Wyjątek od złożenia wniosku do ministra ds. informatyzacji przewiduje art. 23 ust. 8 ustawy w stosunku do podmiotów niepublicznych wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Założenie elektronicznej skrzynki doręczeń nastąpi dla nich „automatycznie", ale dopiero po otrzymaniu przez ministra danych podmiotu z właściwego rejestru. Ta konstrukcja może budzić pewien dyskomfort, bo podmiot zainteresowany posiadaniem e-skrzynki nie nabędzie jej mechanicznie z wpisem do właściwego rejestru, a z drugiej strony e-skrzynka zostanie założona dla podmiotu, który może jej nie chcieć.
W tym względzie wymaga odnotowania, że art. 24 ust. 1 ustawy przewiduje możliwość rezygnacji podmiotu niepublicznego z doręczenia elektronicznego. Nie jest jasne, czy ma on zastosowanie także do podmiotów dla których minister ds. informatyzacji samodzielnie założy e-skrzynkę. Przeciwko takiemu uznaniu przemawia to, że w art. 50 pkt 2) oraz art. 84 pkt 2) ustawy wprost nakazano podmiotom wpisanym do KRS i CEIDG posiadać elektroniczną skrzynkę doręczeń. W przypadku podmiotów wpisanych do KRS, informacja o adresie elektronicznym skrzynki doręczeń (tj. wskazująca na tę skrzynkę) będzie ponadto odnotowywana w rejestrze obok adresu siedziby. Również na adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych i rzeczników patentowych z racji wykonywanej profesji zostanie nałożony obowiązek posiadania adresu elektronicznego skrzynki doręczeń (póki co, ustawa nie różnicuje w tym zakresie osób niewykonujących zawodu).
Baza adresów
Elektroniczna skrzynka (zarówno podawcza, jak i doręczeń) ma podlegać wpisowi do publicznego rejestru – tzw. bazy adresów elektronicznych, prowadzonej przez ministra ds. informatyzacji. W bazie powinien być zarejestrowany wyłącznie jeden adres skrzynki dla jednego podmiotu. Wyjątek przewidziano dla osób fizycznych wpisanych do CEIDG, które mogą posiadać dwa adresy: jeden wykorzystywany w celach niekomercyjnych, a drugi w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Niewykluczone, że ta dychotomia adresów – w zależności od charakteru pisma – będzie rodzić wątpliwości, co do skuteczności doręczenia dokumentu skierowanego na niewłaściwą e-skrzynkę jednoosobowego przedsiębiorcy.
Wymiana korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi ma następować obowiązkowo przy użyciu elektronicznej skrzynki podawczej, a do podmiotów niepublicznych może nastąpić także w formie tradycyjnej przesyłki listowej, o ile ten podmiot nie posiada skrzynki wpisanej do bazy adresów elektronicznych i nie prowadził korespondencji przy użyciu skrzynki elektronicznej. Każdorazowo, o czym mówi art. 21 ust. 3 ustawy, ma zostać pozostawiona furtka na zaniechanie e-doręczenia, jeżeli będzie ono niemożliwe z uwagi na właściwości korespondencji. Wydaje się, że przepis należy rozumieć w ten sposób, że odstępstwo w stronę korespondencji papierowej może nastąpić jedynie wyjątkowo, jeżeli z przyczyn obiektywnych i niezależnych od stron nie jest możliwe wysłanie pisma elektronicznie (np. brak funkcjonalności dla określonego rodzaju pism w systemie informatycznym odpowiedzialnym za e-doręczenia).
Same trudności po stronie nadawcy w wysłaniu pisma w formie elektronicznej nie powinny uniemożliwiać e-doręczenia. W takich przypadkach z odsieczą ma przybywać uzupełnienie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego w postaci tzw. „publicznej usługi hybrydowej". Ma ona zapewnić pomost pomiędzy tradycyjnymi przesyłkami listowymi, a elektronicznymi i polegać na przekształceniu przesyłki listowej w dokument elektroniczny (np. gdy osoba fizyczna przekazuje w formie pisemnej dokument do urzędu) oraz dokumentu elektronicznego w przesyłkę listową (np. gdy urząd odpowiada do osoby fizycznej nieposiadającej skrzynki elektronicznej).
Kto będzie operatorem
Do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej obowiązany będzie operator wyznaczony. Zgodnie z art. 87 ust. 1 ustawy, w okresie przejściowym do 31 grudnia 2025 r. obowiązki w zakresie świadczenia obu usług zostaną powierzone operatorowi wyznaczonemu w rozumieniu prawa pocztowego, czyli Poczcie Polskiej S.A. Po tym okresie, świadczenie usług ma przejść w ręce operatora wyznaczonego, który zostanie wybrany w toku rozpisanego konkursu. U podnóża decyzji o wyborze Poczty Polskiej S.A. jako operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy leży z pewnością doświadczenie w świadczeniu usług przesyłek pocztowych. Wydaje się jednak, że ten wybór stanowi także rekompensatę dla strat, które pojawią się po stronie Poczty Polskiej S.A. z uwagi na przejście z papierowego na elektroniczny obieg korespondencji urzędowej.
