HR bez Papieru – synonim nowoczesnej firmy

Digitalizacja prac działów HR to nie tylko efekt nowych realiów rynkowych spowodowanych pandemią, ale przede wszystkim konieczna transformacja biznesu, która jest nieunikniona. Katarzyna Sarek-Sadurska (Raczkowski) i Małgorzata Kurowska (Maruta Wachta), liderki programu HR bez Papieru, podsumowują pierwsze miesiące rewolucji cyfrowej w działach HR.

- Realizacja HR bez Papieru ma dwojakie oblicze: z jednej strony, wspieramy działy HR w digitalizacji realizowanych przez nie procesów (np. zdalne zawieranie umów o pracę, zdalna obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rozwiązywanie umów o pracę drogą elektroniczną). Ten obszar działań wymaga wsparcia w decyzji o zakresie digitalizacji i wykorzystywanych rozwiązaniach – np. podpisach elektronicznych określonego dostawcy, platform wspierających elektroniczny obieg dokumentów itd. Z drugiej strony, w ramach HR bez Papieru pomagamy klientom wdrożyć e-teczkę – i rozpocząć korzystanie z elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Elektroniczna teczka pracownicza istotnie upraszcza pracę działów HR i pozwala skupić się na innych zadaniach, przy zachowaniu zgodności z prawem i zapewnieniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa" – powiedziała Małgorzata Kurowska, counsel w kancelarii Maruta Wachta.

- Nie ma jednej uniwersalnej recepty na HR bez Papieru. Część firm jest gotowa na pełną digitalizację już dziś. Taki proces warto jednak dobrze zaplanować, trzeba na niego zarezerwować kilka, a w bardzo dużych organizacjach nawet kilkanaście miesięcy. Część firm decyduje się na stopniową digitalizację np. rozpoczyna od cyfryzacji procesów HR nadal pozostając przy tradycyjnym sposobie prowadzenia akt osobowych, bądź wręcz przeciwnie najpierw digitalizuje teczki pracownicze, a dopiero gdy zakończy ten proces rozpoczyna cyfryzację procesów HR – dodaje Katarzyna Sarek-Sadurska, partner w kancelarii Raczkowski.

Wiele obaw wiąże się z niepełną wiedzą nt. rozwiązań technicznych oraz kosztów związanych z ich wdrożeniem. Tymczasem rozwiązania paperless z miesiąca na miesiąc, wskutek presji rynkowej, stają się coraz bardziej funkcjonalne i efektywne kosztowo.

Prawdziwe wyzwanie leży w zmianie nastawienia – wiele organizacji dopiero przygotowuje się do świata bez papieru i do perspektywy pełnej digitalizacji procesów HR.

- Rok 2020 był dla wielu organizacji bardzo trudny – z uwagi na pandemię działy HR musiały niemal z dnia na dzień zmienić sposób funkcjonowania i realizować swoje zadania zdalnie. W ten sposób trzeba było przeprowadzić procesy ocen pracowników i związanych z nimi awansów, rekrutować nowe osoby i wdrażać je do pracy w firmie. Wiele firm zmuszona była pożegnać się z częścią pracowników, dla której z uwagi na pandemię nie można było dłużej zapewnić zadań. Z drugiej strony – rok 2020 to też rok niezwykłych szans i otwierających się perspektyw. Doświadczeni menedżerowie wykorzystali go by stać się pionierami digitalizacji w swoich organizacjach, a my cieszymy się, że możemy ich w tym wspierać – podsumowuje Katarzyna Sarek-Sadurska.

- W 2021 roku przewidujemy dalszy wzrost zainteresowania projektami digitalizacji obszaru HR. Przyczyną są nie tylko utrzymujące się ograniczenia związane z sytuacją epidemiczną. Wielu przedsiębiorców zaczyna zdawać sobie sprawę, że wygoda, elastyczność i porządek jaki zyskują, wdrażając papeless w innych obszarach biznesowych, może być szybko osiągnięta także w tradycyjnie „papierowym" dziale HR. Rośnie również odpowiedzialność społeczna firm. Wiele z nich stara się ograniczać negatywny wpływ swojej działalności na środowisko naturalne. Digitalizacja HR to zaś znaczący krok w kierunku bycia eko – podkreśla Małgorzata Kurowska.

HR bez Papieru wdrażany jest w sześciu krokach: zaczynamy od inwentaryzacji procesów realizowanych w obszarze HR, przedstawiamy rekomendacje zmian prawnych i organizacyjnych procesu oraz wspieramy w wyborze narzędzia technologicznego. Kolejnym krokiem jest wsparcie w procesie wdrożenia wybranego narzędzia technicznego i komunikacji wdrażanych rozwiązań wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom. Klientom pragnącym mieć pewność, że zachowana zostaje prawidłowość wdrożenia, oferujemy regularne przeglądy procesów „bez papieru" i certyfikację.

Kancelarie Prawnicze