fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Cyfryzacja akt osobowych pracowników możliwa, choć ryzykowna

AdobeStock
Zapowiedź digitalizacji archiwów od 2019 r. zachęciła wiele firm do działania już teraz. Muszą jednak pamiętać o ochronie danych pracowników.

Największe spółki zaczynają przygotowywać się do cyfryzacji dziesiątek tysięcy teczek osobowych pracowników. Zapotrzebowanie na zmiany zaczęło się, kiedy Ministerstwo Rozwoju opublikowało nowelizację kodeksu pracy przewidującą wprowadzenie archiwów pracowniczych w formie cyfrowej. Potrzebę tę podsycają też firmy usługowe, w każdej chwili gotowe do przeniesienia akt pracowniczych na dyski komputerowe przedsiębiorców.

Bez pośpiechu

Pracodawcy muszą jednak pamiętać o tym, że całkowita cyfryzacja akt, bez potrzeby przetrzymywania równolegle papierowych dokumentów będzie możliwa dopiero od 1 styczna 2019 r.

– W obecnym stanie prawnym brak jest podstaw do stosowania przez pracodawców nośników elektronicznych, jako wyłącznej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika – podkreśla Halina Tulwin, dyrektor departamentu prawnego w Głównym Inspektoracie Pracy. – Natomiast, jak przyjmuje się w doktrynie prawa pracy, w formie elektronicznej już teraz można prowadzić i przechowywać ewidencję czasu pracy.

Decydując się więc na cyfryzację już teraz, przedsiębiorcy muszą zdawać sobie sprawę, że do zmiany przepisów będą musieli prowadzić równolegle archiwa pracownicze w formie elektronicznej i papierowej. Z drugiej strony w firmach zatrudniających nawet kilkaset osób proces cyfryzacji może zająć wiele miesięcy. Warto więc zacząć go wcześniej.

Uwaga na dane pracowników

Pośpiech przy przenoszeniu na dyski akt pracowniczych może jednak być ryzykowny ze względu na poważne zmiany w przepisach o ochronie danych osobowych, jakie nastąpią od 25 maja 2018 r., kiedy zacznie obowiązywać rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (2016/679), tzw. RODO dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

Z wyjaśnień, jakie „Rz" uzyskała od Głównego Inspektora Danych Osobowych, już teraz przekazanie danych osobowych pracowników firmie zewnętrznej jest możliwe wyłącznie na podstawie art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych. Wymaga to zawarcia specjalnej umowy określającej zakres i cel przetwarzania danych, a także prawa i obowiązki obu stron.

Po zmianach takie zlecanie na zewnątrz przetwarzania danych osobowych nadal będzie możliwe, obarczone jednak ryzykiem nałożenia kary za złamanie nowych przepisów. Przewidują one bowiem obowiązek przeprowadzenia oceny przez pracodawcę czy podmiot przetwarzający dane osobowe jego pracowników zapewnia ich właściwą ochronę, przez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak, by prawa osób, których dane dotyczą, były zabezpieczone. Nowe przepisy znacząco ograniczą też zlecanie przetwarzania danych na dalszych wykonawców.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA