fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Firma

RODO: jaki wpływ ma rozporządzenie na małe firmy

AdobeStock
Unijne przepisy dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych dotyczą wszystkich firm. Nie ma zatem znaczenia, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna czy spółka z o.o. i ilu zatrudnia pracowników.

Nie każdy jest świadomy tego, że ochrona danych osobowych w kraju działała już od 1997 roku i również nakładała na firmy określone wytyczne dotyczące zabezpieczeń danych osobowych. RODO, którego regulacje zaczną obowiązywać 25 maja 2018 r., w porównaniu do tych przepisów jest mniej konkretne, bowiem mówi o tym, co trzeba chronić, ale nie wskazuje wprost, jak to robić. Zatem koncepcja ochrony danych osobowych ma być przede wszystkim dostosowana do zakresu przetwarzanych danych w firmie, uwzględniając ryzyko utraty i skutków, jakie będzie to niosło dla osób, których dane dotyczą.

Jak się odnaleźć

Wdrażanie ochrony i dostosowywanie środków bezpieczeństwa zaczyna się od udzielenia odpowiedzi na dwa podstawowe pytania:

1. Jakie dane osobowe w firmie przetwarzam?

2. W jakich codziennych sytuacjach, czynnościach ich używam?

Odpowiedź na te pytania jest niczym innym jak tzw. identyfikacją zbiorów danych i procesów ich przetwarzania. Najczęstszą odpowiedzią małych firm będzie wskazanie obszarów danych takich jak:

- dane kontrahentów – w procesie zamówienia, fakturowania, prowadzenia ewidencji księgowych (czy to samodzielnej księgowości, czy też poprzez powierzanie danych fachowcom – biurom rachunkowym), czat, mail

- dane kontaktowe – wizytówki, kalendarze, zeszyty planowania spotkań, systemy CRM, formularz kontaktowy na stronie internetowej, czat, mail

- dane pracowników – w procesie zatrudnienia, rozliczania podczas przebiegu pracy z tytułu podatków i ZUS, ale także czasem i przy szkoleniach, udzielaniu benefitów jak prywatna opieka medyczna.

W przypadku firm na co dzień działających w internecie dochodzą czynności zapisów i wysyłki newsletterów czy wpinanie na własnej stronie internetowej narzędzi typu Pixel Facebooka, które powodują tzw. profilowanie dla celów wyświetlania odpowiednio dobranych komunikatów marketingowych w postaci reklam na Facebooku, na podstawie zaczytanych z poruszania się po stronach internetowych zachowań.

Dostosowanie środków ochrony i zabezpieczeń

Jeśli już wiemy, jakie dane przetwarzamy w firmie oraz w jakich codziennych czynnościach, kolejną rzeczą jest określenie zabezpieczeń i środków ochrony danych. Brzmi groźnie, natomiast jest to nic innego, jak podjęcie pewnych działań w celu zabezpieczenia przetwarzanych w firmie danych przed ich utratą, wykradnięciem czy przetwarzaniem niezgodnym z prawem.

Przykładowe formy zabezpieczeń danych w małej firmie to:

- sporządzenie spisu: jakie dane przetwarzamy, w których czynnościach, czy komuś je udostępniamy/powierzamy, a następnie uszeregowanie ich według kolejności – które dane są najbardziej cenne z punktu widzenia firmy oraz wyciek których danych osobowych mógłby spowodować największe niepożądane skutki (ingerencja w godność i prawa osoby fizycznej) – w ten sposób zostanie przeprowadzona uproszczona analiza ryzyka;

- korzystanie z usług firm, które dbają o bezpieczeństwo i dają narzędzia wspomagające przedsiębiorcę w wypełnianiu obowiązków RODO;

- podpisywanie umów powierzenia z podmiotami, którym przekazujemy dane dla celów korzystania z ich usług;

- zwiększanie świadomości i pilnowanie wydawania upoważnień do przetwarzania danych – przy zatrudnianiu pracowników, zanim zostanie im powierzona praca z danymi, należy ich przeszkolić, tłumacząc, że są to chronione informacje, których ujawnienie osobom nieuprawnionym (wyciek) może powodować nałożenie bardzo wysokich kar prowadzących do zamknięcia firmy, a co za tym idzie utraty przez nich miejsca pracy;

- określenie procedur – czyli wyznaczanie schematów działań, jakie pozwolą zabezpieczyć przetwarzane dane osobowe, np. zakaz wynoszenia dokumentów z firmy, obowiązek hasłowania komputerów i dostępów do programów komputerowych, zakaz wyrzucania do zwykłych śmieci czy pozostawiania na drukarce dokumentów, na których widnieją dane osobowe, przechowywanie ważnych danych w zamykanych na klucz szafach (polityka kluczy, gdzie je umieszczamy po zakończonej pracy czy wyjściu z pokoju), procedury archiwizacji – tworzenia kopii zapasowych w przypadku danych przetwarzanych w komputerze.

Te wszystkie czynności przyczyniają się do zabezpieczenia danych. Ważne, aby co jakiś czas zadawać sobie pytanie sprawdzające, czy wszystko to w praktyce działa, a jeśli tak, to czy coś jeszcze można zrobić, by lepiej chronić dane.

Skutki w niewielkich podmiotach

Wejście w życie nowych przepisów może przysporzyć małym firmom kłopotów, gdyż firmy te dotychczas na co dzień raczej nie zastanawiały się nad ochroną danych osobowych. Zwiększenie możliwości nakładania kar w tym zakresie i dochodzenia odszkodowań motywuje je, aby zacząć działać. Nie jest to proste, gdyż generuje koszty. Mała firma, która ma zabezpieczyć komputery, prowadzić politykę tworzenia, odtwarzania i przechowywania kopii zapasowych w odrębnej lokalizacji niż ta, w której na co dzień dane są przechowywane, to konieczność zakupu dysku/małego serwera, zatrudnienia fachowca i utrzymywania całego procesu. RODO bowiem zmienia dotychczasowe podejście do ochrony danych, mówiąc, że nie wystarczy raz coś zrobić – trzeba to nieustannie monitorować, z uwagi na to, że firma żyje, a procesy nieustannie się zmieniają, dostosowując do rynku.

Z pomocą małym firmom mogą przyjść pojawiające się na rynku rozwiązania online, które powodują, że przy świadczeniu usług dużą część obowiązków małej firmy, jak m.in. tworzenie i ochrona kopii zapasowych, darmowe i automatyczne aktualizacje dostosowujące systemy do nowych przepisów, dostawca oprogramowania w formie SaaS przejmuje na siebie. Ważne przy tym, aby wybierać sprawdzonych dostawców, których programy są zgodne z RODO i którzy podpisują umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Autorka jest ekspertem wFirma.pl oraz MojeBiuro24.pl

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA