Największe spółki zaczynają przygotowywać się do cyfryzacji dziesiątek tysięcy teczek osobowych pracowników. Zapotrzebowanie na zmiany zaczęło się, kiedy Ministerstwo Rozwoju opublikowało nowelizację kodeksu pracy przewidującą wprowadzenie archiwów pracowniczych w formie cyfrowej. Potrzebę tę podsycają też firmy usługowe, w każdej chwili gotowe do przeniesienia akt pracowniczych na dyski komputerowe przedsiębiorców.
Bez pośpiechu
Pracodawcy muszą jednak pamiętać o tym, że całkowita cyfryzacja akt, bez potrzeby przetrzymywania równolegle papierowych dokumentów będzie możliwa dopiero od 1 styczna 2019 r.
– W obecnym stanie prawnym brak jest podstaw do stosowania przez pracodawców nośników elektronicznych, jako wyłącznej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika – podkreśla Halina Tulwin, dyrektor departamentu prawnego w Głównym Inspektoracie Pracy. – Natomiast, jak przyjmuje się w doktrynie prawa pracy, w formie elektronicznej już teraz można prowadzić i przechowywać ewidencję czasu pracy.
Decydując się więc na cyfryzację już teraz, przedsiębiorcy muszą zdawać sobie sprawę, że do zmiany przepisów będą musieli prowadzić równolegle archiwa pracownicze w formie elektronicznej i papierowej. Z drugiej strony w firmach zatrudniających nawet kilkaset osób proces cyfryzacji może zająć wiele miesięcy. Warto więc zacząć go wcześniej.
Uwaga na dane pracowników
Pośpiech przy przenoszeniu na dyski akt pracowniczych może jednak być ryzykowny ze względu na poważne zmiany w przepisach o ochronie danych osobowych, jakie nastąpią od 25 maja 2018 r., kiedy zacznie obowiązywać rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (2016/679), tzw. RODO dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
