W całej Polsce pracodawcy szykują się do szczepienia pracowników. Muszą jednak najpierw zebrać co najmniej 300 chętnych, aby od 4 maja zarejestrować się na portalu Centrum Bezpieczeństwa Rządu. Wszyscy się spieszą, chcą mieć więc wszystko zapięte na ostatni guzik jeszcze przed majówką. Okazuje się jednak, że nie mogą przy tym chodzić na skróty i gromadzić zbyt dużo danych, bo ryzykują słoną karę za złamanie obowiązków przewidzianych w przepisach o ochronie danych osobowych.
Czytaj także: Najważniejsze pytania i odpowiedzi dotyczące szczepień
Urząd ostrzega
W odpowiedzi na pytania „Rzeczpospolitej" Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, że pracodawcy zbierający te dane jako administratorzy muszą pamiętać, by przetwarzanie odbywało się zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO. A więc dane muszą być:
- przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dotyczą,
- zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
- adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, w których są przetwarzane,
- prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane,
- przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane,
- przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
UODO podkreśla, że administrator musi również pamiętać o obowiązku informacyjnym określonym w art. 13 RODO. Powinien więc dokładnie informować osoby, których dane pozyskuje, m.in. kto jest administratorem danych, jakie dane i w jakim celu będą przetwarzane oraz jak długo ina jakiej podstawie. Musi również przekazać informacje o odbiorcach danych i kategoriach odbiorców, czyli wskazać, komu przetwarzane dane będą przekazywane. Informacje te musi podać prostym i zrozumiałem dla odbiory językiem.
Mogą być kary
Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorców, którzy gromadzą dane nie tylko o setkach swoich pracowników, zleceniobiorców i współpracowników, ale także o członkach ich rodzin, a w razie grupowania się przedsiębiorców, także o pracownikach innych firm i ich rodzin? A nie wiedzą nawet, kiedy i komu mają przesyłać te dane.
– Potrafię bardzo łatwo wyobrazić sobie sytuację w której przedsiębiorca, który nie zbierze zgód od pracowników i członków ich rodzin na przetwarzanie ich danych osobowych, nie dopełni wobec nich obowiązków informacyjnych dotyczących celu przetwarzania tych danych może zostać w przyszłości ukarany przez Urząd Ochrony Danych Osobowych – mówi Jan Prasałek z kancelarii RK Legal. – Nie sądzę, aby UODO skupiał się na szukaniu nieprawidłowości w tym zakresie, jednak w razie rażących naruszeń należy się spodziewać, że takie mogą być konsekwencje.
Jak ustaliła „Rzeczpospolita", niektóre firmy, rozsyłając ankiety do pracowników, pytają w nich nie tylko o chęć zaszczepienia, ale także o wiele więcej. O to, czy byli już szczepieni np. pierwszą dawką i jaki mają termin kolejnego szczepienia.
Jak podkreślają prawnicy, zbieranie takich danych wykracza poza zwykłe ramy, bo są to dane dotyczące zdrowia, traktowane jako wrażliwe. Przetwarzanie takich danych zgodnie z RODO jest zakazane, chyba że taką możliwość przewiduje prawo, lub też zainteresowany wyrazi na to wyraźną zgodę.
OPINIA
Dominika Dörre-Kolasa , radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski
Pracodawcy przygotowujący się do szczepienia pracowników muszą pamiętać, że są jedynie pośrednikami między osobami zainteresowanymi szczepieniem a podmiotami opieki zdrowotnej, które mają te szczepienia przeprowadzić. Z wytycznych przedstawionych przez rząd można się domyślać, że na pierwszym etapie zgłaszają tylko liczbę osób zainteresowanych szczepieniem, dlatego rekomenduję, by takie deklaracje zbierać anonimowo. Dopiero na drugim etapie trzeba będzie przesłać do systemu dane identyfikacyjne osób chętnych do szczepienia i kontakt do nich. I tu zaczynają się problemy. Jeśli chodzi o dane pracowników, moim zdaniem pracodawcy nie potrzebują oddzielnej zgody na ich gromadzenie, bo już ją mają, a deklaracja o chęci szczepienia stanowi domyślną zgodę na zmianę celu ich przetwarzania, na potrzeby procesu szczepień. Inaczej jest z członkami rodzin, których zatrudnieni mogą zgłaszać do szczepienia u pracodawcy. Wtedy niezbędna jest zgoda tych osób na gromadzenie i przetwarzanie ich danych. A także dopełnienie wszelkich obowiązków informacyjnych przewidzianych w RODO dla tych osób. Wytyczne jednak milczą, jakie dane mogą być w ten sposób gromadzone. Wydaje się, że mogą to być jedynie dane identyfikacyjne i kontaktowe. Nic więcej.
