Spółka jest członkiem konsorcjum, które podjęło się realizacji zamówienia publicznego na wykonanie i wdrożenie systemu zarządzania majątkiem sieciowym. W umowie konsorcjum członkowie wskazali, kto jest odpowiedzialny za wykonanie poszczególnych zadań i przyporządkowali wynagrodzenie. Konsorcjanci ponoszą w stosunku do zamawiającego solidarną odpowiedzialność za wykonanie zobowiązań wynikających z umowy.
Konsorcjum nie dotrzymało terminów realizacji zadań, ale powstał spór co do przyczyn ich przekroczenia, skutków oraz prawa zamawiającego do naliczenia kar umownych. Podpisano ugodę, ale zamawiający wezwał wszystkich członków konsorcjum solidarnie, i w pełnej wysokości roszczenia, do zapłaty kary umownej.
Ostatecznie spółka zgodziła się ponieść wydatek w postaci kar z ugody. Fiskusa zapytała, czy taka kara z tytułu opóźnienia w wykonaniu usług może zostać uznana za koszt uzyskania przychodów oraz o sposób jej rozliczenia.
Fiskus odpowiedział, że opisana kara w ogóle nie daje prawa do kosztu. Wynika ona z nienależytego wywiązywania się z umowy zawartej z zamawiającym (terminowości). Aby zaliczyć taki wydatek do kosztów uzyskania przychodów niezwykle istotne jest, aby obiektywna ocena działań strony umożliwiała uznanie ich za racjonalne, podjęte przy zachowaniu zasad staranności, które muszą cechować przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą.
W ocenie fiskusa spółka nie zachowała należytej staranności. Zapłata kary pozwoli konsorcjum na kontynuowanie współpracy z zamawiającym, ale nie wywiązało się ono z postanowień umowy i nie nastąpiło to z przyczyn całkowicie od niego niezależnych, tj. siły wyższej, ale leżących po jego stronie.
