Kasy fiskalne on-line: Minister wydał dodatkowe objaśnienia

Minister finansów 12 sierpnia 2021 r. wydał dodatkowe objaśnienia podatkowe dotyczące tzw. kas wirtualnych. Pełna treść objaśnień do ulgi na zakup kas wirtualnych dostępna jest na oficjalnej stronie internetowej MF w zakładce aktualności.

Przypomnijmy, że kasa wirtualna to aplikacja instalowana na tablecie, smartfonie lub laptopie. Nie jest to urządzenie, ale oprogramowanie, na którym jest zainstalowana.

Objaśnienia dotyczą konkretnie ulgi na ich zakup, m.in. zasad, sposobu rozliczania ulgi, jej zwrotu oraz ewidencjonowania płatności za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK. Są uzupełnieniem wcześniejszych objaśnień z 11 lipca 2019 r.

Resort zapewnia, że dzięki temu realizacja ulgi stanie się prostsza, a podatnicy zyskają pewność w zakresie ewidencjonowania na kasie rejestrującej sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. O objaśnienia wnioskowali nie tylko sami przedsiębiorcy, ale także Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców.

W najnowszych objaśnieniach MF odniósł się m.in. do dwóch rozporządzeń, które weszły w życie 1 czerwca 2020 r. i wprowadzają możliwość ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych przy pomocy kas wirtualnych przez wybrane grupy podatników.

Czytaj także:

Od 1 maja sprzedawcy nie będą musieli drukować paragonów

Ewidencja wirtualna

Resort przypomina, że każda kasa fiskalna, w tym także online i wirtualna, musi zapewnić prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki oraz umożliwiać połącznie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Niemniej każda kasa wirtualna, aby mogła być stosowana w Polsce, musi przejść pozytywnie proces certyfikacji przeprowadzony przez Główny Urząd Miar. Kasa wirtualna to oprogramowanie. Przepisy wskazują na odrębność tego typu kasy rejestrującej – jako oprogramowania – od urządzenia, na którym jest zainstalowana.

Resort podkreślił, że ulga przysługuje tylko w przypadku nabycia oprogramowania (kasy mającej postać oprogramowania).

W objaśnieniach przypomniano, że kasy wirtualne mogą stosować tylko podatnicy wskazani w rozporządzeniu w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest ich używanie. Przepisy wskazują zaś, że stosowanie tego typu kas umożliwia się dla grup podatników w branży transportowej (m.in. taksówkowej, wynajmu aut, lotniczej czy kolejowej), hotelarskiej (m.in. hotele, zakwaterowanie krótkoterminowe czy kampingi), gastronomicznej (m.in. restauracje, katering) oraz w zakresie sprzedaży wyrobów węglowych. Ma to jednak charakter fakultatywny i od decyzji samego podatnika (działającego w jednej z tych branż) zależy czy będzie korzystał z kasy wirtualnej, czy z innej spełniającej wymogi.

MF podkreśla, że poza przypadkami wskazanymi w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT ulga przysługuje również tym, którzy zostali zmuszeni do wymiany kas. Chodzi o dwie grupy podatników zobligowanych ustawowo do wymiany kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, którzy wprowadzą kasy wirtualne w branży:

- świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,

- sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Zwolnieni i inne przypadki

W objaśnieniach wskazano, że sposób odliczania ulgi przez podatników zwolnionych przy zakupie kas wirtualnych pozostaje taki sam jak w przypadku kas online. Niemniej, w ocenie MF, na szczególną uwagę zasługuje przypadek kas wirtualnych o zastosowaniu specjalnym przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką. Tego typy kasa jest bowiem wydzielonym modułem aplikacji mobilnej albo stanowi oddzielną aplikację zintegrowaną z tą aplikacją lub współpracuje z taksometrem. W tym przypadku mogą obowiązywać różne zasady skorzystania z preferencji.

Warto zwrócić uwagę, że w świetle objaśnień, jeśli podatnik świadczy usługi przewozu osób i bagażu podręcznego taksówkami, a kasa wirtualna współpracuje z taksometrem, do wniosku o zwrot kwoty ulgi dołącza się kopię świadectwa legalizacji ponownej taksometru. Jeśli zaś podatnik świadczy usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, a kasa wirtualna jest wydzielonym modułem aplikacji mobilnej albo stanowi oddzielną aplikację zintegrowaną z tą aplikacją, to do wniosku nie załącza się kopii świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru.

Problemy techniczne

MF zwraca też uwagę, że kasy wirtualne nie zostały objęte obowiązkiem poddawania ich obowiązkowemu przeglądowi technicznemu. Podatnicy, który ich używają, mają obowiązek udostępnienia ich wraz z urządzeniem (nośnikiem aplikacji) do kontroli stanu oprogramowania i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów.

Co istotne, w objaśnieniach podkreślono, że w przypadku awarii związanej z wystąpieniem błędu weryfikacji danych w bazie kasy, podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 24 godzin od stwierdzenia awarii, powiadamia o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Uwaga! Zdaniem MF techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących przeprowadzonych transakcji nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Podatnik musi tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia terminu powstania obowiązku podatkowego.

Nabijanie przelewów

MF szczegółowo odniósł się także do ewidencjonowania przelewów. Podkreślił, że dopuszczalne jest zaewidencjonowanie na kasie wpłat dokonywanych za pośrednictwem banku, bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki, w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach, w których ten podatnik nie wykonuje działalności. Przy czym, w ocenie resortu, „niezwłocznie" to najwcześniejszy realny termin na wystawienie i wydanie klientowi paragonu fiskalnego z uwzględnieniem okoliczności, miejsca i czasu wykonania czynności podlegającej obowiązkowi prowadzenia ewidencji. Jeśli wpłata ma miejsce na przełomie miesiąca, to podatnik powinien prawidłowo rozliczyć sprzedaż z tej wpłaty za miesiąc, w którym płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego). Powinien jednocześnie pomniejszyć o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie.

Podstawa prawna:

- rozporządzenie ministra finansów z 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. z 2020 r., poz. 957)

- rozporządzenie ministra finansów z 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. z 2020 r., poz. 965)