Czy dopuszczalny wybór doręczenia pism drogą elektroniczną

Strona postępowania administracyjnego zwróciła się do organu o doręczanie jej pism drogą elektroniczną. Omyłkowo decyzję wysłano pocztą. Strony nie było w domu, w związku z czym decyzję przechowywano przez 14 dni na poczcie, ale strona jej nie odebrała. Czy z upływem tych 14 dni można przyjąć, że decyzja została doręczona?

Nie.

Czytaj także: Zasady elektronicznego doręczania pism

Warunki doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej określono w art. 391 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.). Doręczenie tą drogą powinno nastąpić m.in. w przypadku, gdy strona wystąpi o takie doręczenie i wskaże organowi adres elektroniczny. Obowiązki organu w razie doręczenia pisma w formie elektronicznej określono m.in. w art. 46 § 4-6 k.p.a. W takim przypadku organ przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:

? wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie elektronicznej,

? wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma oraz

? pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma.

W razie nieodebrania pisma w formie elektronicznej we wskazany wyżej sposób, organ - po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia - przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania pisma. Dopiero po spełnieniu tych wymagań i nieodebraniu pisma, doręczenie uważa się za dokonane - po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. W orzecznictwie podkreśla się, że organ związany jest wnioskiem strony o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej (por. m.in. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 czerwca 2017 r., sygn. II OSK 2629/15, LEX nr 2352604).

Doręczenie w formie elektronicznej zastępuje doręczenie „tradycyjne", w związku z czym niedopuszczalne jest doręczenie dokumentu równocześnie w postaci papierowej i elektronicznej (por. np. wyrok NSA z 7 czerwca 2017 r., sygn. II GSK 1444/17, LEX nr 2335271). Podnosi się, że art. 391 k.p.a. nie wyłącza zasady pisemności postępowania, w związku z czym jeżeli doręczenie decyzji nastąpiło do rąk adresata w formie papierowej, nie można skutecznie twierdzić, że nie doszło do doręczenia decyzji i ta decyzja nie weszła do obrotu prawnego (por. np. wyrok NSA z 15 marca 2017 r., sygn. II GSK 1833/15, LEX nr 2277747).

W przypadku opisanym w pytaniu nie nastąpiło jednak odebranie przez adresata decyzji wysłanej pocztą. W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 9 sierpnia 2018 r. (sygn. III SAB/Kr 35/18, LEX nr 2537989) zwrócono uwagę, że próba doręczenia decyzji w tradycyjny sposób (pocztą) w sytuacji, gdy adresat żądał doręczenia w formie elektronicznej, powoduje, że w razie nieodebrania przesyłki organ nie może powołać się na fikcję doręczenia podwójnie awizowanej przesyłki, zgodnie z art. 44 § 4 k.p.a. Zgodnie z wyrokiem NSA z 21 czerwca 2017 r. (sygn. II OSK 2629/15, LEX nr 2352604) dopiero gdyby organ podjął nieskuteczną próbę doręczenia stronie pisma drogą elektroniczną bądź napotkał na trudne do usunięcia problemy, które uniemożliwiały mu dostarczenie korespondencji w ten sposób (np. awaria systemu informatycznego, brak możliwości technicznych), upoważniłoby to organ do doręczenia pisma pocztą.

Anna Puszkarska, radca prawny