fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Firma

Elektroniczne doręczenia: jaka ma być przyszłość korespondencji

Adobe Stock
Projekt ustawy o elektronizacji doręczeń oraz zmianie niektórych innych ustaw (dalej: ustawa) został opublikowany w lutym 2019. Głównym zamierzeniem projektowanej ustawy jest odwrócenie wciąż jeszcze dominującego trendu, gdzie podstawową formą wymiany korespondencji z administracją publiczną jest tradycyjna przesyłka papierowa.

Jest także odpowiedzią na niezadowalający stopień wykorzystywania ePUAP, który posiada wiele ograniczeń i budzi sporo obaw oraz niechęci użytkowników.

Główną zaletą propagowania e-doręczeń jest przyczynienie się do oszczędności dla nadawców – zarówno publicznych, jak i prywatnych. Każdy z nich zyska na ograniczeniu kosztów związanych m.in. z wydrukiem, kopertowaniem i czasem pracy pracowników. Obywatele oszczędzą natomiast także z tego powodu, że jeśli założą elektroniczną skrzynkę doręczeń, to kierowana z niej korespondencja do podmiotów publicznych będzie zwolniona z opłat (te opłaty to obecnie koszt przysłowiowego zakupu znaczków). Odpowiednio oszczędności powinny powstać także po stronie adresatów, m.in. dzięki elektronicznemu przechowywaniu dokumentów.

Kolejną, istotną korzyścią z projektowanych zmian jest większa pewność prowadzonej korespondencji. Należy przez to rozumieć wiarygodność tożsamości nadawcy, doręczenia korespondencji adresatowi, nienaruszenia integralności treści dokumentu. To wszystko przy jednoczesnym zapewnieniu zdecydowanie krótszego czasu oczekiwania na potwierdzenie doręczenia korespondencji i ustandaryzowaniu dowodów, które potwierdzają doręczenie.

Czytaj też:

Publiczne i niepubliczne

Ważnym zagadnieniem w ustawie jest podział na podmioty publiczne i niepubliczne. Zasadniczo określa ona krąg podmiotów publicznych podobnie do ustaw regulujących reżim zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego (w tym podobnie do ustawy o elektronicznym fakturowaniu, która obliguje podmioty publiczne do przyjmowania e-faktur od 18 kwietnia 2019 r.). Podmiotem publicznym w rozumieniu ustawy nie mają być jednak państwowe spółki prawa handlowego, które zajmują się takimi usługami, jak np. dystrybucja energii elektrycznej, gazu, ciepła lub wody. Będą one posiadać status podmiotu niepublicznego, podobnie jak prywatne osoby prawne oraz obywatele.

Podmioty publiczne będą zobowiązane do posiadania elektronicznej skrzynki podawczej i wymiany pomiędzy sobą korespondencji przy jej użyciu. Podmioty niepubliczne będą natomiast uprawnione do korzystania z elektronicznej skrzynki doręczeń, a niektóre spośród nich zostaną zobowiązane do jej posiadania. Przepisy ustawy różnicują także zachowania elektronicznej skrzynki podawczej i elektronicznej skrzynki doręczeń. Przykładowo, zgodnie z art. 9 ustawy, skrzynka podawcza ma wystawiać automatycznie dowód otrzymania dokumentu. Ten automatyzm nie ma następować w przypadku skrzynki doręczeń, gdzie wymagane jest uprzednie działanie jej uwierzytelnionego użytkownika, które da mu możliwość zapoznania się z treścią doręczonego pisma. Użyty przez ustawodawcę zwrot „automatycznie" jest dość niefortunny, bo w przypadku, gdy użytkownik skrzynki doręczeń będzie miał okazję zapoznać się z dokumentem – system samoczynnie powinien wygenerować dowód doręczenia. Różnica w rzeczywistości ma wiec polegać na tym, że nadawca kierując korespondencję do podmiotu publicznego otrzyma dowód odbioru dokumentu wraz z wysyłką, a gdy skieruje dokument do podmiotu niepublicznego – dopiero gdy ten podmiot wykona ruch w systemie, z którego wynika, że miał możliwość zapoznania się z treścią pisma.

Co ze skrzynką doreczeń

Oba typy skrzynek elektronicznych determinują możliwość skorzystania z „publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego", która ma być na gruncie ustawy główną metodą przekazu e-korespondencji w przyszłości.

Co do zasady, założenie elektronicznej skrzynki ma następować na podstawie wniosku o utworzenie elektronicznej skrzynki, skierowanego do ministra właściwego ds. informatyzacji ( dziś to minister cyfryzacji). Dotyczy to zarówno podmiotów publicznych, jak i niepublicznych, z zastrzeżeniem, że podmioty publiczne jako zobowiązane do posiadania elektronicznej skrzynki podawczej nie mogą uniknąć złożenia stosownego wniosku.

Wyjątek od złożenia wniosku do ministra ds. informatyzacji przewiduje art. 23 ust. 8 ustawy w stosunku do podmiotów niepublicznych wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Założenie elektronicznej skrzynki doręczeń nastąpi dla nich „automatycznie", ale dopiero po otrzymaniu przez ministra danych podmiotu z właściwego rejestru. Ta konstrukcja może budzić pewien dyskomfort, bo podmiot zainteresowany posiadaniem e-skrzynki nie nabędzie jej mechanicznie z wpisem do właściwego rejestru, a z drugiej strony e-skrzynka zostanie założona dla podmiotu, który może jej nie chcieć.

W tym względzie wymaga odnotowania, że art. 24 ust. 1 ustawy przewiduje możliwość rezygnacji podmiotu niepublicznego z doręczenia elektronicznego. Nie jest jasne, czy ma on zastosowanie także do podmiotów dla których minister ds. informatyzacji samodzielnie założy e-skrzynkę. Przeciwko takiemu uznaniu przemawia to, że w art. 50 pkt 2) oraz art. 84 pkt 2) ustawy wprost nakazano podmiotom wpisanym do KRS i CEIDG posiadać elektroniczną skrzynkę doręczeń. W przypadku podmiotów wpisanych do KRS, informacja o adresie elektronicznym skrzynki doręczeń (tj. wskazująca na tę skrzynkę) będzie ponadto odnotowywana w rejestrze obok adresu siedziby. Również na adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych i rzeczników patentowych z racji wykonywanej profesji zostanie nałożony obowiązek posiadania adresu elektronicznego skrzynki doręczeń (póki co, ustawa nie różnicuje w tym zakresie osób niewykonujących zawodu).

Baza adresów

Elektroniczna skrzynka (zarówno podawcza, jak i doręczeń) ma podlegać wpisowi do publicznego rejestru – tzw. bazy adresów elektronicznych, prowadzonej przez ministra ds. informatyzacji. W bazie powinien być zarejestrowany wyłącznie jeden adres skrzynki dla jednego podmiotu. Wyjątek przewidziano dla osób fizycznych wpisanych do CEIDG, które mogą posiadać dwa adresy: jeden wykorzystywany w celach niekomercyjnych, a drugi w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Niewykluczone, że ta dychotomia adresów – w zależności od charakteru pisma – będzie rodzić wątpliwości, co do skuteczności doręczenia dokumentu skierowanego na niewłaściwą e-skrzynkę jednoosobowego przedsiębiorcy.

Wymiana korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi ma następować obowiązkowo przy użyciu elektronicznej skrzynki podawczej, a do podmiotów niepublicznych może nastąpić także w formie tradycyjnej przesyłki listowej, o ile ten podmiot nie posiada skrzynki wpisanej do bazy adresów elektronicznych i nie prowadził korespondencji przy użyciu skrzynki elektronicznej. Każdorazowo, o czym mówi art. 21 ust. 3 ustawy, ma zostać pozostawiona furtka na zaniechanie e-doręczenia, jeżeli będzie ono niemożliwe z uwagi na właściwości korespondencji. Wydaje się, że przepis należy rozumieć w ten sposób, że odstępstwo w stronę korespondencji papierowej może nastąpić jedynie wyjątkowo, jeżeli z przyczyn obiektywnych i niezależnych od stron nie jest możliwe wysłanie pisma elektronicznie (np. brak funkcjonalności dla określonego rodzaju pism w systemie informatycznym odpowiedzialnym za e-doręczenia).

Same trudności po stronie nadawcy w wysłaniu pisma w formie elektronicznej nie powinny uniemożliwiać e-doręczenia. W takich przypadkach z odsieczą ma przybywać uzupełnienie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego w postaci tzw. „publicznej usługi hybrydowej". Ma ona zapewnić pomost pomiędzy tradycyjnymi przesyłkami listowymi, a elektronicznymi i polegać na przekształceniu przesyłki listowej w dokument elektroniczny (np. gdy osoba fizyczna przekazuje w formie pisemnej dokument do urzędu) oraz dokumentu elektronicznego w przesyłkę listową (np. gdy urząd odpowiada do osoby fizycznej nieposiadającej skrzynki elektronicznej).

Kto będzie operatorem

Do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej obowiązany będzie operator wyznaczony. Zgodnie z art. 87 ust. 1 ustawy, w okresie przejściowym do 31 grudnia 2025 r. obowiązki w zakresie świadczenia obu usług zostaną powierzone operatorowi wyznaczonemu w rozumieniu prawa pocztowego, czyli Poczcie Polskiej S.A. Po tym okresie, świadczenie usług ma przejść w ręce operatora wyznaczonego, który zostanie wybrany w toku rozpisanego konkursu. U podnóża decyzji o wyborze Poczty Polskiej S.A. jako operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy leży z pewnością doświadczenie w świadczeniu usług przesyłek pocztowych. Wydaje się jednak, że ten wybór stanowi także rekompensatę dla strat, które pojawią się po stronie Poczty Polskiej S.A. z uwagi na przejście z papierowego na elektroniczny obieg korespondencji urzędowej.

Za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej operator wyznaczony ma pobierać opłaty, których ciężar spocznie na nadawcy.

Z opłat zwolniona będzie jednak korespondencja kierowana z elektronicznej skrzynki doręczeń na elektroniczną skrzynkę podawczą. Tym samym, podmiot niepubliczny w kontakcie z podmiotem publicznym nie poniesienie opłaty. Komunikacja pomiędzy podmiotami niepublicznymi będzie już generowała opłatę, podobnie jak e-wysyłka od podmiotu publicznego. Maksymalne roczne poziomy opłat za każdą z usług mają zostać ustalone przez prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej w drodze decyzji.

Ustawa znowelizuje Kodeks postępowania cywilnego w celu umożliwienia wnoszenia oraz doręczania pism procesowych przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.

Piotr Nepelski radca prawny Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy sp.j.

E-korespondencyjna rewolucja wpłynie rzecz jasna także na procedury sądowe. Ustawa ma znowelizować m.in. Kodeks postępowania cywilnego celem umożliwienia wnoszenia oraz doręczania pism procesowych przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. Zgodnie z założeniem projektodawcy, ma to usprawnić procesy sądowe. Obecnie ustawa jest w fazie opiniowania, po konsultacjach publicznych w trakcie których zgłoszono do niej niemało wątpliwości. Zakłada się, że ustawa o e-doręczeniach wejdzie w życie, z pewnymi wyjątkami, z dniem 1 października 2020 r. Tak długie vocatio legis wynika ze skali zmian, rzutującej także na szereg innych ustaw, które ulegną zmianie na mocy ustawy.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA