena Sudoł, adwokat, szef praktyki prawa pracy w Kancelarii CZUBLUN TRĘBICKI
Brak precyzyjnego wskazania przez ustawodawcę trybu wyboru reprezentacji osób zatrudnionych należy ocenić pozytywnie. Takie rozwiązanie ma uzasadnienie systemowe, gdzie analogiczne rozwiązania dotyczące wyboru przedstawicieli pracowników pojawiają się zarówno na gruncie kodeksu pracy, jak i ustaw związanych z zatrudnieniem. Warto zwrócić uwagę, że ustawa o PPK nie określa konsekwencji wyboru dostawcy PPK wbrew zasadom współdziałania z reprezentacją lub związkami zawodowymi. Można zatem argumentować, że umowa o zarządzanie PPK, zawarta z dostawcą wybranym pomimo braku przeprowadzenia konsultacji z reprezentacją, będzie ważna i skuteczna. W praktyce mogą się jednak pojawić roszczenia innego rodzaju. Można sobie bowiem wyobrazić, że przyjęty tryb wyboru reprezentacji zostanie zakwestionowany np. z uwagi na podejrzenia co do udziału firmy w wyborze przychylnego reprezentanta. Dlatego istotne znaczenie ma określenie i udokumentowanie przez zatrudniającego procesu wyboru reprezentacji umożliwiającego wyjaśnienie wątpliwości zatrudnionych.
